Alihmedia Arsip Keuanngan

I.       LATAR BELAKANG

1.1      Dasar Hukum (PP No.82 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 tahun 2009 tentang kearsipan

Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses, arsip dinamis dapat dilakukan alih media. (pasal 37 ayat 5). Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan alih media arsip (pasal 40 ayat 3). Untuk mendukung terwujudnya pengelolaan arsip, pencipta arsip dan lembaga kearsipan dapat melakukan alih media dan autentikasi arsip yang dikelolanya (Pasal 104).

1.2      Maksud dan Tujuan

Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam melakukan alih media arsip pimpinan masing-masing pencipta arsip menetapkan kebijakan alih media arsip. Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi. Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

1.3      Administratif alihmedia

Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media. Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan.

Berita acara alih media arsip dinamis sekurang-kurangnya memuat: waktu pelaksanaan; tempat pelaksanaan; jenis media;jumlah arsip; keterangan proses alih media yang dilakukan; pelaksana; dan penandatangan oleh pimpinan unit pengolah dan/atau unit kearsipan.

Daftar arsip dinamis yang dialihmediakan sekurang-kurangnya memuat: unit pengolah; nomor urut; jenis arsip; jumlah arsip; kurun waktu; dan keterangan. Pelaksanaan alih media arsip dinamis ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip. Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

II.       HASIL PEKERJAAN

2.1      Nilai informasi dan kepentingan akses

Dalam rangka mempersiapkan data dukung pemeriksaan dengan metode e-audit atau metode pada umumnya kepada para auditor, file pdf hasil alihmedia SP2D beserta lampirannya mempunyai nilai informasi. Hal tersebut untuk memberikan kemudahan akses para auditor dalam melakukan pemeriksaan.

Kondisi arsip yang sering dicek merubah susunan asli dan berkas berkas yang telah disusun. Dengan file pdf hasil alihmedia, maka berkas asli dapat disimpan untuk kepentingan yang lebih besar. Berkas SP2D yang sering dipinjam untuk penyelesaian pemeriksaan, banyak kemungkinan tidak kembali maka dengan file fdf hasil alih media yang dapat diterima auditor maka secara tidak langsung terdapat usaha pemeliharaan fisik arsip.

2.2      Berita Acara Alih Media

Pada hari tanggal bulan tahun bertempat di Kantor Ditjen Migas yang beralamat di Gedung Plaza centris Jl. HR Rasuna Said Kav-B5 Kuningan Jakarta selatan kami masing masing

1 Kepala Bagian Keuangan Sekretariat Ditjen Migas selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA

2 PT ABCD selanjutnya disebut PIHAK KEDUA

Telah melaksanakan pemindaian menggunaan mesin pemindai atas berkas SP2D bentuk kertas kedalam format elektronik PDF sejumlah dan 45000 lembar sebagaimana daftar alihmedia

2.3      Daftar Arsip yang dialihmediakan di bagian Keuangan Ditjen Migas

No.	Jenis Arsip	Jumlah		Tahun
		Data	Lembar
1	Arsip SP2D Kelompok PJDGB			2012
2	Arsip SP2D Kelompok PIGBT			2012
3	Arsip SP2D Kelompok LPG			2012
4	Arsip SP2D Kelompok Non Fisik			2012
5	Arsip SP2D Kelompok Penunjang			2012
6	Arsip SP2D Kelompok Fisik			2012

  III.        REKOMENDASI

Dalam rangka usaha pemeliharaan arsip maka dilaksanakan alihmedia SP2D lembar kedua beserta lampirannya. Keuntungan dengan dilakukan alihmedia adalah untuk menyongsong era elektronik audit dan kemudahan akses bagi para auditor. Kegiatan ini dapat direkomendasikan hal hal sebagai berikut:

3.1         Pemilihan atas informasi dan kepentingan akses menjadi dasar pelaksanaan alihmedia;

3.2         Mengusahakan tidak semua arsip dialihmediakan dikarenakan asas manfaat dan murahnya beaya;

3.3         Jika informasi jarang diakses, maka manfaat kegiatan alihmedia akan kurang dirasakan;

3.4         Dalam rangka mendokumentasikan laporan pekerjaan pelaksanaan DIPA yang terdapat aliih informasi, dapat dilakukan alihmedia;

3.5         Kegiatan pendokumentasian seperti laporan konsyinyering akan mendukung pelaksanaan penilaian mandiri reformasi birokrasi;

3.6         Alihmedia pada berkas SP2D belum mencakup untuk laporan pekerjaan, untuk itu, dapat dilanjutkan dengan mengalihmediakan hasil pekerjaan.

3.7         Sebaiknya melakukan alihmedia setelah dilakukan penataan dengan alas an, berkumpulnya arsip SP2D pada tiap termin setelah dilakukan penataan arsip;

3.8         Penamaan file pdf hasil alih media dengan nomor SP2D beserta jumlah lembar;

3.9         Penyimpanan file hasil alihmedia pada folder – folder sesuai dengan kelompok arsip;

3.10      Pengaturan alat alihmedia dengan berwarna dengan resolusi yang disesuaikan untuk menghasilkan hasil file pdf yang maksimal;

3.11      Mengusahakan backup file hasil alihmedia pada flashdisk atau CD untuk mengantisipasi kehilangan dan korrupnya file;

3.12      Pertimbangan untuk memberikan password sebagai alat keamanan file agar tidak mudah diakses oleh sembarangan orang;

3.13      Tetap memberikan perhatian dengan penganggaran dan tindaklanjut upload pada system database untuk memberikan perlindungan file hasil alihmedia

PROPOSAL PENILAIAN KEBUTUHAN SOP KEARSIPAN DI DITJEN MIGAS

LATAR BELAKANG

SOP Kearsipan yang telah dimiliki oleh Ditjen Migas perlu dilihat kembali untuk mengidentifikasi perubahan perubahan yang diperlukan. Perubahan SOP Kearsipan tersebut mendasarkan pada lingkungan operasional dan kebutuhan Ditjen Migas serta kebijakan di bidang kearsipan.

1.1 Lingkungan Operasional

Lingkungan Operasional  Kearsipan di Ditjen Migas mempunyai peran untuk menterjemahkan pemberian dukungan administrasi kepada Ditjen Migas yang dilaksanakan oleh Sekretariat Ditjen Migas. Kearsipan merupakan  tugas pelaksanaan urusan ketatausahaan dan melekat pada fungsi bagian umum dan kepegawaian (Permen  ESDM nomor 18 tahun 2010). Kegiatan operasional kearsipan dilaksanakan oleh dua orang arsiparis dan empat petugas arsip honorarium bersama siswa magang (SMK). Penanggungjawab kinerja dilaksanakan oleh Sekretaris ditjen Migas sedangkan penanggungjawab kegiatan dilaksanakan oleh Kepala bagian Umum dan Kepegawaian dan peran manager tingkat bawah dibawah kepemimpinan Kasubag Tata Usaha.Dalam tinjauan organisasi kearsipan Sekretariat Ditjen Migas merupakan unit kearsipan I (permen ESDM nomo 056 tahun 2006) yang mempunyai sifat kewenangan otonom, namun pada tinjauan organisasi KESDM mempunyai hubungan koordinatif dengan sekretariat Jenderal KESDM cq. Biro Umum KESDM.

1.2 Kebutuhan Kearsipan oleh Ditjen Migas

Pihak pihak yang membutuhkan kearsipan adalah unit pencipta arsip yang terdiri unit kerja penanggung kegiatan di lingkungan Ditjen Migas, Pejabat structural, pejabat pelaksana anggaran seperti PPK sampai dengan staf/pejabat fungional umum dan tertentu. Pihak pihak tersebut membutuhkan kearsipan untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai pertanggungawaban, terkelolanya arsip sehingga mudah ditemukan dan terpeliharanya arsip2 dalam kurun waktu tertentu.
Gedung Plaza centris tidak memberikan ruang kerja yang cukup luas sehingga tidak memadai dalam penyediaan ruang penyimpanan arsip. Arsip yang tercipta tidak sebanding dengan kegiatan pengurangan arsip yang sudah tidak terpakai. Kenyataan di lapangan bahwa banyak dijumpai ruang kerja unit kerja eselon III dipenuhi tumpukan arsip arsip dalam kardus berukuran besar atau kontainer container. Hal ini menyebabkan ruang kerja terasa tidak nyaman
Kebutuhan ruang kerja yang nyaman tanpa dipenuhi tumpukan arsip serta ketersediaan arsip sebagai pertanggungjawaban kegiatan serta terpeliharanya arsip sampai dengan kurun waktu tertentu merupakan kebutuhan Ditjen Migas terhadap kearsipan.

1.3 Kebijakan di bidang Kearsipan

Undang Undang RI nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan memberikan sanksi administrative kepada pejabat, pimpinan instansi dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan pengelolaan arsip dinamis (pasal 40 ayat 4), penyediaan arsip dinamis untuk kepentingan pengguna yang berhak (psl 42 ayat 1), dan pemberkasan pelaporan penyerahan salinan autentik arsip kontrak karya ke ANRI (pasal 43 ayat 1,2,3), mimiliki Jadwal Retensi Arsip (psl 48 ayat 1), program arsip vital (psl 56 ayat 1). Sangsi administratif tersebut adalah teguran lisan, penurunan pangkat dan pembebasan dari jabatan. Sedangkan ketentuan pidana diberikan kepada pejabat yang dengan sengaja tidak melakukan pemberkasan dan pelaporan arsip kontrak karya ke ANRI pidana penjara paling lama 10 tahun dan denda paling banyak 500 juta rupiah

RUMUSAN MASALAH

Penulis merumuskan masalah untuk memberikan batasan penulisan yakni “Apa saja Jenis  kebutuhan SOP Kearsipan pada Ditjen Migas”

MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud penulisan ini adalah menginventarisasi dan melakukan penilaian Kebutuhan SOP Kearsipan pada Ditjen Migas. Sedangkan tujuan penulisan ini adalah melaksanakan pengembangan profesi arsiparis “membuat karya tulis bidang kearsipan” dan memberikan masukan kepada pemangku kepentingan di Ditjen Migas

KERANGKA PEMIKIRAN

4.1   Permen PAN dan RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

Aspek aspek dalam penentuan prosedur operasional adalah kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselaran, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum dan kepastian hukum. Berdasarkan aspek tersebut di atas, SOP Kearsipan akan diuji satu per satu. Hasil pengujian akan memberikan informasi keuntungan dan kerugian dari setiap SOP.

Jenis jenis SOP Administrasi Pemerintahan antara lain, SOP Administratif, SOP Teknis, SOP Makro, SOP Mikro, SOP Final, Sop Parsial, SOP Generik/Umum,  SOP Spesifik.

4.2   Daur Hidup Arsip

Betty ricks et al , information and image management: a records system approach (ohio: south-western publishing) hlm 14 membagi 5 elemen daur hidup arsip sebagai berikut

• Penciptaan meliputi tata persuratan, formulir, laporan, gambar, cetakan, bentuk mikro, arsip elektronik
• Pendistribusian meliputi distribusi internal dan eksternal
• Penggunaan meliputi pembuatan kebijakan, pendokumentasian, tanggapan, referensi dan kebutuhan hukum
• Pemeliharaan meliputi pemberkasan, penemuan kembali, pemindahan
• Penyusutan meliputi penyimpanan inaktif, arsip statis, dinilai kembali, musnah

4.3   PP No. 82 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Pencipta arsip salah satunya adalah lembaga negara. Pelaksanaan pengelolaan arsip dilakukan oleh arsiparis. Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan: penciptaan, penggunaan, pemeliharaan; dan, penyusutan.

Penciptaan arsip meliputi kegiatan pembuatan arsip dan penerimaan arsip. Pembuatan arsip terdiri tahap registrasi distribusi, tindakan pengendalian, dokumentasi , memelihara dan menyimpan dokumentasi, serta menjaga autentisitas .Penerimaan arsip terkait pihak yang berhak menerima. registrasi, distribusi diikuti dengan tindakan pengendalian, serta menjaga autentisitas

Penggunaan Arsip Dinamis terkait ketersediaan dan autentisitas akses bagi kepentingan pemerintahan dan masyarakat penggunaan internal dan kepentingan publik. Penggunaan meliputi ketersediaan, pengolahan, penyajian, dan alih media.  

Pemeliharaan arsip dinamis meliputi  pemberkasan,  penataan, penyimpanan, dan alih media. Penyusunan daftar arsip dan daftar berkas dilaksanakan untuk arsip aktif sedangkan untuk arsip inaktif dilaksanakan penataan. Penataan Arsip inaktif meliputi pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, dan penyusunan daftar arsip inaktif. Penyimpanan arsip memastikan keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan JRA. Alih media arsip memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi. Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan. Alih media arsip diautentikas, membuat berita acara yang melampirkan daftar arsip.

Peran Arsiparis Ditjen Migas dalam Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi

I.             PENDAHULUAN

Kegiatan Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi merupakan program prioritas Ditjen Migas. Kegiatan pembangunan ini bertujuan untuk memberikan solusi membangkaknya subsidi dan bahan bakar minyak serta melanjutkan program konversi minyak tanah ke gas yang pada kurun waktu lalu telah sukses. Dengan pembangunan jaringan gas untuk rumah tangga diharapkan, gas dapat dikonsumsi mengantikan permasalahan energy di negeri Indonesia. Gas untuk rumah tangga yang selama ini, kita ketahui dalam bentuk tabung gas berwarna hijau atau tabung gas berukuran 3 Kg akan dirubah menjadi bentuk jaringan yang terhubung langsung ke dapur dapur rumah hunian.

Tugas dan fungsi arsiparis adalah sebagai penjaga. Penjagaan yang dilaksanakan arsiparis memiliki obyek arsip yang diciptakan lembaga Negara tempat dia bekerja. Kegiatan menjaga yang dilakukan arsiparis adalah ketersediaan , terwujudnya pengelolaan, keamanan dan keselamatan, serta keselamatan dan kelestarian arsip. (PP nomor 82 tahun 2012 pasal 151)

II.            RUMUSAN MASALAH

Penulisan ini memberikan rumusan “bagaimana tugas dan fungsi arsiparis Ditjen Migas Ditjen Migas melaksanakan penjagaan ketersediaan , terwujudnya pengelolaan, keamanan dan keselamatan, serta keselamatan dan kelestarian arsip Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi”.

III.          PEMBAHASAN

3.1 Kedudukan Arsiparis Ditjen Migas

Secara struktural, arsiparis Ditjen Migas berada dibawah Sekretariat Ditjen Migas. Dalam pelaksanaannya, arsiparis berada di bawah Bagian Umum dan Kepegawaian dan atasan langsung di Sub Bagian Tata usaha. Dalam mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Sub Bagian tata usaha yang salah satu sub kegiatan adalah pelaksanaan urusan kearsipan. Keadaan tahun 2009 s.d 2013, jumlah arsiparis ditjen Migas 2 orang tingkat terampil.

3.2 Kronologis pelaksanaan tugas dan fungsi

Pada tahun 2012, arsiparis Ditjen Migas melakukan kegiatan kearsipan pada Bagian Keuangan,yakni membantu pihak ketiga (Perusahaan Penata Dokumen Keuangan) melaksanakan penataan arsip keuangan yang berada di Lantai 12 Gedung Plaza Centris. Karena kepercayaan atas hasil kerja arsiparis Ditjen Migas maka pada Tahun 2013, Ketua Unit Layanan Pengadaan, melayangkan nota dinas agar bagian umum dapat merapikan dokumen lelang di Lantai 11 Gd. Plaza centris . Arsiparis mendasarkan Disposisi atas surat penugasan kepala Bagian umum dan Kepegawaian memulai untuk melaksanakan tugas dan fungsinya.

3.3  Keadaan arsip

Arsip Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi di Ditjen Migas yang telah tercipta seiring dengan pelaksanan program kerja Ditjen Migas. Kegiatan ini bermula dari tahun 2008 yang melaksanakan perencanaan. Kegiatan perencanaan dilaksanakan oleh salah satu kontraktor perencana. Ketersediaan arsip diperoleh arsiparis Ditjen Migas berupa Dokumen Keuangan (berkas SP2D).

Jenis arsip nya adalah dokumen lelang, berkas SP2D, dan Laporan Pekerjaan. jenis arsip Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi di Ditjen Migas berupa dokumen lelang mempunyai kurun waktu tahun 2009, 2010, 2011 dan 2012. Arsip telah disimpan dalam container plastic berdasarkan paket pekerjaan. Media simpan berupa container memberikan kesan “menghabiskan ruang dan penyimpanan kuraqng efektif.

3.4  Pengolahan Arsip Lelang

Arsiparis Ditjen Migas memanfaatkan ruang olah di lantai 12 untuk mengolah arsip. arsip dari lantai 11 . Pengolahan arsip dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut

-         elakukan pemindahan arsip ke ruang olah. Tahap pemindahan ini memilih dokumen lelang untuk kurun waktu 2009 dan dilanjut tahun 2010 sampai dengan tahun 2011 .

-     pemilahan atas dokumen asli dan menyingkirkan dokumen salinan. Dokumen lelang terdiri dari 3 rangkap dengan kondisi 1 asli dan 2 rangkap.

-        Arsip asli dilepas dari odner dan diikat dengan tali raffia dengan menyertakan seluruh judul pada odner.

-      Mendeskripsi arsip berdasarkan paket kegiatan. Elemen data yang dituangkan dalam deskrepsi adalah nomor urut, nama paket, perusahaan peserta lelang, nama ketua panitia lelang, dan perusahaan pemenang.

-      Memasukan arsip yang telah dideskrepsi kedalam boks arsip berukuran 20 X 40 dan memberikan nomor urut pada berkas dan memberikan nomor urut pada boks arsip

-          Pembuatan daftar arsip dilaksanakan per tahun untuk memudahkan dalam pencarian. Satu data mencerminkan satu paket dan banyak perusahaan peserta. Jenis dokumen terdiri atas dokumen administrasi, dokumen teknis, dokumen harga dan beaya

-          Boks arsip yang telah berisi dokumen lelang kemudian dipindah ke ruang simpan Ditjen Migas

3.5 Unit Kerja pencipta arsip

Secara organisasi, unit pencipta arsip terbagi kedalam beberapa klasifikasi pelaksanaan fungsi. Fungsi structural dilaksanakan oleh pejabat Struktural yakni unit eselon II. Unit kerja eselon II bertindak sebagai penanggungjawab kinerja dan penanggungjawab kegiatan. Sedangkan fungsi yang bersifat pelaksanaan atau fungsional dilaksanakan oleh Pejabat Pembuat Komitmen dan Panitia Lelang.

Program kegiatan Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi pada tahun 2009 dan 2010 dilaksanakan oleh Sekretariat Ditjen Migas Cq. Bagian Rencana dan Laporan. Pada perkembangannya, sehubungan dengan tugas dan fungsi organisasi Ditjen Migas maka pada tahun 2011 program termaksud dilaksanakan oleh Direktorat Pembinaan usaha hilir Migas Cq. Subdit Niaga Migas. Unit kerja ditjen migas inilah yang menjadi unit pencipta Arsip Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi

Fungsi Pejabat Pembuat Komitmen yang mewakili Kuasa Pengguna Anggaran skater Ditjen Migas dalam melaksanakan kontrak menjadi unit pencipta yang bersifat fungsional. Kewenangan sesuai dengan PMK bahwa PPK wajib menyimpan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan sebagai bentuk pertanggungjawaban.

Pada sisi pelaksanaan pengadaan barang dan Jasa terdapat fungsi Panitia lelang atau Pokja dibawah Unit Layanan Pengadaan. Pembagian kewenangan secara organisasi tersebut menjadi acuan dalam penentuan unit pencipta arsip.

3.6 Peran Direktorat Pembinaan usaha hilir Migas Cq. Subdit Niaga Migas

Sebagai penanggungjawab kinerja dan penangungjawab kegiatan, subdit niaga migas bersama dengan PPK Jargas sangat berkepentingan dengan ketersediaan, terwujudnya pengelolaan, keamanan dan keselamatan, serta keselamatan dan kelestarian arsip Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi. Salah satu kepentingan adalah sebagai alat bukti yang syah dalam audit. Selain itu juga mengantisipasi jika terjadi kasus hukum di kemudian hari. Kasus kasus hokum sebagaimana yang ditangani oleh KPK dan lembaga hokum lainnya, memiliki kurun waktu yang telah lampau.

Setelah dokumen lelang dapat dijaga oleh arsiparis Ditjen Migas maka subdit niaga migas bersama PPK jarga menginginkan agar laporan pelaksanaan kegiatan Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi dapat dijaga. Untuk itulah, unit pencipta ini mempunyai peran yang sangat strategis dalam penjagaan arsip termaksud.

3.7 Ruang Simpan di ANRI

Instrument yang penting dalam penjagaan arsip adalah adanya ruang yang memadai dan terpercaya dari keamanan. Kerjasama sewa penyimpanan yang dilaksanakan Ditjen Migas Cq. Bagian Umum dan kepegawaian melalui P2K Penunjang dengan ANRI Cq. Pusat Jasa Kearsipan memberikan nilai kepercayaan. Kepercayaan subdit niaga migas bersama dengan PPK jargas dengan disimpannya arsip di ANRI. Berharap arsip dapat dilestarikan serta terjaga keamanan dan ketersediaan dalam kurun waktu yang relative lama.

3.8 Pengolahan arsip laporan kegiatan pembangunan Jargas

Ruang subdit niaga migas yang tidak begitu luas terpenuhi dengan container berisikan laporan pembangunan Jargas. Tahapan pengolahan arsip yang terdiri dari pemindahan, pemilahan, deskrepsi, pemasukan dalam boks arsip, pembuatan daftar arsip. sehubungan dengan ruang olah di ruang arsip lantai 8 yang memiliki space ruang yang terbatas, maka tak dapat dilaksanakan pengolahan sesuai kurun waktu (tahun arsip). hasilnya terdaoat 1 (satu) daftar arsip yang bercampur dari laporan pekerjaan tahun 2010, 2011 dan 2012.

Elemen data yang dituangkan dalam daftar adalah nomor urut, paket pekerjaan, jenis pekerjaan, lokasi pekerjaan, nama dokumen, perusahaan, kurun waktu, lokasi boks dan lokasi folder. Masih bercampurnya arsip menjadikan tantangan tersendiri dari pengolahan arsip termaksud. Pengolahan arsip membutuhkan tahap maneuver berkas sehingga dapat dihasilkan daftar per tahun dan laporan yang memberkas.

Jenis pekerjaan yang terdapat pada arsip ini adalah pekerjaan perencanaan, pekerjaan penyusunan dokumen FEED dan DEDC, penyusunan dokumen UKl dan UPL, pekerjaan pembangunan / kontruksi dan pekerjaan pengawasan.

Bentuk dan format arsip pekerjaan pembangunan ini sangat beragam. Ragam nama paket pekerjaan menjadi perhatian dari arsiparis. Nama paket “pembangunan transmisi jaringan gas” berbeda dengan nama paket “Pembangunan Jaringan distribusi gas”. Ragam bentuk dokumen pun menjadi perhatian untuk tetap memberikan acuan dalam penelusuran. Media simpan berupa odner dilepas dan diikat dengan melekatkan judul dokumen pada berkas. Pelekatan judul dokumen memberikan jalan masuk dalam pencarian arsip.

Harapan dari pencipta arsip agar arsip disusun berdasar kronologis atau per tahun. Selain itu juga agar dikelompokkan dan diberkaskan agar meminimalisir tingkat duplikasi. Arsip laporan terdiri dari 3 rangkap dengan 2 rangkap berada di Ditjen Migas.

IV.          KESIMPULAN

Tugas dan fungsi arsiparis Ditjen Migas Ditjen Migas melaksanakan penjagaan ketersediaan , terwujudnya pengelolaan, keamanan dan keselamatan, serta keselamatan dan kelestarian arsip Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi dilaksanakan dengan :

1.    Mengkomunikasikan dengan pejabat structural sebagai atasan yakni terjadi dengan adanya nota dinas Ketua ULP kepada Kabag Umum dan Kepegawaian untuk dapat membatu penataan Arsip Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi

2.    Melaksanakan Pengelolaan arsip dilaksanakan dengan mengolah sehingga menghasilkan daftar arsip dan boks boks arsip yang siap untuk disimpan;

3.    Memberikan tingkat kepercayaan pencipta arsip atas Keamanan dan keselamatan arsip. Ruang simpan di ANRI memberikan nilai kepercayaan sehubungan juga telah banyak kemnetreian dan lembaga seperti KPK, KEMLU, BKPM yang menyewa ruang simpan arsip di ANRI;

4.    Terjadinya respon yang baik antara PPK Jargas dan unit penanggungjawab kinerja dengan arsiparis Ditjen Migas. Respon tersebut berupa dukungan dan keinginan meyakinkan bahwa selain arsip dapat terjaga, data arsip dapat diolah sehingga memberikan dukungan dalam pelaksanaan kinerja unit pencipta arsip

V.           SARAN

Dari apa yang dirasakan oleh arsiparis dalam melaksanakan fungsi dan tugas tersebut dapat kiranya saran berikut ini dijadikan masukan untuk pelaksanaan kearsipan di Ditjen Migas

-         Menyertakan arsiparis dalam proses administrasi secara langsung agar terdapat alih informasi tentang pembangunan jargas. Pemahaman proses administrasi ketika masih berlangsungnya kegiatan dapat membatu arsiparis dalam memberkaskan dan melakukan penentuan elemen data dan kegiatan kearsipan

-  Dengan menyertakan arsiparis maka akan terjadi pengarsipan pada waktu berlangsungnya dan selesainya pekerjaan, pada waktu berlangsungnya kegiatan, arsiparis dapat berfungsi sebagai evaluator dan checklist dokumen yang dipersyaratkan.

-          Melaksanakan pengolahan lebih lanjut sebagai bentuk verifikasi data dan kalibarasi daftar arsip sehingga mendapatkan nilai autentik arsip sebagai memori organisasi

-          Membuat standar dokumen laporan dalam format dan jenis serta penggunaan istilah. Jenis dokumen laporan seperti manajemen proyek yang ditemui masih belum seragam dari beberapa perusahaan kontraktor. 

IMPLIKASI OTOMASI (ARSIP ELEKTRONIK)

1.      I.     PENDAHULUAN
   

Otomasi perkantoran menjadi realitas. Komputer menjadi pengolah kata dan mesin penghitung, penyaji data untuk mendukung kegiatan perkantoran. Hasilnya menjadikan arsip elektronik tercipta secara virtual di seluruh perkantoran.

Suatu arsip merupakan bukti utama dari pelaksanaan administrasi perkantoran. Arsip adalah lambang dari akuntabilitas. Di sektor pemerintahan dan birokrasi, arsip menjadi sangat essensial.

Komputer menjadi mesin pencipta sekaligus media arsip. Sebagai media arsip, otentisitas komputer perlu didukung oleh tindakan administrasi bahkan tindakan hukum atau pembuktian dari pakar. Nilai hukum dari suatu arsip elektronik tidak serta merta langsung dapat diterima begitu saja sebagaimana arsip kertas.

Tujuan penulisan ini adalah mengetahui implikasi dari otomasi perkantoran yang menghasilkan arsip elektronik pada administrasi publik.

1.     II.    KOMPUTER DAN PEMERINTAHAN

Komputer dapat menjadi alat untuk melakukan manipulasi dan poses informasi yang hampir tak terbatas. Komputer memberikan kecepatan dalam mengetik surat , menyajikan data yang begitu beragam. Dapat dicontohkan saja dalam melakukan monitoring dan evaluasi anggaran belanja Negara, Ditjen Angaran Kementerian Keuangan menerbitkan database via internet. Database tersebut dapat dipergunakan seluruh satker sebagai kuasa pengguna anggaran untuk memoniroting pengeluaran anggaran terhitung dari divalidasinya SP2D oleh KPKPN terkait. Sehingga data penyerapan dapat diketahui secara realtime.

Sebagai bentuk transformasi dalam pelayanan kepada masyarakat , Pemerintah juga mempergunakan teknologi. Pada saat ini, sudah tidak ada lagi lembaga atau kementerian sampai pemerintah daerah yang tidak mempunyai website. Produk produk layanan publik dicantumkan ke dalam website sehingga masyarakat mudah dalam melaksanakan akses.

Kegiatan yang dilakukan pemerintahan dimuat dalam website agar masyarakat mengetahui. Bahkan peran serta publik dapat didapatkan dengan menyediakan fasilitas bermediakan komputer terhubung dengan internet. Contohnya aplikasi pengadaan barang dan jasa pemerintah yang dikeluarkan oleh LKPP. Belum lama ini juga terdapat rekruitmen tenaga tenaga kerja di KPK yang melakukan pendaftaran via online.

1.   III.    REALITAS OTOMASI

Sistem komputer memberikan keuntungan yang signifikan ketimbang penggunaan metode manual. Komputer memberikan kecepatan, fleksibilitas serta akurasi bahkan sampai dengan jumah data yang banyak serta jenis data yang bervariasi.

Namun demikian, komputer memerlukan pengaturan yang jelas, mengesankan kekakuan pelaksanaan administrasi perkantoran, mempunyai batas - batas tertentu. Komputer tidak serta merta dapat menterjemahkan organisasi yang komplek. Komputer tidak serta merta mengakomodir perbedaan lokus antar unit, perbedaan produk administrasi, perbedaan budaya perkantoran, sampai dengan perbedaan kepentingan.

Jika SOP dari suatu organisasi masih berantakan, terdapat data yang tidak komplet, belum sama kepentingan serta budaya perkantoran, dan pegawai yang tidak dapat mengoperasikan, maka otomasi akan menemukan banyak kendala.

Jika data pada media kertas tidak komplit dan tidak berstruktur maka perlu dilakukan rekonsiliasi dan diverifikasi sebelum dilakukan entri ke dalam komputer.

Kenyataan yang lain adalah otomasi tidak akan bekerja tanpa adanyanya daya atau listrik. Akan menjadi pertimbangan jka suatu gedung perkantoran pemeritah hanya mengandalkan listrik dari PLN. Diperlukan daya backup berupa mesin generator sebagai cadangan daya sebagai sumber listrik.

Ketikan kita memperbincangkan suatu sistem komputer, berharap tidak akan mempergunakan kertas sebagai media penuangan informasi. Namun yang terjadi kebiasaan penggunaan kertas belum dapat dihilangkan dalam kegiatan perkantoran. Otomasi diperkantoran justru malah menambah peningkatan penggunaan kertas.

Jika harian kompas telah mempergunakan versi elektronik dalam menyajikan informasi kepada para pembaca, apakah kemudian di dalam kegiatan administrasi perkantoran, para pimpinan mau menindaklanjuti pekerjaan dengan media komputer.

Bentuk versi file .PDF menjadi popular dalam media penuangan informasi yang telah disyahkan oleh pencipta arsip. Aplikasi LPSE, evaluasi dokumen dilakukan pada file file dalam format PDF.

Selaian aplikasi pembaca berupa acrobat reader, juga diperlukan mesin pembaca, laptop/PC, notebook. Selain itu kemauan dari para angota pokja (ULP) dalam melakukan evaluasi dokumen dengan file format .PDF.

Pada kondisi yang lain, keandalan dari media komputer belum bisa mengalahkan keandalan media kertas. Belum semua sektor pelayanan publik cocok dengan metode otomasi. Hal tersebut  terkait dari legitimasi, akuntabilitas, kompetensi serta adanya payung hukum peraturan perundangan dan hak hak sipil.

UU RI tentang ITE 2009 mempersyaratkan bahwa keandalan dari suatu arsip harus diukur dengan sistem yang terintegrasi, bukan hanya secara sebagaian dari suatu system. Integrasi saat penciptaan, penerimaan, proses, penggunaan , penindaklanjutan sampai dengan terbentuknya sebuah produk layanan. Integrasi mempergunakan satu sistem bukan sistem yang berlainan. Satu sistem dapat diterima dipergunakan sampai dengan produk akhirnya. Misalnya sistem perbankan sebagai alat transaksi “transfer uang” melalui mesin ATM oleh para nasabah ke rekening elektronik dari tujuan asal ke tujuan penerima.

Sistem campuran namun masih dapat diterima oleh sistem yang terintegrasi. Sistem campuran tersebut seperti Perpaduan database dengan email. Contohnya metode jual beli online tiket.com. Pembeli melakukan booking tiket dengan sistem database yang dimiliki perusahaan tiket.com. perusahaan mengirim email kepada pembeli sebagai bukti booking. Pembeli tiket mentransfer sejumlah harga tiket kepada rekening perusahaan tiket. Pembeli memberikan konfirmasi pembayaran. Konfirmasi mengirim email atas bukti print out transfer. Dalam sistem ini masih diperlukan kegiatan scanning, potret printout (jka mepergunakan mesin ATM) sehingga dapat dikirim email.

Kedua contoh diatas menunjukkan bahwa diperlukan sistem printout media kertas. Atau kemudian diperlukan masih diperlukan media kertas untuk felksibilitas suatu transaksi. Pembuktian suatu transaksi ditunjukkan dengan printout kertas. Adakah kemudian printout non kertas untuk dijadikan bukti pembelian? Tantangannya adalah bagaimana printout non kertas dapat divalidasi oleh suatu database.

Otomasi dengan penggunaan database mencapai titik kulminasi ketika data yang terdapat dalam database tidak lagi akurat. Tidak adanya update otomatis tanpa updating secara rutin oleh pengguna. Operator harus memantau database tersebut dalam setiap transaksi dan diperlukan rekonsiliasi serta verifikasi data kepada keadaan yang sesungguhnya.

1.   IV.    INFORMASI DAN ARSIP

Sistem informasi berbeda dengan sistem pengarsipan. Sistem informasi memiliki karakterrisitik ketepatan waktu/update, dapat dimanipulasi dan tidak berlebihan duplikasi. Sistem pengarsipan mempunyai karakteristik terbatasi oleh waktu, data yang berlebihan /banyak duplikasi dan  tahapan yang tidak bisa dilanggar.

Data dari sistem informasi bersifat update per menit sedangkan data di dalam sistem pengarsipan per selesainya traknsaksi dan pertanggujawaban dapat hanya menyajikan dapat per tahun.

Contohnya pada sistem informasi persuratan menunjukkan data surat per hari yang dicatat, jumlah per hari dapat dihitung. Namun penerima surat menindaklanjuti sesuai dengan proses disposisi pimpinan serta kesiapan data. Bahkan dari satu surat menciptakan surat lain untuk tindak lanjutnya. Berkas pelaksanaan tindak lanjut terkait satu surat tersebut memakan waktu . kemudian untuk dapat disebut arsip, berkas dikumpulkan dalam satu seri pelaksanaan kegiatan dan diserahkan kepada unit kearsipan.

Keandalan dari suatu arsip dilihat dari kelengkapan berkas, satu surat harus dilampirkan surat sebelumnya dan diberkaskan dengan berkas lainnya yang terkait. Sistem persuratan bisa saja untuk mengarsipkan surat masuk dan surat keluar, namun keandalan dari arsip dapat dipertanyakan, harus diberkaskan dengan tindaklanjut surat berupa disposisi surat, dan data data pendukung lain. Sehingga arsip surat bisa disebut handal.

Adanya redundant atau duplikasi data pada sistem pengarsipan karena fungsi arsip yang berbeda beda dalam pelaksanaan kegiatan. Jika dalam data base dilakukan eliminsasi data yang sama, namun pada pengarsipan berkas pelaksanaan kegiatan tidak bisa demikian. Kelengkapan dari struktur berkas adalah persyaratan agar kegiatan dapat terselesaikan. Contohnya SK. Pengangkatan pegawai. Dapat ditemukan sebagai kelengkapan pemberian gaji, namu ditemukan pula untuk personal pegawai, dapat juga ditemukan dalam kepengkapan pengajuan DUPAK jabatan fungsional tertentu.

Sistem pengarsipan menceriminkan ingatan institusional, sistem informasi tidak demikian. Pembentuk suatu Arsip memerlukan unsur kontek, konten dan struktur yang bukan hanya menyajikan suatu data namun menyajikan suatu pembuktian.

Contohnya SK pengangkatan data disebut arsip jika mengerti berkas terkait pelaksanaan transaksi. Jika hanya diketemukan SK saja, masih belum handal, perlu dikaitkan dalam struktur berkasnya.

1.    V.    KEPUTUSAN MENGGUNAKAN KOMPUTER / OTOMASI

Komputer adalah alat sebagaimana alat alat yang lain. Termasuk didalamnya sistem informasi bahkan database sekalipun hanya sebagai alat. Yang perlu dipahami adalah kondisi dan situasi tertentu mempunyai keunikan sehingga berbeda dengan konndisi dan situasi lainnya. Situasi kondisi tidak dapat digeneralisasi.

Sektor pelayanan publik memerlukan perhatian yang kecermatan penggunaan alat tersebut. Klaim sebagian pihak atas modernitas bukan mengeneralisasi atas kebijakan untuk mengatasi problem pelayanan publik. Pilihan yang rasional penggunaan pendekatan sistem informasi dikaitkan dengan pencapaian tujuan organisasi yang maksimal.

Sebuah pilihan untuk meningkatkan kinerja dengan pelatihan “sadar teknologi informasi komputer” dapat dipilih sebelum membeli atau mengadakan sebuah alatnya. Lebih penting untuk dapat mengoperasionalnya ketimbang mempunyai alatnya.

SOP perlu dibuat benahi sehingga dapat diimplementasikan dalam suatu otomasi. Jenis SOP untuk banyak pegawai atau SOP untuk satu pegawai. SOP terkait dengan unit kerja lain atau hanya internat unit kerja. SOP untuk selesai pekerjaan atau terkait dengan pekerjaan lain (rangkaian pekerjaan lain). Pengembangan prosedur kerja menjadi sangat penting dalam implementasi otomasi.

Beaya otomasi akan lebih mahal jika dibandingkan operasional biasa. Beaya tersebut dipergunakan untuk membeli mesin berupa perangkat keras seperti PC, Laptop, notebook, server. Perangkat lunak yang dibutuhkan berupa pengadaan database, perawatan database, perawatan, bahkan menjalankan fitur fitur yang telah ada di database dengan rekonsiliasi data dan menverifikasi data. Persyaratan dalam otomasi tidak dapat ditawar tawar dan harus diadakan dan dilaksanakan. Beaya yang lain seperti biaya jaringan.

1.   VI.    PERAN ARSIPARIS

Peran yang dimainkan oleh arsiparis bukan hanya sekedar penyajian dan kecepatan dalam penemuan kembali, namun juga melindungi integritas arsip. arsiparis memastikan akuntabilitas pemerintah dalam melindungi arsip dan dokumen elektronik.

Hampir semua profesi termasuk arsiparis menerima konsekuensi dari revolusi tekonologi informasi. Dibutuhkan dukungan pimpinan untuk meningkatkan kapabilitas dan kompetensi arsiparis untuk mengimbangi revolusi teknologi. Kemampuan untuk mengerti database serta memproteksi data data yang terdapat dalam database serta membuktikan bahwa data yang terdapat dalam database sudah diverifikasi dan divalidasi.

Arsiparis yang selama ini identik dengan kemampuan melestarikan arsip kertas harus dituntut untuk memahami pelestarian arsip elektronik (media simpan elektronik). Format file yang terus berkembang sebagai akibat perkembangan software atau aplikasi menjadi tantangan sekaligus hambatan. Dapatkah suatu format yang sangat terkait dengan software dan aplikasi terbacakan diwaktu waktu mendatang?. Arsiparis juga mencari jalan untuk meberkaskan arsip elektronik dalam format format yang berbeda (sebagai akibat dari setiap sektor pelayanan piblik mempergunakan database yang berbeda)

Arsiparis dituntuk memiliki strategi untuk memahami setiap transaksi pada objek yang mempergunakan otomasi. Arsiparis membuat aliansi bersama praktisi IT atau pranata komputer. Arsiparis harus mulai sadar teknologi dan mengupdate perkembangannya terkait life cycle of arsip. Pelatihan yang penting dilaksanakan arsiparis adalah untuk mendapatkan kemapuan ditengah tengah antara praktisi IT dengan operator. Pelatihan tersebut dapat menjadi dasar kemampuan mengkomunikasikan antara kepentingan teknologi dan kepentingan memori organisasi.

1. VII.   KEBIJAKAN OTOMASI

Setelah tahun 2009, berbagai perundangan baru muncul terkait dengan payung hukum informasi dan kearsipan. UU tentang kearsipan dan UU tentang ITE sampai dengan kebijakan elektronik government sangat memungkinkan untuk implementasi kebijakan arsip elektronik.

Lembaga kearsipan mempunyai pedoman dalam melaksanakan autentikasi arsip elektronik. Autentik adalah layak diterima atau dipercaya berdasarkan fakta dan ini identik (tidak berbeda sedikit pun) dengan asli serta bonafide (dapat dipercaya dengan baik). Peraturan kepala ANRI nomor 20 tahun 2011 tentang pedoman autentikasi arsip elektronik memberikan acuan kepada lembaga kearsipan dalam melakukan autentiksai arsip elektronik.

Autentisitas arsip terancam apabila arsip dikirimkan melintasi ruang (yaitu ketika dikirim ke penerima atau antar-sistem atau aplikasi) atau melintasi waktu (yaitu baik ketika arsip berada di tempat penyimpanan atau saat perangkat keras atau perangkat lunak yang digunakan untuk menyimpan, memproses, mengkomunikasikannya diperbarui atau diganti).

Selanjutnya komitmen pimpinan tertinggi di suatu instansi menjadi kunci keberhasilan pelaksanaan otomasi. Karena kesadaran teknologi masih perlu diupayakan dari level level pimpinan.