Klasifikasi Arsip (masalah) Pertambangan dan Energi1984

Menteri Pertambangan Soebroto
didampingi Dirjen Migas Wijarso
 pada sidang OPEC. 1980 di Bali

Aturan yang terkandung dalam prinsip kearsipan yakni principel of provenance, arsip seyogyanya dikembalikan kepada unit pencipta. Klasifikasi arsip (masalah) di departemen ESDM yang berlaku sebagaimana yang termuat dalam Permen ESDM nomor 056 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas dan kearsipan disusun sebagaimana aturan prinsip kearsipan termaksud (belom terdapat produk yang lebih baru). 

Klasifikasi arsip tersebut mencerminkan unit kerja “Departemen Pertambangan Energi” . Keputusan Menteri Pertambangan dan Energi Nomor 1092 Tahun 1984 tentang Organisasi dan Tata Kerja Depertemen ESDM. Masalah Pertambangan dan energi dibingkai dengan nomenkelatur sebagaimana organisasi telah mengaturnya. Ketika eselon II menjadi Level 1 (masalah) maka untuk level 2 (sub masalah) dicerminkan dari eselon III. Hal tersebut ,masalah pencerminan level 2 dan 3 yakni level eselon II dan III. 

Sejarahnya, sebelum berubah menjadi Depertemen Energi dan Sumber Daya Mineral (sampai dengan tahun 2009), nama depertemen adalah Pertambangan dan Energi. Salah satu menteri yang memimpin depertemen ini adalah Bapak Susilo Bambang Yudoyono (Presiden RI Periode 2004 - 2009 dan Periode 2009 – 2014) pada masa pemerintahan Megawati.

Melalui Keputusan Presiden nomor 44 tahun 1974 tentang pokok pokok Organisasi Departemen , Kepres No. 45/M Tahun 1983 tentang Pembentukan Kabinet Pembangunan IV dan Keputusan Presiden nomor 15 tahun 1984 tentang susunan organisasi departemen maka dirumuskanlah kedudukan, tugas, fungsi dan susunan tata kerja unit – unit organisasi di lungkungan depertemen Pertambangan Energi. Perumusan tersebut melalui sebuah keputusan yang disyahkan oleh Menteri Pertambangan dan energi yang mendapat persetujuan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara pada tanggal 24 Oktober tahun 1984. Menteri Pertambangan yakni bapak Subroto menandatangai pada tanggal 5 Nopember 1984 dengan Nomor 1092 Tahun 1984.

Menteri dibantu oleh pejabat eselon I di lingkungan Departemen Pertambangan dan Energi. Pejabat eselon I tersebut yakni Sekretaris Jenderal, Inspektorat Jenderal, Direktur jenderal Pertambangan Umum, Direktorat Jenderal Geologi dan Sumber Daya Mineral, Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi, dan Direktur Jenderal Listrik dan Energi dan Terbarukan.

Matrik nomenkelatur jabatan di Departamen Pertambangan Energi yang menunjukkan fungsi Substantif Pertambangan dan energi menjadi dasar penyusunan klasifikasi arsip (subyek). Terdapat 34 unit kerja eselon II dan 165 unit kerja eselon III. 

Level	MASALAH
Eselon I	I. Pertambangan Umum	2. Geologi dan Sumber Daya Mineral	3. Minyak dan Gas Bumi	4. Listrik dan energi dan terbarukan
Eselon II	Pertambangan	Sumber Daya Mineral	Eksplorasi dan Produksi Migas	Pembinaan Program Kelistrikan
	Pembinaan Pengusahaan Pertambangan	Geologi tata lingkungan	Eksplorasi dan produksi Panas Bumi	Pembinaan Pengusahaan Kelistrikan
	Batubara	Vulkanologi	Teknik Pertambangan Migas	Pengembangan energi baru
			Pembinaan Pengusahaan Migas
Eselon III	Perijinan Pertambangan	Ekplorasi Mineral Logam	Eksplorasi dan Eksploitasi Migas	Pengaturan Jasa penunjang kelistrikan
	BImbingan Pertambangan	Eksplorasi Mineral Industri dan batuan	Pemurnian, pengolahan dan Pengangkutan Minyak bumi	Standarisasi kelistrikan
	Pengamanan Teknis	Eksplorasi Batubara dan Gambut	Pemurnian, pengolahan dan Pengangkutan Gas Bumi	Teknik Pengusahaan kelistrikan
	Keselamatan Kerja Perta	Geofisika dan Pemboran eksplorasi	Anggaran, pungutan dan Pemasaran Migas	Analisa pembeayaan kelistrikan
	Konservasi	Geokomia dan Informasi Mineral	Penataan Usaha Migas	Bina Program energy baru
	Produksi dan Pengembangan	Hidro Geologi tata lingkungan	Eksplorasi dan Eksploitasi Panas Bumi	Bina usaha energy baru
	Teknik dan Logistik	Geologi Teknik tata lingkungan	Anggaran, Pungutan dan Pemasaran Panas Bumi	Konversi energy baru
	Penanaman modal	Geologi Lingkungan Perkotaan dan daerah	Penataan Usaha Pansa Bumi	Energy pedesaan
	Analisa Pemasaran	Pemboran, Pemeliharaan Peralatan dan Geofisika	Penelaahan Migas dan Panas bumi
	Pembinaan tenaga Kerja	Analisa, dokumentasi dan Pengolahan data	Keselamatan Kerja Eksplorasi dan eksploitasi
	Bina usaha Batubara	Pegamatan Gunung Api	Keselamatan Kerja Pemurnian, Pengolahan, pengangkutan dan Pemasaran
	Evaluasi dan Pengembangan batubara	Pemetaan gunung Api	Klaibrasi Alat ukur
	Pemanfaatan dan tata lingkungan batubara	Inventarisasi Panas Bumi	Pembinaan Tenaga Kerja
		Analisa Gunung Api	Evaluasi Teknologi Peralatan
		Penyuluhan dan Dokumentasi	Perijinan dan Apresiasi
			Standarisasi Peralatan
			Bina usaha jasa Penunjang
			Pengolahan Informasi data

Kritik Pemanfaatan TIK pada bidang Kearsipan

Salah satu permasalahan birokrasi adalah ketatalaksanaan. Tata laksana perkantoran berlapis lapis sesuai dengan level organisasi. Dalam setiap level terdapat mekanisme yang sangat bergantung dari keberadaan orang dan pejabat. Contohnya untuk tata laksana surat dinas, permasalahan yang sering timbul adalah waktu yang diperlukan untuk menindaklanjuti surat memerlukan waktu yang lama. Pengurusan surat surat di birokrasi lama. Keterukuran (cepat, simple, dan handal) pengurusan surat di birokrasi pemerintahan belum dapat diwujudkan.

Permasalah tersebut kemudian dikembangkan, didefinisikan dan dicarikan pemecahannya. Outputnya bahwa permasalahan tata laksana persuratan dan kearsipan perlu mendapatkan perhatian. Oleh karena itu dalam agenda reformasi birokrasi, Pemanfaatanteknologi informasi komputer (TIK) untuk menjawab permasalahan termaksud.

Walaupaun telah menjadi agenda reformasi birokrasi, namun perhatian dengan pemanfaatan teknologi informasi computer bukan serta merta dapat dilaksanakan kepada seluruh lembaga. Setiap lembaga dapat membuat kebijakan untuk internal organisasinya lebih komprehensif. Jika hanya tuntutan agenda reformasi birokrasi dan tidak dilihat secara detil pada tahapan penentuan kebijakan, maka kebijakan pemanfaatan teknologi komputer dalam persuratan dan kearsipan akan menjadi sia sia. Pembuatan aplikasi tata naskah dinas elektronik atau sistem informasi kearsipan (e-arsip) menjadi tak berguna.

Tuntutan sektor swasta dan masyarakat agar pengurusan surat di birokrasi pemerintahan agar mudah simple handal merupakan inti permasalahan. Dalam memproses tuntutan swasta dan masyarakat tersebut dapat dilakukan dengan mendekatkan akibat dari penyebabnya. Jika akibat adalah proses pengurusan surat yang berbelit, belit apakah yang menjadi penyebabnya?. Apakah penyebabnya ketidak adanya kejelasan prosedur?. Apakah penyebabknya level organisasi yang terlalu panjang yang harus melawati meja ke meja?. Apakah penyebabnya tidak memanfaatkan teknologi informasi computer?

Penulis berpendapat bahwa sebelum output untuk mengatasi permasalahan berbelit belitnya atau lama dalam pengurusan surat dengan pemanfaatan teknologi informasi computer (TIK), perlu dilakukan formulasi yang komprehensif. Formulasi adalah kegiatan pengembangan rencana dan metode guna mewujudkan tindakan penyelesaian masalah. Siapakah actor yang akan berperan dalam formulasi tersebut?

Actor pelaksana pengurusan surat dan kearsipan adalah pengadministrasi umum dan arsiparis. Badan usaha yang mengurus surat di birokrasi. Aktor pemangku kepentingan adalah para pejabat yang menandatangani surat dan lembaga yang memiliki tugas dan fungsi. Pemroses pekerjaan yakni jabatan fungsional umum di unit kerja termaksud. Formulasi dapat berjalan lama bukan hanya sesaat. Proses tetap yang berulang dalam pengurusan surat dan kearsipan secara rutin disandingkan dengan permasalahan pengurusan surat dan arsip di birokrasi yang berbelit. Usulan atas permasalahan tersebut dimunculkan dimulai dari aktor (pelaku). 

Anggap permasalahan besar adalah berbelit belitnya pengurusan surat. Apakah penyebab yang terjadi di pelaksana yakni pengadministrasi umum dan arsiparis? Menggali penyebab atas permasalahan besar sehingga memunculkan permasalahan baru. Apa saja penyebab di pemangku jabatan yang menandatangani? Apa penyebab proses yang dialami oleh pejabat fungsional umum terkait?

Pada tahap formulasi, akan terlihat apakah memang pemanfataan teknologi informasi computer untuk tata laksana surat dan arsip merupakan penyebab dari permasalahan berbelit belitnya pengurusan surat di birokrasi pemerintah. Penulis berpendapat bahwa Kesalahan umum dapat terjadi karena alternatif solusi “ pemanfataan teknologi informasi computer” dikarenakan diambil bukan dari sumber pengembangan alternative.

Alternatif solusi seyogyanya berasal dari sumber yang benar. Sumber tersebut adalah pihak yang berwenang untuk menandatangai surat (sebagai syarat syahnya surat). Melalui sumber orang yang berwenang inilah, dapat dikembangkan alternative untuk mengatasi permasalah “berbelit belitnya pengurusan surat di birokrasi”. Sumber kedua adalah wawasan dari para ahli untuk memberikan penilaian. Sumber ketiga adalah metode analisis yang inovatif. Yang keempat adalah teori ilmiah.

Sumber yang lain seperti motivasi (nilai nilai dari actor pengurusan surat, masyarakat dan swasta), kasus di lembaga pemerintah lain dan bahkan kasus pengurusan surat di Negara lain, dan teori teori mengenai kode etik.

Preferensi yang terlalu dini jika pemanfaatan teknologi informasi computer harus dipaksakan sebelum para actor siap. Pemahaman teknologi oleh pengadministrasi umum, para pejabat yang menandatangani surat, hubungan kerja para pemroses surat (pejabat fungsional umum), bagaimana distribusi pekerjaan dilakukan, apakah metode distribusi pekerjaan memang mengalami kelambatan karena tak memanfaatkan computer? Apakah kepentingan penandatangan surat sangat komplek sehingga memerlukan waktu yang lama?

Untuk itulah, perlunya evaluasi sehingga dapat menemukan penyebab yang pasti dari berbelit belitnya pengurusan surat. Suatu teknologi yang dipaksakan untuk dipake, malah akan memunculkan permasalahan lain. Upgrading penguasaan teknologi informasi computer pada pengadministrasi umum dan arsiparis sebagai operator, perlukah dilakukan?. Apakah fasilitas kantor berupa koneksi dan perangkat computer telah dipergunakan unit kerja seluruh level? yang dapat mendukung. Tingkat kesulitan dalam pemrosesan surat untuk pejabat yang melaksanakan secara langsung (pejabat fungsional umum) apakah hanya nilai yang dipunyai yakni memperlama. Metode dengan buku agenda, buku ekspedisi, disposisi sebagai distribusi pekerjaan dituangkan para pejabat di lembar kertas pada setiap levelnya apakah juga membuat lama/berbelit belit?

Evaluasi efektifitas dari pemanfaatan teknologi termaksud, apakah yang diinginkan telah dicapai?, evaluasi efisiensi pemanfaatan telnologi, seberapa banyak usaha yang dilakukan, Adanya unsure supra struktur yakni budaya dan kebiasaan, apakah kebiasaan penggunaan computer itu, apakah hanya buat hiburan ataukah proses penyelesaian pekerjaan?, unsure infrastruktur koneksi dan perangkat lainnya. Evaluasi ketepatan, apakah memang pemanfatan teknologi sudah benar benar berguna atau bernilai?

Kesimpulan, penulis berpendapat, solusi pemanfatan teknologi informasi (TIK) pada bidang pengurusan surat dan kearsipan masih terlalu dini untuk dilakukan. Hal tersebut masih perlu formulasi dan evalusi dengan keterlibatan seluruh actor actor (pengadministrasi umum, arsiparis, pejabat yang berwenang, pejabat pemroses pekerjaan). Tak lupa keterlibatan sector swasta sebagai pengguna layanan dan masyarakat sebagai control.

Sehingga evaluasi menghasilkan revisi solusi yang dimaksud. Efektivitasm efisiensi, kecukupan, perataan, responsive dan ketepatan. Tak perlulah menjadi gagap teknologi kalo memang belom siap, yang diperlukan adalah isu isu permasalahan dibahas secara rutin dan menjadi program kerja tetap sehingga ketika memang sudah siap, maka dapat dilaksanakan.

PEMBERKASAN BERURUT

Tujuan dari pemberkasan adalah mempermudah dalam penelusuran dan pencarian. Kegiatan pemberkasan merupakan penyusunan secara sistematis berdasar ketentuan tertentu. Sistematika merupakan pengetahuan mengenai penggolongan / klasifikasi. Perbedaan pemberkasan akan terjadi dikarenakan sistematika yang diterapkan. Sistematika akan berbeda karena perbedaan ketentuan yang dipergunakan sebagai dasar . Bedah kasus berikut ini akan menunjukkan sistematika berdasar ketentuan berurut.

Sistem Pemberkasanberurut dan tidak berurut. Metode berurut merupakan penyusunan arsip secara sistematis berdasarkan ketentuan urutan. Ketentuan urutan nilai kecil ke nilai besar bisa juga sebaliknya. Ketentuan urutan dari kanan ke kiri atau sebaliknya. Ketentuan urutan dari atas ke bawah atau sebaliknya. Ketentuan urutan berdasarkan warna. Ketentuan urutan terhadap format arsip yakni nomor, alphabetic / abjad, jam, hari, tanggal, bulan, tahun, prosentase, fraction (per), scientific. Penyimpanan arsip dilaksanakan berdasarkan hasil penyusunan secara sistematis berdasar ketentuan urutan.

Penyimpanan untuk arsip berelemen data arsip berformat tersebut di atas dilakukan dengan metode pemberkasan berurut. Misalnya surat dinas disimpan berdasarkan nomor surat. Surat disusun berdasarkan bulan ditandatangani surat.  Baik surat administrasi keuangan, komunikasi kedinasan, administrasi hukum, penomoran asset, dan kode – kode dalam bentuk nomor dan huruf,dan lain sebagainya (mengandung format format tersebut di atas).

Ketentuan berurut sebagai dasar sistematika penyusunan arsip pada sistem – sistem pemberkasan lainnya seperti filling kronologis, sistem filling geografis, sistem filling abjad, filling subyek. Ketika arsip mempunyai ragam format dan bukan hanya format tersebut (nomor, alphabetic / abjad, jam, hari, tanggal, bulan, tahun, prosentase, fraction (per), scientific) maka dilakukan pengkodean dan pengindekan sehingga dapat dilakukan pengurutan.

Ketentuan berurut  berlaku di semua bidang administrasi. Tata urutan dari atas ke bawah banyak diberlakukan di bidang administrasi. Di bidang hukum disebut tata urutan perundangan yakni UUD 1945, UU RI, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, instruksi presiden, Peraturan Menteri, Keputusan Menteri, Peraturan Gubernur, Keputusan Gubernur, Keputusan Pejabat Eselon I.

Di bidang administrasi Negara organisasi yang berjenjang bahwa pemerintah yang dipimpin presiden membawahi  Kementerian Koordinator, kementerian, kementerian Negara, badan badan dan lembaga non kementerian, Satuan kerja, kantor wilayah (kanwil).

Di administrasi kepegawaian dan aparatur negara, urutan jabatan dari yang tingi yakni politis (presiden, wakil presiden, menteri, wakil menteri, gubernur, bupati walikota), dirjen. Kepala badan, sekretaris daerah, pejabat eselon I, pejabat eselon II, pejabat eselon III, dan pejabat eselon IV.

Urutan pada sistem filling abjad yakni A ke Z atau Z ke A. Arsip personile file pegawai dapat diurutkan berdasarkan nama pegawai (ketentuan abjad depan nama pegawai termaksud)

Pada system filling geografis dapat diurutkan berdasarkan urutan territorial/wilayah tata urutan terdiri dari kawasan regional asia, asean, Negara, Provinsi, Kabupaten/kota Madya, Kecamatan, Kelurahan, Rukun warga/RW, Rukun Tetangga/RT.

Jenjang jabatan di birokrasi dan korporasi, Direktorat Jenderal, Direktorat, Sub Direktorat , Seksi. Kepala badan, Kepala Pusat, Kepala Bidang dan Kepala Sub Bidang.

Urutan pada system filling subyek yakni urutan manajemen yang dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi. Manajemen kepegawaian dimulai dari analisa kebutuhan pegawai, penerimaan pegawai, pengangkatan pegawai, mutasi, pembinaan, kesejahteraan, pemberhentian. Manajemen keuangan Negara diurutkan mulai dari pendapatan dan pengeluaran/pelaksanaa anggaran.

Urutan Sistematika penulisan karya ilmiah pendahuluan, pembahasan, penutup. Sistematika yang ditemukan para pakar pakar dan ahli. Sistematika juga disebut dengan kata perkembangan fase atau bisa disebut dengan siklus. Misalnya siklus kearsipan secara berurut yakni penciptaan, penggunaan dan penyusutan. Misalnya juga siklus kebijakan secara berurut yakni agenda setting, formulasi kebijakan, implementasi kebijakan, evaluasi kebijakan, perubahan kebijakan.

Penyebab Kerusakan Arsip Kertas

tumpukan arsip kertas

Sampai saat ini, khasanah dan koleksi arsip di ruang arsip  mayoritas bermediakan kertas baik di lembaga pemerintah, maupun masyarakat dan swasta. Teknologi dan peradaban manusia yang bisa dibilang maju, masih mengandalkan media kertas ketimbang media lain. Teknologi mesin pencetak yang biasa disebut dengan printer, menjadi laris dan banyak versi diproduksi demi kemudahan para pengguna. Arsip di birokrasi pemerintahan, arsip di badan usaha baik pemerintah maupun swasta sampai di masyarakat mempergunakan arsip kertas.  Perkembangan teknologi bukan mengurangi penggunaan kertas dalam penuangan informasi dan rekaman kegiatan, namun justru meningkatkan pertumbuhan arsip / rekaman kegiatan termaksud.

Kemudahan dalam membaca rekaman kegiatan dan informasi yang termuat di dalam arsip , menjadi salah satu dasar penggunaan kertas masih belum bisa menggeser penggunaan media bentuk lain seperti media pita magnetic, CD, DVD, hardisk, Flash disk, disket, dan penyimpanan berbasis web (server). Selain kemudahan dalam membaca (dapat dimana saja dalam kondisi apapun, serta tidak tergantung dengan mesin pembaca), sifat teknologi yang mudah berganti, menjadikan kertas masih popular dipergunakan sebagai media simpan. Birokrasi pemerintah masih mengandalkan surat bermedia kertas bukan email sebagai sarana komunikasi kedinasan. Raport pelajar bermediakan kertas, skripsi mahasiswa bermediakan kertas, bimbingan tesis dengan dosen dicetak memakai kertas.

arsp kertas rusak

Oleh karena hal - hal tersebut diatas, arsiparis akan kebanjiran arsip bermediakan kertas, menjadi tuntutan para arsiparis agar arsip kertas dapat bertahan lama. Peran arsiparis untuk merawat arsip kertas dapat dimulai dari tahap penciptaan arsip, penggunaan arsip, penyusutan arsip. Kebutuhan pengetahuan dalam perawatan kertas, sudah menjadi hal pokok yang harus dipenuhi para arsiparis agar perawatan arsip dapat dilaksanakan secara maksimal. Pengetahuan umum menganai factor factor penyebab kerusakan kertas harus dipahami agar penentuan metode dan prosedur dalam perawatan arsip kertas dapat efektif dan efisiean dalam sudut pandang pembeayaan. Beaya yang murah dalam perawatan arsip kertas dihasilkan dari pemahaman penyebab penyebab kerusakan arsip kertas. Atau kemudian tindakan pencegahan dapat dilakukan untuk merawat arsip kertas.

Faktor – faktor yang menyebabkan kerusakan arsip kertas antara lain adalah sumber keasaman di dalam kertas, tinta, faktor fisika (cahaya, suhu dan kelembapan udara, partikel debu), faktor kimia yang berupa polusi udara, faktor biota yang berupa jamur, serangga dan binata pengerat, faktor penggunaan dan penanganan yang salah seperti perpindahan, pemakaian oleh peminjam, fotokopi, dan bencana alam.

bubur kertas

Pada awal tahun 2013 ini, beberapa musibah bencana kebakaran terjadi di Jakarta. Bencana alam banjir selalu menjadi ancaman pada tiap tahunnya di Jakarta. Kasus kebakaran Kementerian Hukum dan HAM, menurut beritanya,  ruang arsip menjadi kambang hitam munculnya api. Penempatan ruang arsip yang berada di basement, menjadikan arsip mudah dikambing hitamkan sebagai munculnya api. Bajir melanda ruang arsip kantor KPK, hal itu juga disebabkan ruang arsip berada di basemen. Masih banyak lembaga lembaga baik birokrasi maupun badan usaha yang menempatkan ruang arsip berada di basement.

Penggunaan arsip oleh tim auditor. Penggunaan oleh tim penyusun laporan asset. Penggunaan dalam rangka evaluasi dokumen administrasi. Penggunaan dalam rangka efektifitas akses sehingga arsip mudah untuk dilubangi. Arsip tidak dikembalikan pada berkas sebelumnya. Arsip ditinggalkan begitu saja di ruang tim audit, di ruang baca, di ruang kerja sehingga bercampur dengan berkas lain, atau lupa menaruh berkasnya, hingga keberadaan serta kelengkapan menjadi terancam.

rol opeck

Kesimpulannya adalah para arsiparis memulai menciptakan program dan secara aktif melakukan usaha usaha dalam rangka mencegah timbulnya kerusakan arsip kertas. Program tersebut dapat berupa membuat prosedur prosedur (SOP) mengenai perawatan arsip dan mensosialisasikan kepada para pegawai dan para pejabat. Usaha aktif untuk segera menangani dan mengolah arsip ketika proses administrasi sudah selesai. Pejabat dan pegawai lain akan berfokus kepada pekerjaan yang bersangkutan sehingga keberadan arsip, kurang menjadi perhatian mereka. Usaha jemput bola akan bisa lebih efektif. Usaha yang selalu bergerilya ke ruang unit unit kerja, gerilya mendekati para pejabat dan pegawai, agar arsip dapat dikelola olah petugas yang khusus serta di ruangan yang layak.

Kebijakan pemerintah dalam pengaturan penggunaan kertas untuk arsip yang bernilai guna panjang tertuang dalam perka anri nomor 30 tahun 2011. Peraturan tersebut memberikan gambaran umum kepada arsiparis dalam penyusunan program arsiparis dalam perawatan arsip kertas. Standarisasi penggunaan sarana dan prasarana misalnya boks arsip, gedung sebagai ruang penyimpanan seperti tertuang dalam perka anri nomor 03 tahun 2000 peraturan tersebut juga memberikan gambaran umum dalam program program arsiparis dalam perawatan arsip kertas.

Perkembangan saat ini, sektor swasta yakni badan usaha melaksanakan penawaran produk produk dalam manajemen arsip. Produk seperti penataan, penyimpanan, penghapusan dan manajemen arsip (pengelolaan fisik dan informasi) semakin berkembang. Pemerintah memberikan dukungan dalam regulasi pengaturan dalam UU dan Peraturan Pemerintah sehingga peran swasta dapat berjalan. Hal ini menjadikan bidang kearsipan dan para professional bidang kearsipan semakin berkembang. Apresiasi bukan hanya sebatas pemahaman, namun juga pada pembangunan bidang kearsipan. Sector swasta yang diberikan jalan inilah bukan menjadikan apatis para arsiparis di lembaga birokrasi pemerintah, namun harus ditangkap sebagai peluang dan trigger untuk maju bersama.

Elemen data "akun belanja" pada arsip pembayaran

Pada tulisan sebelumnya , elemen data pendukung yang dituangkan ke dalam lembar deskrepsi arsip keuangan adalah Nomor SP2D, nama perusahaan, pejabat pembuat komitmen/ PPK, unit kerja eselon III , metode pengadaan. Pada tulisan kali ini, penulis akan mencoba manambah elemen data dan penamaannya sehingga memberikan manfaat atau memberikan dukungan dalam pelaksanaan penyusunan SIMAK-BMN. 

Masukan dari seorang operator SIMAK BMN tersebut memberikan gambaran bahwa untuk penamaan SP2D soft file bentuk PDF (hasil pemindaian) hendaknya dengan nomor SP2D, hal tersebut sesuai dengan aplikasi SIMAK BMN. Alasannya adalah nomor dan tanggal SP2D telah rigit menjadi tanda pengenal SP2D (Surat Perintan Pencairan Dana) sebagaimana di dalam aplikasi SIMAK-BMN.

Sebelum mendapat masukan dari seorang opertor SIMAk BMN, dasar penamaan file fdf  termasksud adalah nomor definitif. Alasannya adalah didalam nomor definitif terdapat 1 atau 2 atau bahkan 3 nomor SP2D (tergantung berapa kali termin bayar kegiatan terkait). Terdapatnya beberapa nomor definitif tersebut adalah hasil dari pemberkasan, berdasarkan kegiatan yang sama.

Masukan lain yang penulis tafsirkan adalah adanya kolom "akun belanja" pada lembar deskrepsi. kolom akun belanja terbagi atas 51 untuk belanja pegawai, 52 untuk belanja barang dan 53 untuk belanja modal. Akun pokok tersebut merupakan pembagian klasifikasi sehingga jenis belanja dapat diurutkan. akun belanja 53 dipergunakan untuk penyusunan SIMAK BMN. yang walaupun terdapat belanja barang / akun 52 yang akan menjadi BMN / aset.

Sebelum mendapat masukan mengenai aku belanja, elemen data pada lembar deskrepsi adalah akun output (program). Akun ouput ini menunjukan program kerja unit eselon III (sebagai penanggungjawab kegiatan). Alasan penuangan  akun ouput (program) adalah untuk kepentingan pemeriksaan. Data peminjaman arsip dan penggunaan oleh tim pemeriksa (tim audit), mempergunakan kata kunci "program" , "output", dan unit eselon III sebagai pelaksana.

Kesimpulan tulisan ini adalah, kegiatan pengarsipan terdiri atas kegiatan pendataan dan pemberkasan serta penyimpanan. Data arsip sebagai alat bantu untuk menelusuri keberadaan (makanya elemen data utama adalah uraian, lokasi boks, lokasi folder, dan nomor definitif. namun demikian elemen data yang cukup lengkap dapat lebih mendukung manajemen .Bukan hanya sekedar elemen utama, namun juga elemen sesuai dengan kepentingan pengguna arsip. contoh pengguna yakni "tim pemeriksa"  ternyata berbeda dengan "tim SIMAK BMN" ( penyusunan daftar aset/daftar BMN). Pemberkasan dipergunakan untuk mempermudah pendataan dan memaksimalkan penyimpanan, namun jika penggunaan teknologi informasi dapat menyimpan puluhan elemen data dan penyimpanan dapat berupa bentuk digital, maka kepentingan pengguna (dukungan manajemen daninfo publik) dapat maksimal diberikan.

 . 

Rekaman Kegiatan Perencanaan dan evaluasi

di dalam pengelolaan rekaman kegiatan, hendaknya sedikit banyak harus memahami jalan dan alur kegiatan terkait. Selain itu juga mengetahui unit kerja yang menjalankan tugas koordinatif dan unit yang berfungsi sebenarnya pada setiap levelnya. Fungsi fasilitatif atau fungsi dukungan manajemen lebih bersifat kordinatif menyebabkan rekaman kegiatan berad a di seluruh unit kerja. bahan dan masukan dari seluruh unit kerja baik fungsi fasilitatif maupun fungsi substantif menjadi rekaman yang sering terjadi duplikasi. Sebagai contoh rekaman kegiatan perencanaan. Kegiatan perencanaan merupakan kegiatan fasilitatif (dukungan manajemen) yang selalu ada di setiap kembaga. 

Kegiatan perencanaan dilaksanakan oleh unit sekretariat jenderal/sekretariat menteri/sekretariat utama (untuk level eselon I). Beberapa variasi nama unit  yang menjalankan fungsi perencanaan yakni biro perencanaan (Kemtan), biro perencanaan dan kerjasama (KESDM), biro perencanaan dan organisasi (kemkopolkam),  biro perencanaan dan kerjasama teknik luar negeri (basarnas), biro perencanaan dan anggaran (kemenpera), biro perencanaan dan keuangan (Lemhanas), biro perencanaan dan hukum (bakorsurtanal) merupakan struktur level eselon 2. kemudian contoh dukungan struktur organisasi level eselon 2 di tingkat sekretariat ditjen bernama bagian rencana dan laporan (Ditjen MIgas) menjalankan fungsi perencanaan. 

Lembaga pemerintah yang menjalankan adalah seluruh lembaga pemerintahan baik pusat dan daerah. lembaga yang mengeluargan regulasi tentang perencanaan adalah kementerian Bapenas dan kementerian PAN dan RB. terdapat juga peran dari kementerian keuangan sebagai pengatur dalam anggaran. berjalannya rencana dan program berdasarkan anggaran atau kemudian anggaran berdasarkan rencana dan program menjadi hal yang masih ramai diperdebatkan. jika kementerian Menpan dan RB mengatur mengenai LAKIP, menteri keuangan mengatur pengukuran dan evaluai kinerja atas pelaksanaan RKAKL. Pelaksanaan outcome dan penjelasan pencapaian output merupakan pengukuran kinerja baik LAKIP maupun pengukuran dan evalasi RKAKL (PMK 249/PMK.02/2011)

Beberapa judul rekaman kegiatan perencanaan adalah 

1. Dokumen renstra (Rencana Strategis). Renstra tahun 2010 - 2014 mencerminkan periode pemerintah pusat, sedangkan untuk pemerintah daerah 2007 - 2012.
2. Rencana Pembangunan jangka panjang, jangka menengah dan penyelenggaraan musyawarah perencanaan pembangunan
3. Rencana Kerja Pemerintah (RKP)
4. Renja-KL
5. Rencana kerja Tahunan (RKT)
6. Program Kerja Tahunan
7. Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga (RKAKL)
8. Pengukuran Kinerja
9. Penetapan kontrak kinerja
10. Indikator Kinerja Utama (IKU)
11. Laporan Akuntabilitas Kinerja  Pemerintah (LAKIP)
12. Laporan Tahunan

Hirarkis struktur organisasi yang berlevel dan pelaksanaan fungsi yang besifat koordinatif menyebabkan rekaman kegiatan pun semakin semakin komplek untuk dikelola.  hal tersebut menjadi dasar bahwa mengolah rekaman kegiatan memerlukan pemahaman konteks kegiatan.

Konteks, konten dan struktur adalah penting agar rekaman kegiatan dapat terberkaskan dengan baik. akan tetapi pendataan berdasarkan konten saja, asal mudah dikendalikan dan mudah dalam pencarian, akan memberikan dukungan manajemen. memberkaskan berdasarkan konteks konten dan struktur menjadi metode untuk mempermudah penemuan kembali. Namun demikian pemanfaatan teknologi informasi dapat memperpendek metode tersebut.