penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan

KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL

DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

LAPORAN

Melaksanakan penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan

(semester pertama Tahun 2016)

PENDAHULUAN

1.    LATAR BELAKANG

Penyusutan dengan kegiatan pemindahan antara lain terdiri dari pemindahan arsip dari unit kerja di lingkungan Ditjen Migas ke Unit Kearsipan (bagian umum dan kepegawaian), pemindahan dari gedung migas ke ruang penyimpanan di luar gedung migas, dan pemindahan dari ruang penyimpanan di luar gedung migas ke pusat arsip KESDM.

2.    MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan tujuan adalah untuk mewujudkan efisiensi dan efektivitas penggunaan ruangan dan penyelamatan arsip.serta melaksanakan penyusutan arsip.

3.    WAKTU PELAKSANAAN

Kegiatan penyeleksian arsip yang akan disusutkan dilaksanakan pada bulab Januari  dan April 2016

ISI

LAPORAN

Melaksanakan penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan

Sebagaimana yang telah disebutkan di dalam latar belakang dapat kami laporkan bahwa kami telah melaksanakan 12 kali pemindahan;

No	Tanggal	Hari	Kegiatan
1	04-Jan-16	Senin	penarikan arsip DMTE
2	06-Jan-16	rabu	pemindahan arsip DMTE ke 2
3	04-Jan-16	Senin	penarikan arsip surat di sekretariat DJM
4	06-Jan-16	rabu	pemindahan arsip DMBK
5	11-Jan-16	senin	menukar boks arsip ke ruang penyimpanan luar gedung
6	11-Jan-16	senin	pemindahan arsip DMBD
7	11-Jan-16	senin	pemindahan arsip DMTS
8	13-Jan-16	rabu	pemindahan arsip DMBD
9	14-Jan-16	kamis	pemindahan arsip SDMH
10	15-Jan-16	jumat	penarikan arsip surat DME
11	15-Jan-16	jumat	penarikan arsip surat DJM
12	08-Apr-16	jumat	penarikan arsip DMTP

PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan bahan evaluasi bagi kepala Subag Tata Usaha dan Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian serta menjadi bukti kerja arsiparis serta bukti kerja pada Sasaran Kinerja Pegawai.

Jakarta, 11 April 2016

Pelapor,

Nurul Muhamad

Rencana Penyimpanan

Pada tulisan sebelumnya http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2014/02/rencana-penyimpanan-arsip.html penulis memaparkan sekelumit pentingnya dan bagaimana rencana penyimpanan arsip harus disusun. Rencana penyimpanan merupakan poin pekerjaan untuk arsiparis ahli, sedangkan untuk arsiparis terampil adalah “penyimpanan dan penataan”.

Sejak fase penciptaan, arsip terkait erat dengan media penuangan dan metode pelaksanaan administrasi birokrasi. Media kertas sebagai bentuk penuangan komunikasi kedinasan akan berdampak pada kebutuhan kertas dan kebutuhan ruangan. Terlebih lagi dengan adanya teknologi informasi, penggandaan dan pertumbuhan arsip semakin cepat.

Metode persuratan secara elektronik masih menjadi hal yang masih di dalam angan angan. Padahal metode tersebut akan mengeliminasi atau setidaknya menggeser kebutuhan ruang peyimpanan menjadi media penyimpanan (berupa server sampai dengan cloud computing).

Penulis berpendapat bahwa kondisi saat ini merupakan masa transisi yang menuntun kearsipan ke arah dua penyimpanan yakni penyimpanan berbetuk ruangan dan lemari arsip serta penyimpanan berbentuk media seperti server, hard disk sampai dengan cloud computing.

Untuk itulah rencana penyimpanan arsip disusun untuk mengantisipasi kedua hal tersebut di atas. Penyimpanan merupakan hal yang vital dalam kearsipan. Tidak adanya ruang penyimpanan akan mengghambat pekerjaan kearsipan. Rusaknya penyimpanan akan merusak pula sistem kearsipan (metode elektronik).

I.             PENYIMPANAN ARSIP KONVENSIONAL

Jumlah arsip di Direktorat Jenderal Minyak Dan Gas Bumi sampai dengan bulan ferbruari 2016 menunjukkan 6735 boks atau setara dengan 1347 meter linear. Ketersediaan ruang simpan di gedung migas masih menunjukkan 33% dari yang seharusnya tersedia.

Kurangnya ketersediaan ruang penyimpanan harus diantisipasi jalan keluarnya. Beberapa solusi yang telah dilakukan antara lain adalah melakukan kerjasama penyimpanan dengan pihak ketiga. Salah satu pihak ketiga yang menyediakan jasa layanan penyimpanan adalah Pusat jasa Kearsipan ANRI.

Sampai dengan tahun 2016, kerjasama tersebut dapat memberikan penyimpanan sekitar 52% arsip yang seharusnya disimpan. Dan sekitar 16% dari jumlah arsip Ditjen Migas telah dipindahkan ke Unit Pusat Arsip KESDM.

Dalam hal penyimpanan arsip konvensional, masih harus mengalokasikan ruang untuk proses penataan arsip dan ruang kerja.

II.            PENYIMPANAN ARSIP DIGITAL

Kapasitas penyimpanan arsip digital yang tersedia masih cukup memungkinkan untuk mengantisipasi pertumbuhan. Keberadaan server dan PC serta laptop sampai dengan hardisk eksternal masih dapat mengakomodir kebutuhan penyimpanan arsip digital. Namun demikian yang belom terencana adalah integrasi penyimpanan. Pada PC yang dipergunakan untuk aplikasi arsip sudah terdapat memori 29 GB dari total  yang terpakai keseluruhan 106 GB pasitas memory. sedangkan kapasitas server masih dapat menyimpan arsip digital sampai dengan 2 tahun mendatang.

Dalam hal penyimpanan arsip digital, harus memperhatikan space sistem operasi serta aplikasi untuk membaca arsip. ketergantungan alat ini yang kemudian mendefinisikan perangkat keras merupakan bagian arsip yang tidak terpisahkan.

Berkas Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja Gas Metana Batubara

Daftar isi berkas Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja Gas Metana Batubara salah satunya adalah penetapan wilayah kerja dan bentuk kontrak kerjasama dan ketentuan pokok kerja sama serta mekanisme penawaran wilayah kerja gas. Arsip tersebut berisikan bentuk kontrak kerjasama dan ketentuan pokok kerja sama serta mekanisme penawaran wilayah kerja gas metana batubara blok tertentu dan peta dan deskripsi yang termuat dalam lampiran.

Bentuk naskah berupa keputusan yang ditandatangani oleh Menteri ESDM. Sejak april tahun 2009, kewenangan penandatanganan didelegasikan kepada Dirjen Migas. Naskah ditandatangani oleh Dirjen Migas atas nama Menteri.

Pada bulan Februari 2016, salah seorang staf subdit penyiapan wilayah kerja non konvensional, direktorat pembinaan usaha hulu migas mencari dokumen tersebut di ruang arsip ditjen Migas. pegawain tersebut berbekal daftar nama wilayah kerja gas metana batubara tahun 2008 yang dijadikan kata kunci pencarian.

Yang ditemukan hanyalah surat pengantar dari Dirjen Migas ke MESDM tentang penyampaian draft keputusan menteri tersebut. Sedangkan produk hukum berupa keputusan yang telah ditandatangani Menteri ESDM tidak diketemukan. Menurut pengakuan arsiparis, bahwa kearsipan ditjen migas tidak akan menyimpan keputusan tersebut, karena secara prinsip kearsipan, keputusan tersebut diarsipan di Sekretariat Jenderal Cq. Biro Hukum KESDM.

Bentuk naskah yang termasuk ke dalam produk hukum, menjadi fokus unit kerja yang menangani bidang hukum dalam mengarsipkan. Dan sering kita jumpai di website instansi pemerintah menyediakan koleksi produk produk hukum. Yang menjadi informasi yang wajib untu di publikasikan.

Pegawai yang mencari arsip tersebut semakin penasaran untuk menemukan. Alasannya adalah dokumen menjadi vital untuk badan usaha terkait. Berdasarkan analisa prinsip kearsipan, maka penelusuran mengarah ke unit kerja yang menangani hukum (biro Hukum)

Melalui website di www.jdih.esdm.go.id yag digawangi oleh Biro Hukum KESDM, diketemukan lah arsip yang dicari. Selain web tersebut, arsip tersebut dapat ditemukan di website http://www.hukumonline.com/pusatdata/view.

Dari gambaran cerita di atas, alihmedia arsip dipergunakan sebagai backup dan kepentingan kecepatan akses. File hasil alihmedia dapat ditempatkan ke dalam database (berbentuk website) yang dapat diakses secara online.

Selain alih media, analisa yang mendasarkan prinsip asal usul, dapat membantu dalam penelusuran. Bahwasanya unit kerja dimana pejabat yang menandatangani adalah tempat pengarsipan. Dengan kata lain, kearsipan Ditjen Migas akan mengarsipkan rekaman kegiatan yang menjadi kewenangan Ditjen MIgas. kearsipan Ditjen Migas mengarsipkan rekaman yang dihasilkan serta disyahkan oleh pimpinan di Ditjen Migas.

Laporan Tahunan

Artikel yang terkait yakni http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2014/03/jra-fasilitatif-1.html dan http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2014/07/jenis-seri-arsip-fasilitatif.html  http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2013/01/rekaman-kegiatan-perencanaan-dan.html

Salah satu jenis arsip fasilitatif adalah laporan. Salah satu jenis laporan adalah laporan periodik seperti halnya laporan tahunan instansi pemerintah. Apakah kegunaan dari laporan tahunan. Dengan mengetahui kegunaan suatu jenis arsip, maka penjiwaan terhadap kecintaan literasi dapat semakin baik. Dengan memahami konten, konteks dan struktur laporan tahunan, maka dapat mempermudah dalam menjalankan manajemen kearsipan.

Laporan tahunan merupakan gambaran capaian kinerja suatu unit kerja dalam satu tahun. Selain itu juga dapat berguna sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas fungsi kepada stakeholder. Arsip laporan tahunan sesuai dengan Peraturan menteri ESDM nomor 13 tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip fasilitatif memiliki umur simpan kurang lebih 6 tahun sejak diterbitkan. Arsip tersebut menjadi permanen jika diberikan nama laporan tahunan kementerian ESDM.

Unit kerja yang melaksanakan tugas fungsi penyusunan laporan tahunan menyimpan selama 2 tahun sejak diterbitkan. Setelah itu maka arsip tersebut dapat dipindahkan ke unit kearsipan yang akan disimpan selama kurang lebih 3 tahun.

Laporan tahunan unit kerja pada tahun ke-6 akan musnah dengan syarat telah menjadi laporan tahunan kementerian. Penulis berpendapat, lengkapnya jenis arsip berupa laporan tahunan kementerian ESDM dapat menjadi gambaran capaian kinerja yang lengkap pula. Untuk menuju kelengkapan suatu literasi, dibutuhkan ruang simpan dan perhatian pada setiap jenis arsip termasuk arsip laporan tahunan unit kerja.

Registrasi surat investasi

A. Persoalan

Apakah surat investasi yang telah dilimpahkan kepada PTSP Pusat masih harus dilakukan pencatatan oleh Ditjen Migas?

B. Praanggapan

Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang telah dilaksanakan adalah sebagai berikut:

1. Peraturan menteri ESDM nomor 23 tahun 2015 tentang pendelegasian wewenang pemberian perizinan bidang minyak dan gas bumi dalam rangka pelaksanaan pelayanan terpadu satu pintu kepada kepala Badan Koordinasi Penanaman Modal;

2.    Keputusan Dirjen Migas tentang penunjukkan pejabat/pegawai penugasan di BKPM;

3.    Standar Operasi Prosedur yang berlaku di Ditjen Migas.

C. Fakta yang Mempengaruhi

Fakta yang mempengaruhi adalah dokumen permohonan perijinan diajukan ke kepala BKPM sebagai PTSP Pusat. Bersadasarkan pendelegasian wewenang tersebut, dokumen perijinan menjadi kewajiban PTSP Pusat dalam hal pengelelolaan (pencatatan dan pendokumentasian).

D. Analisis

Pemecahan atau cara bertindak yang pertama adalah melakukan pencatatan surat terhadap formulir checklist yang diterbitkan oleh PTSP pusat pada saat dokumen tersebut sampai ke Ditjen Migas. Yang kedua adalah menyampaikan formulir checklist melalui surat.

E. Simpulan

Kesimpulan telaahan ini adalah pejabat/pegawai yang ditugaskan di BKPM melaksanakan tugasnya dengan sistem kerja BKPM sebagai PTSP Pusat.  Ditjen migas sudah tidak lagi mencatat dan memberikan nomor terhadap dokumen perijinan yang telah dilimpahkan.

F. Saran

Pencatatan formulir checklist yang disampaikan oleh PTSP Pusat ke Ditjen Migas dilaksanakan secara terpusat melalui aplikasi surat di tata usaha Ditjen Migas. Hal tersebut untuk mempermudah penelusuran dokumen perijinan dan penyusunan dokumentasi jumlah perijinan.

Arsiparis Pelaksana Lanjutan

Pemantauan Pengelolaan Arsip Ditjen Migas ke-7

I.          PENDAHULUAN

Definisi pengelolaan menurut Kamus Bahasa Indonesia adalah menyelenggarakan, mengendalikan, atau mengurus, Pengelolaan arsip dapat mempunyai arti menyelenggarakan kearsipan, mengurus arsip, dan mengendalikan pertumbuhan arsip. Kegiatan pengelolaan arsip dapat berisi tentang pemberkasan, input data, deskrepsi, penataan, pembuatan daftar, mengolah data, scanning, upload pdf, pemilahan arsip dan non arsip, pengelompokkan berdasarkan klasifikasi, pemindahan dari unit kerja ke unit kearsipan, pengangkutan dari ruang olah ke ruang simpan, pengurutan boks, labeling boks.

Kegiatan mengurus arsip diperlukan perbandingan yang ideal antara petugas atau dan jumlah arsip. Menurut perhitungan bahwa setiap tahunnya, satu petugas  dapat menghasilkan mengurus 480 boks arsip dalam satu tahunnya. dengan asumsi 2 boks per hari x 240 hari. Juga dapat mengurus 6.000 data per tahun dengan asumsi 25 data pada tiap harinya.

Kegiatan mengendalikan arsip dilaksanakan dengan melaksanakan peningkatan kepercayaan unit pengolah atas layanan penyimpanan. Ketika unit pengolah tumbuh kepercayaannya, maka mereka akan sadar untuk membuat permohonan pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan. dengan demikian maka akan terjadi penciptaan arsip di unit kearsipan. Arsip tercipta dari hasil pemindahan arsip unit pengolah.

II.          MAKSUD DAN TUJUAN

Mencatatkan capaian bidang kearsipan di Ditjen Migas

III.          WAKTU PELAKSANAAN

Juni sampai dengan Desember 2015

IV.          ISI LAPORAN

Beberapa capaian yang dapat disampaikan antara lain adalah:

1.    Terjadi revisi kapasitas simpan di gedung migas yang semula 1200 boks (bulan mei 2015) menjadi 1600 boks (bulan desember 2015). Hal tersebut karena telah diadakan lemari arsip (roll opeck);

2.    Tumbuhnya kesadaran dari unit untuk menyampaikan pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan melalui nota dinas. Sampai dengan bulan desember 2015 tercatat 13 unit pengolah yang memohon untuk dapat memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan;

3.    Membaiknya tingkat kepercayaan pejabat dan pegawai mengenai layanan kearsipan. hal tersebut ditandai dengan sudah menipisnya stigma bahwa jika arsip masuk ke unit kearsipan akan susah untuk dicari kembali;

4.    Terselenggaranya rapat – rapat kearsipan dengan pemilihan tema antara lain, pemindahan arsip ke pusat arsip KESDM, Bimbingan teknis penyimpanan arsip dalam perspektif pemeriksaan, penyusunan SOP Kearsipan, kunjungan ke Kantor Arsip UI dan Kantor Arsip Kabupaten Sleman;

5.    Diteruskan kerjasama penyimpanan arsip inaktif dengan lembaga penyedia jasa penyimpanan telah memberikan solusi untuk penyimpanan arsip sebanyak 3500 boks;

6.    Optimalisasi penyimpanan arsip yang dititipkan di pusat arsip KESDM. Hal tersebut dilakukan dengan memindahkan ke ruang arsip lantai 10 di gedung migas;

7.    Berperan serta dalam proses pengumpulan koleksi arsip permanen energi dan sumber daya mineral yakni berhasil dipindahkannya dokumen UKL dan UPL migas ke Pusat Arsip KESDM.

V.          PENUTUP

Demikian laporan pemantauan pengelolaan arsip ke tujuh disusun sebagai bukti pelaksanaan pekerjaan arsiparis. 

Penyeleksian Arsip yang akan disusutkan

Latar belakang

Kearsipan sebagai tata kelola terhadap bentuk komunikasi dan transaksi pelaksanaan kegiatan pemerintahan, dituntut untuk dapat menjamin ketersediaan arsip.

Bukti jalannya pemerintahan dapat ditunjukkan dengan adanya data arsip yang dikelola. Bukan hanya menunjukkan berapa banyak data arsip serta kuantitas boks arsip dalam satuan ukur meter linear, namun meninggalkan pula alur cerita tata kelola dalam kearsipan.

Sesuai dengan peraturan menteri PAN dan RB Tahun 2009 tentang arsiparis dan angka kreditnya kegiatan “penyeleksian arsip yang akan disusutkan” merupakan penggambaran kondisi arsip yang akan disusutkan.

Sindiran bahwa kondisi kearsipan di Indonesia masih dalam tataran perdebatan pengelolaan, tak menyurutkan dalam aktifitas arsiparis. Mau tak mau arsiparis melaksanakan aktifitas sesuai dengan rincian butir kegiatan sebagaimana aturan yang berlaku.

Maksud dan tujuan:

Maksud dan tujuan antara lain menciptakan daftar arsip yang diusulkan musnah, daftar arsip yang disimpan, daftar arsip yang dipindahkan. Selain itu juga menciptakan dampak baik yakni menjaga ruang kerja yang kondusif (tidak terpenuhi dengan tumpukan arsip).

Waktu pelaksanaan

Kegiatan penyeleksian arsip yang akan disusutkan dilaksanakan selama tahun 2015.

Isi laporan

Pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan Ditjen Migas selama tahun 2015 sebagaimana tabel di bawah ini;

No	Unit kerja	Keterangan	Kelompok
1	Sekretariat DJM	disimpan oleh sekretariat DJM, berupa copy surat masuk	Dikelompokkan kedalam masalah ketatausahaan
2	Investasi migas	Pengukuran kemampuan usaha penunjang bidang migas (SKUP)	Inisial DMBI
3	Pemberdayaan potensi dalam negeri	Berkas perijinan impor barang untuk kepentingan industri migas dan ijin mempekerjakan tenaga kerja asing migas	Inisial DMBD
4	Standarisasi Migas	Arsip yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas dan fungsi antara lain penyusunan SNI Migas, penerbitan ijin NPT, serta register dan sertifikat juru las	Inisial DMTS
5	Keuangan	Dokumen pembayaran seperti SPM dan SP2D beserta lampirannya	Kelompok dokumen pembayaran terdiri atas pembayaran di atas 200 juta, sampai dengan 200 juta, dan pembayaran melalui bendahara
6	Hukum	Rancangan keputusan menteri terkait kemigasan diharmonisasi oleh hukum	Inisial SDMH
		Kontrak kerjasama “PSC”, TAC,
7	Umum dan kepegawaian	Berisi berkas Daftar usulan Penilaian Angka Kredit Inspektur Migas
8	PPK Jargas 2013, 2014	Laporan pembangunan, pengawasan dan penyusunan dokumen FEED dan DEDC Jaringan Gas Kota
9	Pengangkutan	Ijin usaha pengangkutan	Inisial DMOA
10	PPK Penunjang	Permintaan pengadaan
11	Pokja - Pokja DMO/E/B/T	Dokumen pembuktian pelelangan
12	Niaga migas	Dokumen penerbitan ijin niaga migas	Inisial DMON
13	Penyimpanan migas	Penerbitan ijin penyimpanan migas	Inisial DMOS
14	Keselamatan hilir migas	Data kelengkapan sertifikasi keteknikan hilir migas	Inisial DMTO

Penutup

Sampai dengan akhir tahun 2015, jumlah boks yang disimpan di gedung migas adalah 1.342 boks dan di ruang sewa sebanyak 3.500 boks.