Pemahaman Organisasi bagi Arsiparis

Seorang arsiparis secara umum mengetahui dan memiliki wawasan tentang dasar dasar, konsep konsep dan prinsip - prinsip dalam organisasi. Pendidikan di perguruan tinggi atau pendidikan dan latihan penciptaan arsiparis, memberikan bekal pengetahuan organisasi kepada seorang arsiparis.

Penulis hanya mengupas mengenai organisasi secara umum yang terdiri pengertian organiasi, tipe organisasi pemerintah dan elemen  organisasi. Penulis berfikir bahwa mengetahui eksistensi seorang arsiparis sebagai pejabat fungsional tertentu yang menjadi supporting dalam pencapaian tujuan organisasi, dapat dimulai dari pemahaman organisasi, tipe organisasi yakni tipe organisasi pemerintahan/negara serta elemen organisasi.

Kedudukan adalah arsiparis di pemerintahan, serta sejauhmana peran yang dapat dilaksanakan arsiparis di organisasi pemerintah atau organisasi negara. Tentu saja dasar dasar organisasi, perkembangan organisasi serta elemen organisasi perlu dipahami sebagai alat atau piranti dalam pelaksanaan eksistensi seorang arsiparis.

Pengertian Organisasi

Pengertian bahwa dalam mencapai tujuan dari kelompok individu akan lebih efektif jika dilakukan secara sistematis. Perilaku setiap individu yang berbeda beda karena watak dan sifat menjadi kompleksitas dalam memahami langkah dan tahapan mencapai tujuan/sasaran tertentu. Dari kelompok individu yang sejenis bertemu dengan kelompok lainnya yang tercermin dalam koalisi koalisi. Untuk itu kelompok individu sampai dengan koalisi koalisi diwadahi dalam struktur tertentu yang mengatur interaksi tersebut. Struktur tertentu tersebut dapat menghemat waktu yang diperlukan untuk mencapai sasaran. Juga dapat memberikan standar perilaku masing masing watak dan perilaku baik individu, kelompok individu sampai dengan koalisi koalisi. 

Struktur kecil sampai dengan kumpulan struktur yang merupakan  sistem transformasi mengolah masukan menjadi keluaran yang menggantungkan pada lingkungan untuk kelangsungan hidup. Sistem tersebut menghasilkan makna atau nilai yang akan diperjuangkan dalam kehidupan. Sistem yang menunjukan ikatan ikatan atau kemudian menjadikan konflik serta persaingan. Sistem yang kemudian akan disentuh oleh bidang politik yakni untuk mencapai kekuasaan atau dimanfaatkan oleh kekuasaan.

Struktur dapat menjadi sistem juga dapat menjadi alat untuk mendominasi atau secara tradisional disebut pemimpin. Struktur tertentu yang tercermin dari unit unit untuk menjalankan koordinasi dari aktivitas aktivitas serta memproses informasi yang menunjang dalam pengambilan keputusan. unit yang merupakan batasan dari aktivitas sehingga dapat dipetakan kemampuan serta tindakan.

Bahkan juga pengertian organisasi bukan hanya sebagai struktur dan sistem serta unit saja, namun dapat dilihat sebagai kontrak atau persetujuan persetujuan yang tidak tertulis dari setiap individu, kelompok individu sampai dengan koalisi koalisi.

Tipe Organisasi

Tipe organisasi dibedakan berdasarkan sasaran pokoknya. Salah satu tipe tersebut adalah organisasi pemerintah/Negara. Organisasi level besar yakni Negara juga mempunyai tipe yang berbeda beda. Tipe organisasi tersebut dapat ditelusuri dari teori pembentukan Negara. Negara dapat dibentuk dari kenyataan, perjanjian, penaklukan. Jika diklasifikasikan menjadi beberapa tipe,dibedakan menjadi negara system kerajaan (monarki) dimana raja atau ratu mengangkat perdana menteri sebagai pimpinan yang menjalankan organiasi.  Negara federasi yakni dimana Negara yang terdiri dari Negara Negara bagian.  Negara republik yakni berbentuk kesatuan antara pemerintah pusat dan dearah.

Fungsi Negara pertama yakni fungsi politik, fungsi diplomatis, fungsi yuridis, dan fungsi administrative. Pakar ketatanegaraan montesque dari perancis yang membedakan fungsi eksekutif, yudikatif dan legislative memberikan pengaruh pada perkembangan ketatanegaraan.

Di indonesia perubahan tersebut seiring dengan perubahan UUD 1945 yang semua Fungsi/organisasi Negara terbagi atas DPR, Presiden, BPK, DPA dan MA. Setelah perubahan UUD 1945 Fungsi/organisasi Negara terbagi menjadi fungsi legialatif dijalankan oleh MPR, DPR, DPD, fungsi eksekutif diperankan oleh Presiden dan Wakil Presiden. Fungsi Auditif dilaksanakan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), fungsi yudikatif yang melaksanakan kekuasaan kehakiman diperankan lembaga MA, Komisi Yudisial, MAhkamah Konsituti dan munculnya Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK).

Tipe organisasi pemerintahan Indonesia berkembang dari masa ke masa yang tercermin lima fungsi tersebut dijalankan untuk meraih tujuan Negara yakni melindungi segenap bangsa Indonesia dan tumpah darah Indonesia; memajukan kesejahteraan umum; mencerdaskan kehidupan bangsa; ikut melaksanakan ketertiban dunia berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi dan keadilan sosial.

Undang undang penyelenggaraan Negara nomor 28 tahun 1999 mengatur mengenai azas sistem penyelenggaraan pemerintahan yakni kekuasaan tertinggi di tangan rakyat, presiden pemegang kekuasaan eksekutif tidak bertanggungjawab kepada DPR, dalam menjalankan tugas presiden dibantu oleh menteri. Azas yang dilaksanakan dalam penyelenggaraan pemerintah antara lain kepastian hukum, tertib,  kepentingan umum, profesionalitas, proporsionalitas dan akuntabilitas.

Elemen Organisasi

Kultur kehidupan (idiologi, politik, social, ekonomi, keamanan dan pertahanan) yang senantiasa berkembang dikarenakan pertukaran budaya yang dialami oleh lingkungan organisasi membawa pengaruh kepada elemen organisasi. Elemen organisasi yakni manusia, tujuan tertentu, pembagian tugas, sebuah sistem untuk mengkoordinasi tugas tugas, dan batasan berdasarkan produk aturan yang juga dapat disebut hirarki otoritas dari masing masing level struktur.

Salah satu elemen organisasi yakni Hubungan antar individu di dalam pekerjaan dalam menjalankan pembagian tugas dan koordinasi tugas2 diatur dengan produk aturan. Untuk organisasi pemerintah menganut produk aturan Undang undang nomor 43 tahun 1999 tentang pokok pokok Kepegawaian. Pengaturan tersebut salah satunya mengenai jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan ditetapkan dalam formasi. Jumlah pegawai yang diperlukan tersebut harus diatur sedemikian rupa sehingga hubungan antar individu di dalam pekerjaan dapat berjalan dengan baik. Untuk itulah diperlukan penetapan jabatan dan kepangkatan tertentu agar dapat mendukung hubungan antar individu tersebut.

Jabatan dan kepangkatan tertentu dapat menjadi faktor untuk mengelola korelasi antar unit di dalam organisasi jika terdapat kejelasan pembagian tugas dan tanggung jawab, mengelompokan aktivitas, mengatur koordinasi secara vertikal maupun horisontal. Termasuk diantaranya job profile sehingga salah satu elemen organisasi termaksud dapat terkelola dengan baik.

Perkembangan pada tahun 1995 an yang memisahkan jabatan struktural dan non struktural (baik umum maupun teknis) menemukan kendala sehingga memunculkan permasalahan. Permasalahan tersebut antara lain kuaifikasi pendidikan non struktural teknis (contohnya arsiparis) semakin meningkat dari yang dulu SMA sekarang harus dipersyaratkan Diploma sampai dengan Sarjana. Permasalahan yang kedua adalah munculnya pekerjaan yang sudah tidak layak dilakukan pada jabatan tertentu (imbas peningkatan kualifikasi pendidikan) yang kemudian memunculkan tenaga outsorcing. Permasalahan yang ketiga adalah tumpang tindih pekerjaan yang terdapat di jabatan struktural dan non struktural teknis (penyebutan jabatan non struktural teknis yakni untuk jabatan fungsional tertentu).

Keputusan Menpan No. KEP/61/M.PAN/6/2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan mewajibkan suatu organisasi menyusun peta jabatan dan uraian jabatan sehingga permasalahan permasalahan seperti tumpang tindih pekerjaan, munculnya tenaga outsorcing, peningkatan kualifikasi pendidikan dapat diantisipasi.

Walaupun Pada jabatan fungsional tertentu seperti arsiparis, hubungan antar individu yang tercermin dalam peta jabatan dan uraian jabatan diatur tersendiri oleh keputusan menpan dan pimpinan lembaga terkait, namun perlu dilakukan revisi yang mengikuti perkembangan organisasi. Misalnya pada tahun 2009 menpan telah menetapkan peningkatan kualifikasi arsiparis dari SMA ke Diploma 3, namun untuk uraian jabatan belom dikakukan perubahan. Hal tersebut terjadi ketidak sesuaian kualifikasi pendidikan dengan uraian pekerjaan misalnya apakah entri surat masih cocok untuk arsiparis yang berkualifikasi Diploma 3 (DIII).

Dalam era reformasi birokrasi, penataan sistem menejemen SDM aparatur dan analisis jabatan dipergunakan untuk membentuk peta dan uraian jabatan sebagaimana yang diatur dalam Peraturan Menpan dan RB No. 20/2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014.

Kesimpulan 

Pada kesimpulan pertama bahwa jika organisasi dianalogikan seperti mesin atau alat yang bernama birokrasi (ditemukan oleh max weber) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Maka pemahaman organisasi bagi seorang arsiparis dapat dimulai dari kedudukan atau hirarki di dalam suatu organisasi. Yang selanjutnya adalah prosedur dan standar operasi arsiparis pada setiap jenjang nya. Spesialisasi yang rinci dari seorang arsiparis, dan akhirnya jenjang jabatan arsiparis dapat terpetakan.

Kesimpulan kedua adalah bahwa dalam kedudukannya di dalam organisasi yang diatur oleh keputusan Menpan, Kepala BKN dan Kepala ANRI, seorang arsiparis telah diperinci rincian pekerjaannya,  spesialisasinya, diatur operasi prosedurnya, bahkan kreatifitas dan prestasi dapat didasarkan pada peraturan tersebut. Jika aturan pimpinan organisasi terkait tidak peka terhadap perubahan organisasi, maka eksistensi dalam ikut melaksanakan tujuan Negara, tidak dapat maksimal dilaksanakan oleh seorang arsiparis.

Kesimpulan selanjutnya adalah perkembangan organisasi seiring dengan perubahan UUD 1945 bahkan sampai perubahan system penyelenggaraan Negara beserta metode metode yang dipergunakan oleh organisasi dalam mencapai tujuan yang tercermin dapat peraturan perundang undangan, harus diikuti oleh seorang arsiparis demi menunjukan eksistensi di dalam organisasi. Sebagai elemen organisasi bukan bersifat pasif seperti mesin saja, namun dapat berperan serta dalam setiap perubahan tersebut.

Kesimpulan terakhir adalah peningkatan kompetensi agar profesionalitas seorang arsiparis dapat terwujud jika tanggungjawab diri arsiparis, organisasi serta komitmen pimpinan dapat sinkron.

Pengorganisasian Surat

Selama ini kita kenal asas pengorganisasian baik arsip maupun surat. Pengorganisasian tersebut mepertimbangkan yakni besar kecilnya organisasi beserta lokasi gedung kantor. Pengorganisasian dengan mempertimbangkan hal tersebut dikarenakan waktu penyampaian surat akan sagat dipengaruhi oleh organisasi yang memiliki jenjang yang luas. Kecepatan penyampaian surat tergantung kepada banyaknya surat per hari dan beban kerja para petugas penerima surat. Oganisasi yang besar akan mendelegasikan banyak kewenangan kepada level level jabatan di bawahnya. Beban organisasi akan dibagi habis kepada level organisasi sehingga tujuan organisasi dapat secara efektif dicapai.

Besar dan tidak organisasi dapat terlihat dengan keputusan pimpinan tertinggi atas pelimpahan kewenangan kepada pejabat level dibawahnya yang terkait teknis pekerjaan. Pelimpahan kewenangan tersebut memperhatikan efektifitas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi serta beban tanggung jawab jabatan. Contohnya seorang menteri akan mendelegasikan tugas dan kewenangan kepada direktur jenderal jika terkait dengan teknis penyelesaian tugas.. Menteri ESDM melimpahkan kewenangan pemerian Izin usaha di bidang Minyak dan Gas Bumi kepada Dirjen Migas. Permohonan izin usaha migas seperti izin usaha niaga migas, izin pengangkutan migas, izin penyimpanan migas, yang sebetulnya adalah kewenangan MESDM telah dilimpahkan kepada Dirjen Migas. Beban kerja Menteri ESDM yang terkait kebijakan Migas, Listrik, Mineral batubara, energy baru terbarukan sangatlah besar sehingga jika terkait dengan masalah teknis akan dilimpahkan kepada Dirketur Jenderal terkait.

Organisasi yang memiliki kompleksitas pekerjaan seperti Kementerian ESDM, pengorganisasian surat yang cocok adalah desentralisasi. Pengurusan surat baik penerimaan maupun pengiriman dilaksanakan di unit kerja masing masing. Surat akan banyak ditujukan kepada penerima pelimpahan kewenangan. Maka registrasi surat dan penerusan surat dilaksanakan di masing masing unit kerja. Misalnya untuk surat yang ditujukan kepada Dirjen Migas maka akan diproses di Tata Usaha Ditjen Migas.

Lokasi gedung yang terpisah juga menjadi pertimbangan dalam pengorganisasian surat. Suatu organisasi yang memiliki satu lokasi kantor akan mudah dalam penyampaian surat. Distribusi pekerjaan melalui surat pun akan terlaksana tanpa harus memakan waktu yang lama. Petugas penyampai surat akan menjangkau tanpa harus memakan waktu ber jam - jam. Berbeda jika suatu organisasi memiliki lokasi yang terpisah pisah. Jika lokasi terpisah maka sebaiknya mempergunakan asas desentralisasi. contohnya lokasi gedung Kementerian ESDM terpisah pisah yakni Medan Merdeka no 18 jakarta, Gedung Plaza Migas Centris, Jl. Prof. Dr. Supomo, SH No. 10 Jakarta, Jl. H.R. Rasuna Said Blok X 2, Kav. 07 dan 08 Kuningan, Jl. Diponegoro No. 57 bandung jabar , Jl. Patra Kuningan Raya No. 1 B ,  Jl. Jend. Gatot Subroto Kay. 49, Jakarta Selatan 12950 Telp. 021-5254508, Fax. 021-5255863, Jl. Cileduk Raya Kav 109 cipulir Kebayoran lama  dan Jl. Cikini .

Nah, bagaimanakah peran optimalisasi penggunaan Teknologi informasi?, apakah peran teknologi informasi dapat menembus ruang dan waktu?. Bukankah terpisahnya lokasi kantor tidak menjadi hambatan bagi teknologi informasi komputer?. Kecepatan penyampaian surat dapat dibantu dengan pemanfaatan teknologi informasi komputer. Jika tersedia jaringan internet pada seluruh lokasi kantor keberadaan satuan kerja, dan tersedia aplikasi komputer yang dapat dipergunakan menyampaikan surat, maka pertimbangan lokasi gedung yang terpisah sudah tidak dipergunakan lagi. Namun demikian perlu diperhatikan, karena proses kerja penyelesaian pekerjaan masih belum dapat melepaskan kertas. Selama ini pemanfaatan teknologi informasi masih hanya sebatas mengetik, browsing, kirim email. Namun untuk dapat mendistribusikan pekerjaan (mengisi lembar disposisi) masih sering nya para pejabat dituangkan dalam kertas lembar disposisi.

Sudah siapkah para pejabat mendistribusikan pekerjaan bukan di lembar disposisi (bentuk kertas). Dapatkah para pejabat melepas ketergantungan kebiasaan mendisposisi surat dengan tulisan pulpen dan tinta pena?.siapkah para petugas pengurusan surat membiasakan diri dengan teknologi informasi.

Kesiapan secara sumberdaya harus berawal dari internal organisasi. Selain sarana dan prasarana seperti computer, jaringan internet, supply listrik, aplikasi computer (baisdata),  yang tak kalah pentingnya adalah keyakinan dari level top manajemen untuk menerapkan persuratan berbasis Elektronik. Keadaan mayoritas pegawai yang belom menguasai teknologi informasi komputer menyebabkan keyakinan top level manajemen tidak muncul. Masih banyak para sekretaris eselon I berasal dari generasi tua. Jajaran petugas pengadministrasi umum juga memiliki biground pendidikan SMP dan SMA. Kebiasaan penggunaan teknologi informasi computer belum dibiasakan untuk proses penyelesaian pekerjaan, masih sekedar hiburan semata.

Pemanfaatan teknologi komputer dapat menyebabkan pengorganisasian yang bersifat campuran. Artinya campuran sentralisasi dan desentralisasi. Pengurusan surat berada di satuan kerja masing masing namun tetap ada control kendali dari pusat. Keuntungan yang diperoleh yakni keseragaman system, duplikasi dapat berkurang, koordinasi antar satuan kerja dapat terkontrol.

Organisasi Negara

Petugas arsip (arsiparis atau pengadministrasi umum) mengenal organisasi untuk menentukan kelompok berkas. Organisasi yang terdiri unsur pimpinan dan bawahan. Organisasi tersebut terdiri dari unit kerja sebagai unit pengolah arsip. Istilah unit pengolah terdapat di dalam organisasi kearsipan yang membedakan antara unit pengolah dengan unit kearsipan. Unit pengolah dapat diidentifikasi dari nama jabatan yang menandatangani surat keluar. Jabatan yang memiliki otorisasi dalam pengambilan keputusan untuk unit kerja pada bidang terkait. Pengetahuan mengenai organisasi ditambah dengan hubungan kerja organisasi tempat kerja arsiparis. Untuk itu diperlukan pemahaman yang luas mengenai organisasi sesuai administrasi negara indonesia.

Organisasi eksekutif, yudikatif dan legislatif. Jabatan politis, ada juga jabatan Karir pegawai negeri sipil. Eselonisasi jabatan di PNS yakni eselon I, II, III, dan IV. Aturan organisasi yg menyebut surat keluar instansi harus ditandatangani oleh minimal eselon II dan pengecualian pada hal - hal tertentu eselon III dapat menandatangani surat keluar. Alur penyelesaian tugas berdasarkan jenjang organisasi misalnya surat masuk ke menteri di disposisi ke direktur jenderal, kemudian diturunkan ke direktur dan kebawah lagi yakni ke subdit, berujung pada eselon IV sampai ke pejabat fungsional umum dan pejabat fungsional tertentu.

Pada bidang kearsipan, untuk mempermudah dalam pencarian, saking banyaknya data, maka data dikelompokkan yang kemudian disebut dengan "klasifikasi". Hubungan kerja satu instansi ke instansi yang lain dapat mengakibatkan klasifikasi instansi. Contohnya di kementerian ESDM, aturan registrasi persuratan memakai klasifikasi masalah dan klasifikasi instansi. klasifikasi instansi dimaksudkan agar surat dapat dilakukan pencarian melalui klasifikasi instansi. Klasifikasi instansi sesuai dengan portal indonesia membagi menjadi lembaga negara, kementerian, LPNK, Pemerintah Daerah, Perwakilan negara dan BUMN.

Lembaga Negara yakni MPR, DPR, BPK, Mahkamah Agung, Mahkamah Konstitusi, Dewan Perwakilan daerah dan Komisi Yudisial. Kementerian koordinator bidang polhukam, perekenomian, kesejahteraan rakyat. Kementerian antara lain Sekretariat Negara, Agama, energi dan sumberdaya mineral, luar negeri, dalam negeri, kehutanan, kesehatan, keuangan, pertahanan, perindustrian, sosial, tenaga kerja dan transmigrasi, kelautan dan perikanan, pariwisata dan ekonomi kreatif, komunikasi dan informatika, pekerjaan umum, pendidikan dan kebudayaan, perdagangan, pertanian. Kementerian negara yakni riset dan teknologi, koperasi dan UKM, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak, pendayagunaan aparatus negara dan reformasi birokrasi, pembangunan daerah tertinggal, perencanaan pembangunan nasional/kepala bapenas, badan usaha milik negara, perumahan rakyat dan pemudan dan olahraga. setingkat menteri yakni kejaksaan agung, tentara nasional indonesia, kepolisian negara repoblik indonesia dan UKPPPP.

Lembaga non Kementerian dalam melaksanakan tugasnya LPNK masing masing dikoordinasi oleh menteri yakni Arsip Nasional RI, Perpustakaan Nasional RI, badan Kepegawaian nasional, Lembaga Penerbangan antariksa nasional, lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, Badan Perlindungan dan penempatan tenaga kerja indonesia, badan standarisasi nasional, badan pertanahan nasional, badan pengkajian dan penerapan teknologi, badan pengawas keuangan pembangunan, badan pengawas tenaga nuklir, badan pengawasan perdagangan berjangka komoditi, badan nasional penanggulangan bencana, Badan Pengawas Obat dan makanan, badan meteorologi, klimatologi dan geofisika, badan koordinasi survei dan pemetaan nasional, badan koordinasi penanaman modal, Badan pusat statistik, badan kependudukan dan keluarga bencana nasional, LAN, LKPP, Lemhanas, lembaga sandi negara, 

Semakin banyak organisasi baru, entah dikarenakan mengemban amanat Undang undang atau karena agenda nasional atau agenda pemerintahan yang sedang berkuasa demi untuk melancarkan pelaksanaan program program maupun agenda politik. Jenis jenis organisasi independen, organisasi yang bertanggungjawab langsung kepada Presiden juga memeriahkan berkembangnya buanyak organisasi di Indonesia. membagi kewenangan dan membagi tugas dimaksudkan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam berbangsa dan bernegara. inisial nama dengan menggunakan kata "dewan', 'komisi', 'satuan kerja'. 'badan'

Komisi Informasi Pusat (KIP), Komisi Penyiaran Indonesia (KPI), Komisi Pemilihan Umum (KPU), Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), Komisi Pengawas Persaingan Usaha (KPPU), , Komnasham, Komisi Perlindungan Anak (KPAI).

dewan nasional perubahan iklim (DNPI), dewan energi nasional, dewan pertimbangan presiden, dewan pertahanan nasional, dewan sumber daya air nasional. Badan Pelaksana Hulu Migas yang sekarang SKMIGAS, BPH Migas. 

Pada situs wikipedia pembedaan didasarkan pada lembaga struktural dan lembaga non struktural, lembaga independen. keterangan lembaga yang telah dihapus tetap menjadi dasar pemberkasan yang disesuaikan dengan tahun keberadaan lembaga tersebut.

Aturan organisasi yang memungkinkan unit bersifat adhoc dan jabatan yg dilimpahkan untuk pelaksanaan bidang tertentu menjadikan pemahaman organisasi berkembang. Contohnya: kuasa anggaran, kuasa pengguna anggaran dan diturunkan ke pejabat pembuat komitmen. Contoh lain adanya unit layanan pengadaan (ULP).

Kesimpulannya adalah seorang arsiparis dan pengadministrasi umum memerlukan pengetahuan organisasi pemerintahan. Pengetahuan tersebut membantu dasar pemberkasan karena rangkap jabatan pada seorang pejabat. harus dibedakan berkas atau filling ketika menteri ESDM sebagai menteri dan ketika sebagai kepala Satuan Kerja Migas. manakala terjadi rangkap jabatan, konsistensi penamaan berkas baik ketika arsip bersifat aktif, inaktif sampai dengan statis. 

Selain hal tersebut traking keberadaan arsip dapat dilacak misalnya kemungkinan berkas kerja atau arsip dewan sumber daya air nasional akan berada di kantor kementerian pekerjaan umum, dikarenakan menteri PU sebagai Ketua harian dewan sumber daya air nasional.

Alasan lain bahwa pengetahuan organisasi sangat diperlukan bagi arsiparis adalah ketika melakukan filling harus dapat menunjukkan kewenangan dari jabatan sehingga memudahkan identifikasi arsip penting dan tidak penting. arsip bernilai administrasi atau hanya informasi saja. karena ketika pejabat termaksud memiliki kewenangan pada bidangnya, maka filling atau pemberkasan harus sesuai dengan bidang kewenangan termaksud, jelek kiranya mencampur arsip atau memberkaskan yang bukan kewenangan dari jabatan termaksud.

Kelompok Arsip Keuangan (Belanja)

Salah satu pertumbuhan arsip yang sangat pesat adalah arsip yang tercipta dalam rangka pelaksanaan belanja pemerintah. Pemerintah baik pusat maupun daerah melaksanakan kegiatan berdasar UU keuangan negara beserta perangkat dibawahnya mulai dari Peraturan Pemerintah, Peraturan menteri keuangan (PMK) sampai aturan teknis yakni keputusan Dirjen Perbendaharaan dan dirjen Anggaran. Mekanisme belanja akan menciptakan berkas keuangan. Seri arsip belanja atau kelompok arsip keuangan (belanja) sebagaimana JRA keuangan membagi menjadi pelaksanaan belanja barang / jasa pemerintah yakni untuk barang habis pakai, belanja inventaris dan belanja jasa. Klasifikasi jenis belanja tersebut masih sangat membingungka para petugas kearsipan yang menata secara fisik arsip keuangan. 

Selama ini JRA Keuangan atau klasifikasi arsip keuangan pada kelompok arsip pembayaran belum mengikuti PMK mengenai akun belanja, sehingga membingungkan petugas arsip dalam pemberkasan. Selain itu juga JRA keuangan dan Klasifikasi arsip keuangan belom mengikuti peraturan presiden mengenai pengadaan barang dan jasa, sehingga kelompok atau klasifikasi ini dapat menjadi tool petugas arsip dalam memberkaskan.

Contoh berikut ini adalah ilustrasi pemberkasan arsip keuangan (belanja) dengan mengikuti mekanisme pembayaran dan penganggaran serta pengadaan barang dan jasa yang disebut pada tulisan ini dengan kelompok arsip non lelang 

Kolompok Arsip keuangan Non Lelang merupakan kelompok arsip pembayaran barang dan jasa yang memiliki kriteria yakni, nilai barang dibawah 100 juta, dan dibawah 50 juta untuk konsultansi. Pelaksanaan pengadaan mempergunakan metode pengadaan langsung. Pelaku atau pejabat yang berkewenangan antara lain adalah PPK (Pejabat Pembuat Komitmen), pejabat penandatangan SPM dan Bendaharawan.

Kelompok Arsip keuangan non lelang juga untuk pengelompokkan arsip pembayaran yang ditransfer  mekanisme bendahara pengeluaran suatu unit Pengguna Anggaran.
Skema penataan arsip pada pembayaran barang dan jasa pemerintah dengan metode pengadaan penunjukkan langsung atau non lelang dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1. Belanja modal yakni berupa peralatan dan mesin serta belanja fisik lainnya
2. Belanja habis pakai antara lain belanja bahan, barang operasional, barang non operasional, dan belanja honorarorium
3. Belanja jasa lainnya yang didominasi pada belaja konsinyering dan rapat
4. Belanja daya dan jasa untuk pembayaran telepon, internet dan listrik
5. Belanja perjalanan dinas yang terdiri dari perjalanan dinas dalam negeri dan luar negeri
6. Belanja sewa
7. Belanja pemeliharaan
8. Tunjangan diklat, tunjangan tugas belajar
9. Gaji dan tunjangan seperti diantaranya pembayaran lembur, uang makan, tunjangan dan lain sebagainya

kKesimpulan tulisan ini adalah, perangkat lunak dalam kearsipan yakni Klasifikasi arsip dan Jadwal Retensi Arsip haruslah mengikuti mekanisme yang terdapat pada aturan di bidangnya. Misalnya jenis dan kelompok arsip keuangan harus mengikuti akun akun belanja yang terdapat pada PMK (Peraturan Menteri Keauangan) dan mekanisme di Ditjen Perbendaharaan dan Ditjen Anggaran. Bukan lagi hanya kelompok pembayaran untuk 3 jenis barang pakai habis, inventaris dan jasa saja, harus dirinci sesuai akun belanja. Hal tersebut akan bermanfaat bagi petugas arsip dalam melakukan pemberkasan. 

Berkembangnya naskah- naskah menjadi rekaman kegiatan

Pakar administrasi negara UGM The Liang Gie bilang bahwa kearsipan hanyalah "hasil samping" dari proses administrasi. Kegiatan administrasi menghasilkan arsip. Konsep bahwa arsip adalah naskah naskah yang dikirim dan diterima dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. Instansi pemerintah menjalankan fungsinya untuk menggerakkan roda pemerintahan menjadikan "hasil samping" (berupa arsip negara). Kegiatan kearsipan yang didasarkan pada UU kearsipan No. 7 Tahun 1971.

Paradigma administrasi negara berkembang dari zaman orde baru ke zaman reformasi. Konsep sentralisasi berubah menjadi desentralisasi dengan UU otonomi daerah tahun 1999 pun telah mengalami perkembangan di tahun 2004. Terhitung 5 (lima) tahun berjalannya otonomi daerah yang membagi kewenangan antara daerah dan pusat membawa pengaruh yang signifikan dalam paradigma administrasi negara Indonesia. Sehingga pada tahun 2004 otonomi daerah berubah berdasarkan UU pemerintah daerah dan UU perimbangan keuangan antara pusat dan daerah.

Pengaruh pada bidang kearsipan di Indonesia yakni ketika kearsipan masih menerapkan konsep "hasil samping" dari kegiatan administrasi maka perkembangan kewenangan ini juga harus diikuti pada bidang kearsipan. Naskah - naskah yang dikirim dan diterima oleh instansi pemerintah menjadi berkembang dan tumbuh pesat karena kewenangan dalam menyelenggarakan pemerintahan dipisah antara pusat dan daerah. Berdasarkan kewenangan pemerintah daerah, maka suatu surat bertanda tangan bupati memiliki nilai arsip yang hampir sama dengan yang ditandatangani oleh presiden dan menteri. Dengan nilai arsip yang hampir tidak bisa dianggap remeh pada semua aspek berbangsa dan bernegara sebagai hasil pembagian kewenangan yang didasarkan pada Undang undang, konsep kearsipan berkembang dari naskah- naskah menjadi rekaman kegiatan. 

Sehingga pada tahun 2009, UU kearsipan membawa konsep rekaman kegiatan dalam bentuk dan media apapun dalam rangka pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. Lokus kearsipan bukan hanya kepada naskah naskah namun berkembang menjadi informasi yang terekam. perkembangan administrasi negara dengan adanya pembagian kewenangan berusaha diantisipasi dengan menjalankan konsep informasi yang terekam. konsep ini juga menjadi jawaban agar paradigma arsip sebagai alat menjalankan pemerintahan saja, namun keberadaan arsip merupakan rekaman kegiatan dari seluruh kegiatan pemerintahan baik pusat maupun daerah.

kesiapan bidang kearsipan akan diuji dikarenakan perkembangan kewenangan dalam menjalankan pemerintahan. sebagai contoh munculnya banyak badan dan lembaga di instansi pusat. sering berubahnya nama kantor di daerah karena harus disesuaikan dengan visi bupati / gubernur yang baru. Informasi tidak bisa hanya dikembalikan pada unit pencipta saja (dalam istilah kearsipan disebut prinsipel of provenance) namun harus dikembalikan kewenangan dari unit pencipta. dalam hal ini dasar hukum atau undang undangnya. Pemahaman unit pencipta arsip didasarkan pada peraturan yang terus berkembang, namun juga tidak melupakan periodesasi sehingga gambaran sejarah tak tergerus karena perubahan itu sendiri. 

Kesimpulannya adalah, siap dan harus disiap dengan perubahan, namun perubahan harus berdasar. rekaman kegiatan pada periode munculnya Otonomi daerah tahun 1999 dan diikuti berkembangnya pemerintah daerah tahun 2004 serta tahun 2009 dengan munculnya UU kearsipan. Klasifikasi arsip harus mampu menunjukkan dan mengakomodir perubahan tersebut. Perubahan dikarenakan dasar mengikuti peralihan kewenangan. 

Arsip Usaha Penunjang Migas

Masa simpan aktif dokumen usaha penunjang minyak dan gas bumi sesuai Peraturan Menteri ESDM Nomor 18 tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Minyak dan Gas Bumi, KESDM  Arsip atau dokumen ini adalah 3 tahun.  
Berikut beberapa analisa yang terkait dengan dokumen usaha Penunjang Minyak dan Gas Bumi

1. Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) Ditjen Migas yang berubah mengikuti Permen 030 Tahun 2005 menyebabkan perubahan kewenangan penandatanganan Dokumen Usaha Penunjang Migas. terhitung mulai tanggal 9 Februari 2006, kewenangan tersebut berpindah dari Direktur Pembinaan Program (DMB) kepada Direktur Teknik dan Lingkungan (DMT)
2. Pelaksanaan didasarkan pada peraturan MESDM nomor 27 tahun 2008 tentang Kegiatan usaha Penunjang Migas dan SK Dirjen nomor 15784.K/10/DJM.S/2010 tentang pedoman pemberian surat keterangan terdaftar yang menimbang bahwa dalam rangka kelancaran dan ketertiban pelayanan memutuskan Direktur jenderal Migas melimpahkan kepada Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas. Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas melalui Subdit Usaha Penunjang meneliti dan mengevaluasi permohonan dan data yang disampaikan oleh perusahaan atau perseorangan.
3. Untuk mengetahui kemampuan dari perusahaan jasa penunjang, surat permohonan ditujukan ke direktur teknik dan lingkungan migas dengan melampirkan data - data antara lain : Biodata Perusahaan  (fotokopi Akte Pendirian, Neraca terkini, NPWP, SIUP/SIUJK, sertifikat Kadin/Asosiasi, SITU/domisili, SP BKPM bagi perusahaan PMA/PMDN, dan SKT Migas lama bagi pendaftar ulang), Daftar tenaga ahli  (struktur organisasi, fotokopi ijazah/curiculum vitae, dan IKTA jika mempekerjaan tenaga kerja asing), Sarana dan Prasarana (daftar peralatan yang digunakan, dan/atau workshop yang dimiliki/dipakai),  Pengalaman usaha perusahaan  (yang terkait dengan bidang usahanya, dan fotokopi kontrak kerja/SPK), Keterangan/izin khusus  (Izin BATAN untuk usaha Radiographic Inspection, dan Izin Perla untuk usaha Pekerjaan Bawah Air), dan fotokopi agreement untuk yang bekerjasama dengan pihak asing), Surat pernyataan tentang kebenanaran dokumen, dan Surat Kuasa Direksi perusahaan yang bersangkutan bila pengurusan SKT Migas  (Registrasi Perusahaan Usaha Penujang Migas  didelegasikan kepada orang lain (selain Direksi)
4. Alur sesuai dengan SOP penerbitan SKT Migas menciptakan arsip antara lain adalah Lembar disposisi Direktur Teknik ke Subdit Usaha Penunjang Migas;  Inspektur Migas/Verifikator langsung melakukan interview tentang bidang usaha yang diinginkan perusahaan serta kesiapan pendukung usaha yang akan dilakukan baik permodalan, peralatan / fasilitas dan SDM dituangkan dalam suatu Berita Acara Verifikasi; Berdasarkan Berita Acara Verifikasi, Subdit Usaha Penunjang Migas mengajukan Nota Dinas usulan/rekomendasi kepada Direktur DMT tentang bidang usaha yang akan diterbitkan dalam SKT Migas disertai pengajuan konsep SKT Migas untuk jangka waktu 3 (tiga) tahun; Direktur DMT atas nama Direktur Jenderal Migas memberikan persetujuan / menandatangani SKT Migas.

Seri ini memiliki masa simpan aktif selama 3 tahun. Setelah 3 tahun terhitung dari tahun pada dokumen, arsip harus diserahkan ke unit kearsipan (Sekretariat Ditjen Migas Cq. Bagian Umum dan Kepegawaian) untuk disimpan selama 1 tahun. dan pada tahun ke 5 arsip tersebut dapat dimusnahkan. Dasar penghitungan umur arsip atau masa simpan aktif berdasarkan masa berlaku SKT Migas yang hanya berlaku selama 3 tahun.

pemanfaatan teknologi informasi dalam tata naskah dinas.

Pendapat masyarakat bahwa inti dan tujuan utama kearsipan dan pengarsipan itu adalah cepat dan mudah dalam penemuan kembali. Mengarsipkan agar mudah untuk ditemukan. mengelola file agar tersimpan dengan rapi dan tersedia untuk penemuan kembali. Memang kenyataan nya adalah demikian, sebagus dan serapi apapun, jika arsip yang disimpan dan ditata sulit dan lama dalam penemuan kembali, apalah gunanya. 

Munculnya penggunaan Teknologi komputer dianggap mampu untuk mengatasi permasalahan dalam penemuan kembali. Mesin pencari ato dalam istilah kerennya "search engine" adalah alat yang sering kita dengar untuk mengatasi penemuan kembali. Basisdata terkomputerisasi sangat ngetren untuk bisa mengatasi penyimpanan dan pencarian. Sistem Informasi menjadi deket dengan telinga para arsiparis sebagai sarana bantu dalam pengarsipan dan kearsipan.

Secara kebijakan dan regulasi pun, pemerintah telah menerbitkan Peraturan Menteri PAN dan Reformasi Birokrasi No.6 Tahun 2011 tentang pedoman umum tata naskah dinas elektronik di lingkungan instansi. Peraturan tersebut mempunyai sasaran pemanfaatan teknologi informasi dalam tata naskah dinas.

Penggunaan teknologi informasi bukan hanya untuk pencatatan dan penomoran surat serta pengendalian informasinya saja. Namun penggunaan tenologi informasi untuk merekam  dan memotret naskah naskah yang telah diterima dan dikirim. Basisdata sebagai perangkat lunaknya dan server sebagai perangkat keras merupakan persyaratan mutlak yang harus tersedia.

Surat keluar ataupun surat masuk direkam mempergunakan mesin scanning dan diunggah pada basisdata. File scan berformat pdf telah tersimpan di server dan dapat dipanggil kembali dengan bantuan aplikasi komputer yang biasa dinamakan sistem informasi. Rekaman atas surat masuk dan surat keluar yang tersimpan pada komputer induk inilah yang akan menyediakan arsip. artinya arsip yang tersedia sebagai hasil rekaman para petugas persuratan yakni pengurusan surat masuk dan surat keluar. 

Para petugas persuratan baik yang memiliki jabatan arsiparis atau pengadministrasi umum dituntut untuk lebih dekat dengan teknologi informasi. Selama ini , petugas yang sudah menguasai entri komputer untuk registrasi surat dan penomoran surat,  petugas persuratan diharuskan melakukan scan /pemindaian dan mengunggah di aplikasi basisdata.

Penambahan petugas pada unit kerja yang menerima surat masuk (sistem sentralisasi), adalah penting dilakukan agar pemanfaatan teknologi informasi dalam tata naskah dinas dapat terlaksana dengan baik. Selain itu juga penambahan space kerja untuk memindai, peralatan scanner yang disesuaikan dengan jumlah surat, dan personal komputer yang terhubung dengan server.

arsip ketenagakerjaan Migas

Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 18 tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Minyak dan Gas Bumi, KESDM menyebutkan seri arsip Pembinaan Program Migas yang salah satunya berisi mengenai ketenagakerjaan.

Seri arsip mengenai ketenagakerjaan migas terdiri atas Rekomendasi Peggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA), Rekomendasi Izin Mempekerjakan Tenaga Asing (IMTA). Seri arsip ini mempunyai masa aktif  selama 1 tahun dan masa inaktif selama 2 tahun dan nasib akhirnya musnah. Masa aktif adalah masih berada di ruang arsip Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri (DMBD), sedangkan untuk masa inaktif, posisi arsip harus sudah diserahkan kepada Unit Kearsipan yakni Bagian Umum dan Kepegawaian Setditjen Migas.

Analisa organisasi dan peraturan yang harus diperhatikan untuk mengelola arsip berseri ketenagakerjaan migas. Analisa tersebut adalah sebagai berikut

1. Dasar hukum pelaksanaan kegiatan ini adalah UU no 22 Tahun 2001 pasal 42 huruf i dan j dan UU no.13 Tahun 2003 serta Keputusan Menteri Tenaga Kerja Nomor kep 110 tahun 1997 tentang pelaksanaan pembatasan TKWNA di sektor Migas. 
2. Hubungan kerja antara Ditjen Migas Cq. Direktorat Pembinaan Program di Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri dan Ditjen Binapenta cq. Dit Pengendalian Penggunaan Tenaga Kerja Asing dan Kadisnakertrans Prov Seluruh Indonesia. dan Satuan Kerja Migas (eks BPMIGAS)
3. Pembinaan Tenaga Kerja Indonesia mewajibkan agar dalam mempekerjakan 5 (lima) orang TKA waib mempekerjakan 1 (satu) tenaga kerja Indonesia (fresh Graduate). Selain itu juga melaksanakan program diklat untuk TKI dalam rangka alih ketrampilan kepada tenaga pendamping
4. arsip arsip atau Data data yang dilampirkan pada surat permohonan IMTA adalah Formulir IMTA Kemnakertrans, Paspor yang berlaku, Curiculum Vitae disyahkan oleh HRD perusahaan, ijazah di legalisir oleh HRD perusahaan, Job deskrepsi, CV tenaga kerja Indonesia sebagai pendamping, ijazah TKI pendamping, Rencana Kerja Tahunan (Program Kerja) Tenaga Asing termaksud, pelaksanaan alih teknologi yang berupa keterangan telah melakukan mentoring kepada tenaga kerja indonesia sebagai pendamping, dan Rekomendasi dari BPMIGAS atau SK Migas untuk Perusahaan KKKS.

Secara nasional, seri arsip ketenagakerjaan akan berada di unit kerja atau instansi yang terkait. berkas sebagai dasar untuk mengeluarkan rekomendasi saja sudah tebal, palagi harus disampaikan ke beberapa instansi yang melaksanakan tugas terkait. contohnya saja SK Migas yang memberikan rekomendasi kepada Ditjen Migas atas TKA yang akan dipekerjakan. Ditjen Migas memberikan Rekomendasi ke Ditjen Binapenta untuk diterbitkan pengesahann rencana penggunaan tenaga kerja Asing.

Seri arsip tenaga kerja di bidang migas tumbuh dengan cepat pada instansi yang menjalankan tugas pembinaan dan pengawasan tenaga kerja. Hal tersebut dikarenakan perijinan dilakukan pada 1 jabatan atau 1 orang tenaga kerja. Pun instansi yang menjalankan pembinaan dan pengawasan tenaga kerja harus berkoordinasi, hasil koordinasi inilah yang mencipatakan pertumbuhan arsip yang cepat. SK Migas (eks BPMIGAS), Ditjen MIgas, Ditjen Binapenta, Kadisnakertrans di seluruh provinsi.

Surat dan Lampirannya

Pejabat publik melaksanakan komunikasi untuk melaksanakan tugas dan fungsinya. Sarana komunikasi yang dipergunakan oleh pejabat tersebut dituangkan dalam naskah. Sarana komunikasi sepeti telepon masih menjadi sarana koordinasi, namun untuk yang bersifat resmi atau formal , komunikasi para pejabat tersebut dituangkan dalam tulisan yang kemudian ditandatangani oleh pejabat. Naskah - naskah yang disyahkan dan yang diterima oleh pejabat publik  inilah yang disebut dengan arsip.

Secara umum, naskah yang dipergunakan untuk sarana komunikasi para pejabat publik disebut dengan surat. Namun demikian surat tersebut dapat dilampirkan beberapa surat atau dilampirkan keputusan/peraturan, dapat juga dilampirkan data2 dalam bentuk formulir dan lain sebagainya. salah satu contoh adalah surat usulan joint study untuk wilayah kerja Migas yang baru. 

Pimpinan perusahaan menyampaikan komunikasi secara tertulis kepada Dirjen Migas. Bentuk komunikasi tersebut adalah surat. Surat tersebut dilampirkan data - data dan surat lain yang dimaksudkan untuk memperkuat maksud pengajuan joint study. Lampiran tersebut sebagai syarat administratif pengajuan permohonan joint study wilayah kerja baru migas. Lampiran surat tersebut adalah laporan singkat geologi potensi migas, profil dan kemampuan perusahaan, pernyataan kesanggupan menyerahkan jaminan dan rencana kerja joint study.

Laporan Singkat Geologi  Potensi minyak dan Gas Bumi terdiri dari Sejarah ringkas kegiatan eksplorasi pada wilayah kerja yang dimaksud, ketersediaan dan akses data yang mewakili daerah usulan, Geologi Regional, Petroleum System, Konsep eksplorasi.

Profil dan Kemampuan Perusahaan berisi antara lain Bidang Usaha, Laporan Audit Keuangan, Keterangan Bank dan Sumber Daya manusia. 

Sebagai persyaratan administrasi pengajuan permohonan joint study wilayah kerja migas baru, maka dokumen tersebut menjadi satu kesatuan berkas yang tidak terpisahkan. Jika didapatkan terpisah dan maka perlu kiranya untuk dijadikan satu kesatuan. lampiran tersebut perlu dikontrol dengan adanya tanda sehingga ketika terjadi pemisahan karena salah pengurusan dapat dilacak. 

Tanda yang diberikan oleh unit yang meregister sangat diperlukan. Tanda tersebut dapat berupa cap yang menyatakan lampiran surat joint study bersama wilayah kerja migas baru. Hal tersebut sangat bermanfaat dikarenakan ketebalan dokumen lampiran sangat signifikan. Tanda tersebut dibubuhkan setelah di cheklist oleh petugas registrasi surat. 

Pembubuhan tanda ini yang sering dilupakan oleh petugas register surat. Untuk itulah kepala tata usaha harus membuat SOP dan pelatihan terhadap petugas register surat. Tanpa ada SOP dan sosialisasi yang dilakukan terhadap petugas register surat, maka tanda tersebut tak terbubuhkan.

pentingnya surat dan lampiran surat tetep menyatu, dikarenakan ketika nanti sudah selesai tindak lanjut, petugas arsip tidak merasa kebingungan. kebingungan yang dialami oleh petugas arsip adalah ketika lampiran lampiran tersebut diketemukan terpisah. contohnya Laporan Singkat Geologi  Potensi minyak dan Gas Bumi yang diketemukan terpisah. contoh tersebut hanyalah merupakan kelengkapan atau lampiran dari surat permohonan pengajuan joint study wilayah kerja migas baru. jika ditemukan secara terpisah maka akan diangap oleh petugas arsip sebagai arsip tersendiri.

Namun demikian, jika terdapat tanda berupa cap pada Laporan Singkat Geologi  Potensi minyak dan Gas Bumi, maka petugas arsip dengan mudah memberkaskan kembali. menyatukan kembali dengan surat permohonan joint study wilayah kerja migas yang baru.

duplikasi

Duplikasi merupakan arsip yang sama karakter dan sama fisik. Kegiatan administrasi yang membagi kewenangan dan tugas serta fungsi masing - masing pejabat akan menjadikan banyak munculnya duplikasi. praktik berikut ini merupakan sumber munculnya duplikasi.

1. contoh 1 adalah Seorang sekretaris menggandakan 1 naskah berdasarkan disposisi pimpinan yang menunjuk lebih dari 1 pejabat pada level dibawahnya. Pejabat level dibawahnya diberikan tugas sesuai tupoksinya berdasarkan naskah yang sama. Misalnya seorang sekretaris jenderal mendisposisi surat yang harus ditinjau dari sisi hukum, sisi organisasi dan sisi umum. hal ini menyebabkan duplikasi surat yang nantinya akan bertemu ketika arsip diserahkan ke central file. 
2. contoh 2 adalah laporan hasil pekerjaan yang dicetak 10 eksemplar (dikarenakan disebut didalam surat perjanjian) laporan sebagai lampiran diterbitkan SP2D, laporan untuk penanggungjawab kinerja dan kegiatan, laporan untuk P2K.
3. contoh 3 adalah arsip yang dipergunakan sebagai bahan /dasar pengambilan data atau rujukan dalam pelaksanaan kegiatan, misalnya DIPA akan digandakan sejumlah dengan pejabat sebagai manager dimasing masing bagian yakni pejabat eselon 3 yang merupakan penanggung jawab kegiatan, 
4. contoh 4 adalah fungsi dari naskah itu sendiri, misalnya SK kenaikan pangkat...naskah ini akan berada di personile file, juga akan ada di berkas keuangan, sebagai dasar kenaikan gaji. jika ditemukan bukan dalam bentuk berkas, maka akan terlihat sebagai duplikasi
5. contoh 5 adalah tembusan surat. tembusan surat biasanya ditunjukkan dibagian bawah pada naskah. tembusan menunjukkan hubungan kerja, baik sebagai pemberitahuan, laporan ataupun persyaratan administrasi, misalnya surat penugasan luar negeri seorang PNS yang ditembusakan asal instansi PNS termaksud. dan Surat penugasan untuk KPKPN sebagai dokumen pendukung pembayaran beaya perjalan dinas luar negeri. 

demikian contoh praktek duplikasi dan masih banyak lagi yang akan memperbanyak beban kerja arsiparis, jika arsip ketika masih menjadi berkas kerja tidak diberkaskan dengan baik, maka munculkan duplikasi atau arsip yang fisiknya sama, akan sangat tinggi.