Krisis Arsiparis di Kementerian ESDM

Permasalahan kearsipan yang terjadi saat ini adalah keterbatasan jumlah arsiparis. Jumlah tersebut haruslah disesuaikan dengan volume arsip yang tercipta dari pelaksanaan kegiatan organisasi. Volume arsip tersebut menjadi beban kerja yang seyogyanya di imbangi dengan ketersediaan arsiparis.

Sekilas permasalahan ketersediaan jumlah arsiparis terkesan sebagai pendapat yang klasik. Selain itu juga adanya anggapan pekerjaan kearsipan dapat dilakukan disela sela pelaksanaan tugas yang lain. Namun dengan terbitnya peraturan Menteri ESDM Nomor 11 Tahun 2015 sebagai dasar bagai dasar penyusunan formasi, pengadaan pegawai, pengangkatan jabatan dan perencanaan karir, evaluasi jabatan, petunjuk kerja untuk pegawai seluruh unit kerja di lingkungan Kementerian ESDM, pendapat klasik dan anggapan tersebut dapat dipatahkan.

Berdasarkan peraturan peraturan Menteri ESDM Nomor 11 tahun 2015 diketahui ketersediaan arsiparis di Kementerian ESDM kurang lebih 52 orang dengan kebutuhan 209 formasi. Hanya tersedia 25 persen dari kebutuhan jumlah arsiparis, menyebabkan dampak negatif.

Salah satu dampak negatif dari keterbatasan jumlah arsiparis adalah tidak terkelolanya arsip negara. Arsip negara harus dibuatkan program pengelolan yang baik yang salah satunya berasal dari ide dan gagasan soerang arsiparis.  Program kerja di bidang kearsipan pun membutuhkan arsiparis sebagai pelaksana.

Sebagai pelaksana di bidang kearsipan, seorang arsiparis dibatasi dengan kewenangan pada tiap jenjang jabatannya. Suatu unit kerja yang tidak terdapat arsiparis pada setiap jenjang kepangkatan, maka pelaksanaan program kerja kearsipan terkendala. Kendala inilah penulis menyebut dengan kendala dari sisi pelaksana.

Berikut jumlah arsiparis di Kementerian ESDM berdasarkan jenjang dan kepangkatan. Data berdasarkan Permen ESDM No.11 tahun 2015

No	Jenjang Jabatan	Jml Arsiparis	Jumlah Formasi
1	Arsiparis Utama	0	1
2	Arsiparis Madya	1	8
3	Arsiparis Muda	7	27
4	Arsiparis Pertama	3	48
5	Arsiparis Penyelia	26	38
6	Arsiparis Pelaksana Lanjutan	10	38
7	Arsiparis Pelaksana	6	49

Selain kendala dari sisi pelaksana kearsipan, pelaksanaan urusan kearsipan sering terkendala dengan tidak terkomunikasikan dengan pimpinan dan stakeholder kearsipan. Stakeholder kearsipan yakni unit kerja yang memindahkan pengelolaan arsip kepada unit pelaksana kearsipan. Seringnya pimpinan unit kerja memberikan stigma negatif bahwa jika arsip dipindahkan pengelolaannya kepada unit pelaksana kearsipan maka arsip tersebut susah untuk diketemukan kembali.

Untuk itulah unit pelaksana kearsipan haruslah didukung oleh arsiparis sehingga dapat mengeliminir stigma negatif tersebut di atas. Stigma ketidakpercayaan pelaksanaan kearsipan dapat diatasi dengan ketersediaan arsiparis yang memadai. Data menunjukkan bahwa formasi arsiparis belum dapat dipenuhi oleh organisasi hampir di seluruh unit kerja di lingkungan KESDM.

Berikut table Jumlah arsiparis berdasarkan unit kerja eselon I di lingkungan KESDM

No	Jenjang Jabatan	Jml Arsiparis	Jumlah Formasi
1	Sekretariat Jenderal	7	42
2	Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi	3	23
3	Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan	1	3
4	Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara	2	10
5	Direktorat Jenderal Energi Baru Terbarukan & Konservasi Energi	0	5
6	Inspektorat Jenderal	1	12
7	Badan Geologi	19	59
8	Badan Penelitian dan Pengembangan	11	33
9	Badan Pendidikan dan Pelatihan	8	20
10	Sekretarian Jenderal DEN	0	2

Pengisian formasi sebagaimana table di atas, penulis berpendapat dalam kurun waktu sepuluh tahun kedepan belum tentu dapat terpenuhi. Penulis berpendapat perlu upaya dalam menentukan persebaran arsiparis.

Persebaran jumlah arsiparis ke unit unit kerja di lingkungan KESDM seyogyanya diatur berdasarkan volume arsip dan potensi arsip permanen dan statis, serta alamat kantor/lokasi gedung.

Menurut identifikasi penulis, terdapat tiga tipe penempatan yang menggambarkan persebaran arsiparis. Tipe pertama adalah, arsiparis ditempatkan sesuai dengan permintaan unit kerja, unit kerja mengajukan permohonan untuk diperbolehkan menempatkan arsiparis di unit kerja yang bersangkutan kepada unit Pembina kepegawaian yakni biro kepegawaian KESDM.

Tipe yang kedua adalah penempatan berdasarkan analisa fungsi substantif organisasi. Tipe kedua ini tidak menempatkan arsiparis ke unit kerja teknis. Contohnya adalah pada unit kerja Direktorat Jenderal di lingkungan KESDM. Arsiparis berada di Sekretariat Direktorat Jenderal. Tidak ada satu pun arsiparis yang ditempatkan di unit direktorat. Hal ini juga berlaku di Insektorat Jenderal.

Tipe yang ketiga adalah pertimbangan jangkauan lokasi kantor atau lokal gedung. Contohnya pada Badan Geologi dimana lokasi gedung berpencar, hampir semua unit eselon II terdapat arsiparis.  Bahkan unit kerja level III seperti Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi yang berada di jogja, juga menempatkan arsiparis sebagai jabatan pelaksana.

Tipe yang keempat adalah penempatan berdasarkan analisa fungsi fasilitatif walau satu lokasi gedung atau satu alamat kantor. Contohnya adalah biro keuangan dan biro kepegawaian terdapat arsiparis sebagai pelaksana.

Keempat tipe penempatan tersebut di atas, mengambarkan bahwa persebaran arsiparis mengambarkan kebutuhan unit kerja sebagai pelaksana kearsipan dan  unit kerja pengatur kepegawaian. Sedangkan persebaran berdasarkan jejang kepangkatan arsiparis masih terjadi ketimpangan.

Berikut table ketersediaan arsiparis tingkat keahlian berdasarkan unit kerja

No	Unit Kerja	Jenjang Keahlian
		Arsiparis Madya	Arsiparis Muda	Arsiparis Pertama
1	Sekretariat Jenderal	0	1	0
2	Ditjen Minyak dan Gas Bumi	0	0	1
3	Badan Geologi	0	0	1
4	Badan Penelitian dan Pengembangan	1	4	1
5	Badan Pendidikan dan Pelatihan	0	2	0

Ketimpangan persebaran arsiparis dapat terlihat di jenjang arsiparis muda. Jenjang arsiparis muda seyogyanya disebar keseluruh unit sehingga mendapatkan satu orang arsiparis muda pada setiap unit eselon I. Dan untuk arsiparis pertama, harus segera dipenuhi pada setiap unit eselon I. Sedangkan arsiparis madya ditempatkan di unit Pembina kearsipan kementerian ESDM yakni Sekretarian Jenderal KESDM cq.Biro Umum.

Menurut penulis, beban kerja arsiparis madya terkait erat dengan kerja pembinaan dalam sekala kementerian. Seorang arsiparis madya dapat menjadi cermin kearsipan kementerian yang akan diakui oleh kementerian lain serta instansi Pembina kearsipan. Arsiparis madya juga dituntut untuk mengkomunikasikan permasalahan kearsipan kepada perumus regulasi kearsipan baik tingkat kementerian sampai dengan tingkat nasional.

Untuk itulah, Unit Pembina kearsipan cq. Biro umum KESDM yang seyogyanya memiliki formasi arsiparis madya yang lebih banyak, namun pada kenyataannya jumlah formasi masih minim. Berdasarkan peta jabatan tahun 2015 Biro Umum memiliki 2 formasi arsiparis madya sedangkan di Badan Geologi terdapat 6 formasi.

Berikut table ketersediaan arsiparis tingkat keterampilan berdasarkan unit kerja

No	Unit Kerja	Jenjang Keahlian
		Penyelia	Pelaksana lanjutan	Pelaksana
1	Sekretariat Jenderal	0	4	2
2	Ditjen Minyak dan Gas Bumi	0	1	1
3	Ditjen Ketenagalistrikan	1	0	0
4	Ditjen Minerba	0	0	2
5	Inspektorat Jenderal	0	0	1
6	Badan Geologi	18	0	0
7	Badan Penelitian dan Pengembangan	4	2	0
8	Badan Pendidikan dan Pelatihan	3	3	0

Berdasarkan hal - hal tersebut di atas, maka penulis merangkum dalam beberapa poin sebagai berikut:

1. Bukan alasan klasik jika mendasarkan data yang tersurat pada permen ESDM nomor 11 tahun 2015 bahwa Kementerian ESDM krisis arsiparis atau kekurangan arsiparis;
2. Kementerian ESDM mempunyai 52 orang arsiparis dan kekurangan 157 arsiparis yang merata di seluruh unit eselon I di lingkungan KESDM;
3. Agar urusan kearsipan dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan usaha untuk mengatasi kendala teknis sisi pelaksana;
4. Untuk mendukung kehandalan unit kerja pelaksana kearsipan diperlukan arsiparis pada setiap jenjang kepangkatan;
5. Persebaran arsiparis belumlah merata pada unit kerja di lingkungan KESDM;
6. Tipe penempatan arsiparis terdiri empat yakni tipe di sekretariat direktorat Jenderal, tipe di Biro, tipe di Pusat - Pusat, dan Tipe di Balai dan UPT;
7. Arsiparis muda yang tersedia belum mewakili keberadaan unit eselon I dan arsiparis pertama hanya terdapat 3 orang dan kurang 45 orang;
8. Arsiparis madya dapat difungsikan untuk mendukung pelaksanaan fungsi unit Pembina kearsipan tingkat kementerian.

Telaahan Arsiparis 'Pengurusan Surat' ke-2

A. Persoalan

Bagaimana cara agar para pejabat tinggi , pejabat administrator, dan pejabat pengawas pada satuan kerja melaksanakan disposisi surat masuk mempergunakan aplikasi.

B. Praanggapan

Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang telah dilaksanakan adalah sebagai berikut:

1.    Hasil Rapat yang dipimpin oleh pimpinan tinggi terkait  isu kebijakan pemanfaatan teknologi informasi pada bidang persuratan;

2.    Laporan pelaksanaan forum bimbingan teknis aplikasi persuratan dengan mengundang seluruh pejabat di lingkungan Satuan kerja

3.    Action Plan rapat pimpinan diperluas

4.    Pemberitahuan pemberlakuan aplikasi komputer

5.    Laporan kepada pimpinan Satker tentang persiapan disposisi surat secara elektronik;

6.    Pemberitahuan kepada para lingkungan pengguna aplikasi akan adanya pendampingan kepada seluruh pejabat.

C. Fakta yang Mempengaruhi

Fakta yang mempengaruhi terlaksananya disposisi surat masuk dengan pemanfaatan teknologi informasi adalah belum tergambar secara detil / lengkap terkait kendala dan hambatan yang dialami setiap pejabat. Kecakapan setiap pejabat terhadap teknologi informasi belum terpetakan. Transisi metode konvensional (kertas), kepada metode teknologi informasi membuat kesan pekerjaan bertambah atau double. Belum dapatnya aplikasi mengakomodir kebutuhan kerja para pengguna

D. Analisis

Pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan adalah melakukan kunjungan kepada pejabat dan pegawai sebagai pengguna. Petugas pelaksana melakukan diskusi dengan pejabat/pegawai secara langsung sebagai pengguna demi kebaikan dan kemajuan sistem termaksud. Petugas mencatat dan melaporkan kepada pimpinan.

E. Simpulan

Kesimpulan telaahan ini adalah melakukan kunjungan kepada 24 pejabat administrator, 52 pejabat pengawas. Hasil kunjungan ditabulasi sebagai bahan analisa dan pelaporan kepada pimpinan. Kunjungan langsung dengan praktek langsung didepan komputer dan berada di ruangan masing masing pejabat . kunjungan tersebut menjadi pilihan dan satuu cara bertindak /jalan keluar sebagai pemecahan percoalan yang dihadapi. Kunjungan tersebut diharapkan dapat memetakan kendala dan hambatan, kesan pengguna, peta penguasaan teknologi oleh para pejabat, ketersediaan sarana dan prasarana, proses kerja yang belum terakomodir oleh sistem dan masukan kepada perancang/pengembang aplikasi untuk perbaikan.

F. Saran

Komitmen pejabat tinggi sangat dibutuhkan, untuk itu  penulis menyarankan terhadap dukungan komitmen termaksud dalam bentuk memasukan dalam topik rapim, mengintruksikan kepada bawahan, saling menanyakan pelaksanaan aplikasi tersebut.

Telaahan Arsiparis “ Pengurusan Surat “

A. Persoalan

Bagaimana cara melaksanakan kegiatan persuratan yang diperhitungkan sebagai bagian dari dukungan manajemen teknis kepada pimpinan?,

B. Praanggapan

Setelah pada akhir bulan Desember 2014 launching kegiatan persuratan secara elektronik, baru pada tanggal 5 Maret 2015 melaksanakan evaluasi penggunaan sistem informasi tata laksana persuratan di Ditjen Migas.(lihatpengurusan surat). Kegiatan persuratan tersebut diberi nama penggunaan aplikasi SITU. Kemudian tanggal 13 Maret 2015, melaksanakan sinkronisasi penggunaan aplikasi SITU dengan aplikasi TPDK PUSDATIN KESDM.

C. Fakta yang Mempengaruhi

Masuknya agenda rapat pimpinan terkait kegiatan persuratan membuat kegiatan persuratan membaik. Tepatnya hari selasa tanggal 17 Februari 2015, Pelaksana tugas Dirjen Migas mengundang Kepala PUSDATIN KESDM untuk mempresentasikan produk sistem informasi terkait persuratan. Produk tersebut dapat diakses di tpdk.pusdatin.esdm.go.id.

Kemudian pada tanggal 24 Februari 2015, bimbingan teknis mengenai disposisi surat masuk secara elektronik dilaksanakan yang dipandu langsung oleh PUSDATIN KESDM. Perhatian pimpinan terhadap ketatalaksanaan persuratan ditunjukkan kembali pada tanggal 5 Maret 2015, kepala PUSDATIN KESDM kembali diundang bersamaan dengan rapim diperluas di Ditjen Migas. Terhitung mulai tanggal 6 Maret 2015, pendampingan oleh PUSDATIN KESDM selama seminggu.

D. Analisis

1. Sistem persuratan elektronik menuntut keaktifan seluruh pejabat dan pegawai untuk aktif membuka http://tpdk.pusdatin.esdm.go.id; karena disposisi pimpinan beserta surat yang sampai ke email mendasarkan pada action pada sistem termaksud; kemudian agar sistem dapat dipergunakan secara maksimal, masih memerlukan waktu untuk sosialisasi dan dorongan dari atasan langsung terhadap penggunaan sampai dengan level staf/pelaksana.
2. Petugas persuratan dapat mendatangi ke pejabat tinggi (eselon II), pejabat administrator (eselon III) dan pejabat pengawas (eselon IV) untuk menerangkan program ini ke ruangan masing masing.
3. Bagian persuratan tidak menyampaikan fisik suratnya, karena surat telah discan, diunggah, diinput ke dalam sistem.

E. Simpulan

Menteri ESDM segera menginstruksikan melalui Sekretaris Jenderal agar seluruh eselon I di lingkungan KESDM menerapkan sistem ini.

F. Saran

Pada setiap minggunya harus ada action plan mengenai persuratan dari pelaksana program. Persuratan menjadi topik dalam rapat pimpinan. Pimpinan tidak melakukan disposisi surat kecuali dengan sistem. 

perjalanan kebijakan migas (2)

Postingan yang berjudul 'perjalanan sejarah kebijakan Migas', adalah cuplikan buku 'Sejarah Pertambangan dan Energi sampai dengan Tahun 1994  BAB sepuluh. Sedangkan tulisan kali ini , penulis mengawali dengan mencuplik BAB 15 pada buku yang sama,  dengan  judul 'perkembangan kebijakan migas setelah era reformasi'.

Perkembangan kebijakan Migas ditandai dengan lahirnya UU Nomor 22 tentang Minyak dan Gas Bumi pada tanggal 23 November 2001. dengan UU tersebut maka Undang Undang tentang pertambangan minyak dan gas bumi tahun 1960 dinyatakan dicabut.  Begitu juga PERPU tentang kewajiban perusahaan minyak memenuhi kebutuhan dalam negeri tahun 1962. Pun demikian dicabutnya Undang - Undang tentang PERTAMINA tahun 1974.

Kebijakan Migas yang dibungkus dengan Undang Undang tersebut mengalami pertentangan secara konstitusional yang antara lain adalah;

1.Judicial Review 2003

Hal yang menjadi dasar dari pengajuan judicial review pada tahun 2003, Pengambilan keputusan pengesahan RUU migas dengan cara voting, pemberian kuasa pertambangan bukan kepada perusahaan negara,  BP MIGAS menyebabkan pengurangan perolehan negara,  pembentukan BPH MIGAS menambah mata rantai pemenuhan BBM untuk masyarakat.  

Mahkamah Konstitusi mengartikan pengertian dikuasai oleh negara dalam UUD 1945 tidak diartikan sebagai perdata atau privat.  Konsepsi kepemilikan privat harus diakui juga sebagai kepemilikan publik.  Mekanisme kepemilikan oleh negara diatur dalam kerangka fungsi legislasi oleh DPR bersama pemerintah.  Fungsi pengelolaan dilakukan oleh BHMN atau BUMN yang melibatkan publik atau kelompok masyarakat secara luas, fungsi pengawasan oleh pemerintah.

2. Judicial Review 2007
Dasar pengajuan judicial review tahun 2007, antara lain mengesampingkan fungsi pengawasan dikesampingkan ketika kontraktor migas dan BPMIGAS melakukan kontrak kerjasama.  Sehingga dalam hal ini DPR hanya menerima fotokopi kontrak,  itupun harus menunggu lama, menurut pemohon bahwa Krn terdapat kehendak UUD1945 sejauh perjanjian internasional seperti kontrak kerjasama migas menimbulkan akibat luas dan mendasar bagi kehidupan rakyat  harus mendapat persetujuan DPR. 

Penulis teringat dengan tokoh sebagai inisiator UU kearsipan yang memunculkan istilah baru yakni arsip terjaga yang salah kontrak karya,  dg mengamanahkan untuk segera menyampaikan fotokopi kontrak karya kepada arsip nasional RI (mendasarkan pengakuan salah satu anggota dewan yang sulit mendapatkan dokumen kontrak) . 

3. Judicial Review 2013

Hasil putusannya antara lain 1. Mengabulkan permohonan Pemohon untuk seluruhnya; 2. Menyatakan Pasal 1 angka 19 dikarenakan frasa ”Bentuk Kerja Sama lain”, Pasal 3 huruf b dikarenakan frasa ”yang diselenggarakan melalui mekanisme persaingan usaha yang wajar, sehat, dan transparan”, Pasal 6 dikarenakan frasa ”dikendalikan melalui Kontrak Kerja Sama” Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi bertentangan dengan Pasal 28D ayat 1, Pasa 28H ayat (1), Pasal 33 ayat (2) dan (3) UUD 1945 dan tidak mempunyai kekuatan hukum mengikat 3. Menyatakan Pasal 1 angka 23,Pasal 4 ayat (3), Pasal 9 dikarenakan frasa ”dapat”, Pasal 10, Pasal 13 dan Pasal 44 Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi bertentangan dengan Pasal 28H ayat (1) dan Pasal 33 ayat (2) dan (3) UUD 1945 dan tidak mempunyai kekuatan hukum mengikat 4. Menyatakan Pasal 11 ayat (2) Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi bertentangan dengan Pasal 1 ayat (2), Pasal 11 ayat (2), Pasal 20A, dan Pasal 33 ayat (2) dan (3) UUD 1945 tidak mempunyai kekuatan hukum mengikat 5. Menyatakan Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi tidak mempunyai kekuatan hukum mengikat secara keseluruhan, karena norma-norma yang terkandung bertentangan dengan Pembukaan UUD 1945 dan Pancasila terutama sila ke 5 yakni “keadilan sosial bagi seluruh rakyat Indonesia”.

PENYIMPANAN DAN PENATAAN ARSIP

Saya awali tulisan ini dengan bercerita tugas arsiparis dan dikaitkan dengan hasil kerja berikut ini:

Arsiparis membuat laporan mengenai penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor , membuat rencana penyimpanan arsip merupakan amanah permen PAN dan RB tahun 2009 tentang Arsiparis.  Pembuatan laporan tersebut merupakan salah satu tugas arsiparis sebagai tenaga teknis di bidang pengelolaan arsip.  Pergeseran paradigma tenaga teknis kepada tenaga professional di bidang kearsipan ditetapkan dengan permen PAN dan RB Nomor 48 Tahun 2014 tentang arsiparis.

Satuan hasil pekerjaan semula berbentuk laporan berubah menjadi daftar arsip simpan, (aktif/inatif). Dalam sudut pandang “proses” , kegiatan penyimpanan dan penataan arsip memerlukan dokumentasi semua tahapan. 

Contohnya adalah kegiatan penyimpanan terdiri dari kegiatan memasukan ke dalam rak statis/rol opeck,  memindahkan (jika ruang simpan jauh dengan ruang olah), mengurutkan sesuai nomor boks, memberi label boks, membuat denah penyimpanan, mengambil arsip dari boks untuk arsip yang masuk dalam daftar usul musnah, merapatkan kembali susunan arsip ke dalam boks/almari, dan lain sebagainya.

Tahapan kegiatan penataan antara lain dari pembuatan skema penataan, pemilahan arsip non arsip, pemberkasan, penuangan isi informasi sesuai dengan metadata yang ditentukan, input data ke dalam komputer, pengolahan data, manuver data, manuver fisik, memberikan nomor definitif (folder /boks).

Saya menyimpulkan cerita diatas dengan pendapat saya berikut ini:

Dengan beralihnya satuan hasil pekerjaan dari 'laporan' ke 'daftar arsip', maka dokumentasi tahapan penyimpanan dan penataan arsip tidak dapat diperlihatkan kepada tim penilai/sesama arsiparis/atasan langsung. 

Saya mempermasalahkan pergeseran satuan hasil kerja dari laporan ke hasil kerja berupa daftar, karena satuan hasil berupa daftar tidak menggambarkan tahapan dari penyimpanan dan penataan arsip, bandingkan dengan tulisan berikut ini:

1. Latar belakang sewa ruang arsip yang dilaporkan pada 24 april 2013;

2.  Laporan pada 13 oktober 2013, berada di ruang sewa sebanyak 3400 bok;

3. Rencana Penyimpanan;

4. Laporan penyimpanan ke dua pada 16 Maret2014;

5. Laporan penambahan, berkurangnya boks arsip pada 5 November  2014.

Saya pungkasi tulisan kali ini dengan penyampaian laporan dengan penyajian data berupa tabel:

 Laporan penyimpanan dan penataan arsip in aktif Ditjen Migas

Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (4)

Tulisan ini merupakan monitoring yang keempat, sebelumnya laporan monitoring penggunaan Aplikasi Sistem KEarsipan mengangkat tema yang antara lain adalah, kuantitas data dan file pdf unggah pada tanggal 28 April dan 5 November 2014, kemudian tema ‘berkaca di  SIKN dan SIKD pada Februari 2014 dan 3 Mei 2013.

Pada tulisan kali ini penulis menyampaikan 'pengembangan aplikasi' dengan menuangkan beberapa ide yakni yang pertama adalah pendaftaran pengguna secara swalayan, sehingga pengguna tidak tergantung kepada admin. Pengunjung atau pengguna aplikasi  akan menjumpai formulir pendaftaran seperti gambar di bawah ini:

Form Pendaftaran User

Pendaftaran tersebut akan diaktifasi oleh admin. Login sebagai pengguna dapat melakukan aktifitas input data arsip dan hanya dapat mengedit data arsip yang diinputkan oleh pengguna bersangkutan. Selain itu Login pengguna dapat melihat dan mendownload data arsip yang diinput oleh pengguna lain.

Pengembangan kedua adalah fitur pencarian. Pengguna akan menjumpai form pencarian seperti gambar di bawah ini

Form Pencarian Arsip

Penentuan kriteria pencarian mendasarkan pada data survey pelayanan arsip yang menunjukkan bahwa pengguna akan mencari nformasi berdasarkan nomor , unit pencipta, tahun, bentuk, dan isi ringkas. Selain memperketat kriteria pencarian, penentuan fitur pencarian juga untuk mendukung fitur eksport data ke bentuk file excel.

Pengembangan ketiga pada laporan keempat ini adalah penambahan fitur statistik data arsip yang sering dilihat seperti gambar di bawah ini:

jendela statistik

Penentuan statistik adalah seberapa sering data diakses oleh pengguna. selain itu juga jumlah data upload berdasarkan bentuk arsip seperti peraturan, keputusan, nota dinas, surat dinas, dan lain sebagainya.

Demikian laporan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan yang terdapat di Ditjen Migas. Laporan ini dimaksudkan sebagai dokumentasi arsiparis untuk mendukung pengumpulan bukti kerja yang telah dilaksanakan. Pelaksanaan monitoring adalah pada akhir tahun 2014 s.d awal tahun 2015.

Perbandingan permenpan dan RB tentang Jabatan Fungsional Arsiparis 2014 dan 2009

2014	2009
Menimbang terdapat kekurangan dan belum dapat memenuhi tuntutan kebutuhan Kedudukan arsiparis sebagai tenaga profesional yang mempunyai kewenangan, tugas dan fungsi arsiparis sesuai dengan Undang - Undang dan Peraturan Pemerintah mengenai Kearsipan; Tugas instansi pembina jabatan arsiparis yang baru adalah melakukan uji komptensi untuk kenaikan jenjang jabatan, bimtek kepada tim penilai, untuk yang hilang adalah pengusulan tunjangan jabatan. Jenjang jabatan yang baru adalah jenjang Arsiparis Pemula pada kategori keterampilan; Tugas pokok arsiparis yakni kegiatan pengelolaan arsip dinamis/statis, pembinaan kearsipan, dan penyajian arsip menjadi informasi Tugas tambahan Hasil kerja arsiparis didominasi dengan bentuk daftar arsip; Uraian kegiatan pada setiap jenjang akan diatur lebih lanjut dengan Perka ANRI Arsiparis menyusun SKP berasal dari turunan penetapan kinerja unit arsiparis bernaung namun mendasarkan uraian jabatan tiap jenjang dan kategori arsiparis; Angka Kredit Kumulatif untuk kenaikan pangkat didasarkan pada sasaran Kinerja Pegawai (SKP) Pejabat penilai adalah atasan langsung yang menandatangai SKP Pejabat penilai dibantu oleh Tim Penilai. Dalam membantu pejabat penilai, tim mengevaluasi keselarasan hasil penilaian dan memberikan bahan pertimbangan kepada pejabat pembina kepegawaian dalam pengembangan PNS 13.  Tata kerja tim penilai dan tata cara penilaian angka kredit ditetapkan dengan Perka ANRI Pengangkatan ke dalam jabatan arsiparis terhadap PNS yang telah diangkat sebagai konsekuensi pengisian formasi calon arsiparis Selain kualifikasi pendidikan terdapat pengaturan pelatihan fungsional untuk pengangkatan arsiparis oleh Perka ANRI untuk dapat diangkat arsiparis Pengangkatan PNS dari jabatan lain ke arsiparis dengan usia maksimal 3 tahun sebelum pensiun dan harus tersedia formasi Pengangkatan kembali setelah diberhentikan sementara memperhatikan ketersediaan beban kerja sesuai dengan jenjang jabatan, dan ditugaskan kembali ke unit kearsipan, lulus uji kompetensi pada jenjang jabatan sesuai pangkat terakhir, dan berusia maksimal 54 tahun Target nilai kinerja yang ditetapkan SKP di bawah 50% dijatuhi hukuman disipiplin Terdapat bab kompetensi jabatan, pendidikan dan pelatihan, dan kebutuhan PNS dalam jabatan arsiparis, serta impasing; Volume arsip dan rentang organisasi menjadi dasar penetapan kebutuhan Arsiparis Mencabut permen PAN tahun 2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya	1.    Menimbang ketidak sesuaian antara perkembangan profesi dan tuntutan kompetensi arsiparis, 2.    Kedudukan arsiparis sebagai pelaksana teknis fungsional di bidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan 3.    Tugas instansi Pembina seperti penyusun juklak jabfung, penyusunan pedoman formasi, penetapan standar kompetensi, sosialissasi, kurikulum diklat, penyelenggaraan diklat, pengusulan tunjangan jabatan pengembangan system informasi jabatan arsiparis, fasilitasi, dan monev 4.    Jenjang jabatan 5.    Unsur dan sub unsur kegiatan yang dapat dinilaikaan yaitu, pendidikan, pengelolaan arsip, pembinaan kearsipan, pengembangan profesi, 6.    Unsur  penunjang tugas 7.    Belom dibutuhkan dan tuntutan hasil kerjanya 8.    Rincian kegiatan dan unsur yang dinilaikan dalam memberikan angka kredit langsung disebutkan dalam peraturan sesuai dengan jenjang jabatan 9.    Belom ada tuntutan/kebutuhan SKP 10.  Angka kredit kumulatif minimal untuk diangkat dan kenaikan pangkat/jabatan dipertimbangkan 2 kali dalam setahun tepatnya 3 bulan sebelum periode kenaikan pangkat 11.  Pejabat yang menetapkan angka kredit adalah pejabat pembina kepegawaian 12.  pejabat yang menetapkan angka kredit dibantu oleh rekomendasi tim penilai 13.  tata kerja tim penilai dan tata cara penilaian angka kredit ditetapkan dengan Perka ANRI 14.  Pengangkatan jalur CPNS memenuhi persyaratan kualifikasi pendidikan minimal D3 untuk arsiparis terampil, belum ada tuntutan dan kebutuhan agar pns formasi arsiparis harus diangkat ke jabatan arsiparis 15.  Kualifikasi pendidikan untuk jabatan fungsional arsiparis selain bidang kearsipan oleh Perka ANRI 16.  Pengangkatan PNS dari jabatan lain ke dalam jabatan arsiparis dengan usia paling tinggi 50 tahun, tanpa menyebutkan ketersediaan formasi. 17.  Pengangkatan kembali setelah pembebasan sementara memperhatikan angka kredit yang ditentukan, bukan ketersediaan formasi. Selama pembebasan sementara dapat mengumpulkan angka kredit sebagai angka kredit (angka kredit dapat ditambahkan dengan angka kredit terakhir), dan maskimal 54 tahun 18.  Belum mengatur tentang hukuman disiplin 19.  Belom ada 20.  Mencabut keputusan menPAN tahun 2004 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya

Laporan pemantauan Pengelolaan Arsip ke-5 Periode Desember 2014 sampai dengan Januari 2015

1.    PENDAHULUAN

Pada tanggal 5 Desember 2014, Menteri Hukum dan HAM RI bapak Yasonna H. Laoly telah memberi pengesahan pada pengundangan di lembar negara terkait Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor: 48 tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis. Peraturan ini menggantikan peraturan sebelumnya tahun 2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.

Tersurat pada pasal 8 ayat (3) peraturan termaksud, bahwasanya uraian kegiatan arsiparis pengelolaan arsip dinamis,  terdapat tugas melakukan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip dinamis. Hasil kerja tugas kegiatan tersebut adalah bentuk laporan. Penafsiran saya bahwa tugas tersebut menggantikan uraian kegiatan melakukan pemantauan pengelolaan arsip yang menjadi  tugas arsiparis penyelia.

Saya berpendapat substansi kegiatan pemantauan adalah evalusi dan penilaian, namun demikian belum terdapat kesepakatan tertulis atau peraturan yang lebih detil untuk menjelaskan permenpan dan RB tahun 2014 termaksud. Oleh karena itu, berdasarkan landasan pemahaman saya sebagai arsiparis, laporan ini mendasarkan pada tugas melakukan pemantauan pengelolaan arsip. Bagi saya mendeskrepsikan kegiatan yang telah dilaksanakan merupakan kegiatan pemantauan yang walaupun belom terdapat muatan untuk mengevaluasi dan melakukan penilaian.

2.    ISI LAPORAN

Status sampai dengan november 2014, jumlah arsip inaktif di Ditjen Migas adalah 1.006 meter linear yang setara dengan 5795 boks arsip. Gedung penyimpanan arsip teragi menjadi beberapa gedung yang salah satunya berada di gedung plaza centris lantai 8, dan gedung O ANRI di lantai 4 serta gedung pusat arsip KESDM. Pengelolaan arsip yang dilakukan selama bulan Desember 2015 dan Januari 2015 adalah sebagai berikut:

Klik show untuk melihat

Pemindahan boks biru dari lantai 8, untuk diolah kembali menjadi satu skema penataan yakni kelompok arsip persuratan. Kelompok arsip persuratan merupakan surat masuk ditujuan pejabat dan surat keluar yang ditandatangai pejabat eselon I dan II di lingkungan Ditjen Migas. Total arsip persuratan adalah 153 yang terdiri surat masuk sebanyak 67 boks, dan surat keluar sebanyak 86 boks.

Klik show untuk melihat

Menyelesaikan deskrepsi dan Alihmedia berkas tagihan keuangan berupa SPM dan lampirannya, untuk arsip berkurun waktu tahun 2014 dan sekaligus upload data ke aplikasi penyimpanan. Jumlah arsip keuangan atau arsip SPM beserta lampirannya tahun 2014 sebanyak 95 boks dengan rincian kelompok lelang 20 boks, penunjang 19 boks, ATK dan belanja bahan 12 boks, sewa 2 boks, fisik 1 boks, pemeliharaan gedung 7 boks, langanan daya 1 boks, belanja perjalanan 11 boks, belanja honor 2 boks

a.   

b.    ,

c.   Pemindahan arsip ke ruang sewa ANRI sebanyak satu mobil boks dengan kapasitas kurang lebih, 150 boks

d.    Penyusunan kembali 3500 boks di ruangan sewa. Penyusunan boks boks arip ini bertujuan untuk memastikan jumlah boks dan menempatkan pada posisi sesuai urutan unit pencipta, sehingga mempermudah dalam pencarian.

e.    Melakukan penarikan arsip dari subdit lindungan lingkungan/ keteknikan dan penataan dengan tafsiran jumlah boks kurang lebih 120 bok (masih dalam proses penataan)

f.     Melakukan alihmedia dan upload file pdf surat surat bertanda tangan dirjen migas tahun 2014. Rincian nota dinas bertanda tangan dirjen sebanyak 402, 3.982 naskah dinas baik yang berupa keputusan, surat dinas, undangan, perintah, dlsb,

3.    PENUTUP

Pada bagian penutup, penulis menegaskan kembali bahwa sebagaimana tertulis di dalam pasal 10 Permen PAN dan RB tentang jabatan fungsional arsiparis mengenai penilaian kinerja jabatan arsiparis, ayat 5 disebut bahwa untuk mendukung obyektifitas dalam penilaian kinerja, pejabat fungsional arsiparis wajib mendokumentasikan hasil kerja yang diperoleh sesuai dengan SKP yang ditetapkan setiap tahunnya.

Penulis berpendapat bahwa, bentuk laporan pemantauan pengelolaan arsip ini termasuk hasil pekerjaan yang perlu didokumentasikan. Pemantauan pengelolaan arsip dinamis pada periode kelima ini adalah, penataan arsip persuratan, pemindahan arsip (gedung plaza centris ke ruang sewa, dan ruang arsip DMTL ke ruang pengolahan arsip) , alihmedia naskah dinas bertanda tangan dirjen, penataan dan alihmedia arsip SPM tahun 2014, penataan arsip di ruang sewa.

Demikian laporan ini disusun untuk menjadi bahan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip dinamis yang telah dilaksanakan arsiparis pada bulan Desember 2014 s.d. januari 2015.