Penggunaan Produk kearsipan

Salah satu Produk kearsipan kearsipan adalah jasa penataan dan penyimpanan arsip. Unit kearsipan harus memastikan bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan para pelanggan. Jika dianalogikan bahwa pengguna produk adalah unit pengolah unit kerja eselon III di Ditjen Migas, maka persyaratan seperti jenis dan jangkauan produk dapat diterima oleh kedua belah pihak. Kedua belah pihak yang dimaksud adalah unit kearsipan (sebagai pemilik produk kearsipan) maupun unit pengolah/unit kerja eselon III di Ditjen Migas (sebagai Pelanggan). Untuk itulah dapat kiranya kembali memahami peninjauan persyaratan produk

Klausul peninjauan persyaratan produk dilakukan sebelum unit kearsipan sepakat untuk memasok produk ke pelanggan dengan memastikan persyaratan yang telah ditentukan, perbedaan pesanan diselesaikan, dan kemampuan memenuhi persyaratan.

Catatan hasil tinjauan harus dipelihara. Contoh kasus berikut ini menggambarkan peninjauan persyaratan produk. Suatu unit pengolah/unit kerja eselon III di Ditjen Migas  sebagai pelanggan, menginginkan produk penyimpanan arsip. Ruang kerja dan ruang arsip pada unit termaksud sudah dipenuhi dengan container arsip sehingga mengganggu kenyamanan para pegawai. Kemudian Pimpinan unit melayangkan nota dinas permintaan untuk penyimpanan arsip kepada pimpinan unit kearsipan. Nota dinas tidak disertakan daftar arsip serta berita acara pemindahan.

Tindak lanjut dari unit kearsipan adalah mendasarkan pada persyaratan produk bahwa pemindahan arsip harus dilakukan dengan adanya daftar arsip yang akan dilakukan pemindahan dan berita acara pemindahan yang ditandatangani kedua pimpinan unit kerja.

Perbedaan pesanan antara unit kearsipan dengan pelanggan inilah yang perlu diselesaikan. Unit kearsipan memfasilitasi untuk pembuatan daftar arsip dengan adanya “jasa penataan”. Kemampuan memenuhi persyaratan oleh pelanggan ditangkap sebagai peluang memberikan jasa penataan. Catatan hasil tinjauan harus dipelihara kemudian dikomunikasikan sebagai kesepakatan.

Persyaratan yang tidak terdokumentasikan harus dikonfirmasi sebelum jasa penataan dilaksanakan. Pun demikian bahwasanya sebelum diterima pemindahan harus terdapat daftar arsip dan berita acara pemindahan sebagai persyaratan produk. Perubahan persyaratan produk harus tercatat dan dikomunikasikan.

Unit kearsipan harus menilai (evaluate) dan memilih (select) pemasok berdasarkan kemampuannya memasok produk sesuai dengan persyaratan. Kriteria seleksi evaluasi dan evaluasi ulang harus ditetapkan.

Unit pengolah/unit kerja eselon III di Ditjen Migas sebagai pemasok arsip diukur berdasarkan kemampuan, jika kemampuan pembuatan daftar arsip tidak dimiliki oleh unit pengolah/unit kerja eselon III di Ditjen Migas, maka hendaklah difasilitasi dengan jasa penataan oleh unit kearsipan.

Persyaratan persetujuan produk, prosedur, proses dan peralatan menjadi tanggungjawab unit pengolah/unit kerja eselon III di Ditjen Migas.

KLASIFIKASI ARSIP

Klasifikasi merupakan salah satu prasarana untuk penemuan kembali arsip (retrivel). Selain itu juga, klasifikasi arsip sebagai pedoman dalam penyimpanan. Bahkan klasifikasi arsip diterjemahkan ke dalam umur arsip dengan kode klasifikasi tertuang di dalam JRA.

Ada yang kemudian berpendapat bahwa klasifikasi tidak harus mengikuti perubahan tugas dan fungsi. Pendapat lainnya bahwa klasifikasi arsip merupakan terjemahan dari pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi sehingga jika terjadi perubahan organisasi maka konsekuensi nya berubahlah klasifikasi arsip.

Terdapat 2 (dua) jenis klasifikasi arsip yakni jenis pertama adalah klasifikasi fungsi organisasi ( fungsi fasilitatif dan substantif). Jenis yang kedua adalah klasifikasi masalah (sebagaimana klasifikasi perpustakaan) atau  pendekatan DDC yang membagi dari 0 - 9 atas informasi berdasarkan masalah.

Pentingnya klasifikasi arsip di dalam kearsipan sebagaimana tersurat dalam UU nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan bahwa klasifikasi harus ada sebagai satu unsur dalam pelaksanaan kearsipan.

Klasifikasi fungsi substantif dan fungsi fasilitatif

Klasifikasi arsip klasifikasi fungsi fasiiltatif sebagaimana di kementerian Hukum dan HAM antara lain Pendidikan dan latihan (DL), Humas dan Kerjasama Luar negeri (HM), Teknologi Informasi (TI), Kepegawaian (KP) Keuangan (KU), Perlengkapan (PL), Perencanaan (PR), Pengawasan (PW), Umum (UM). (sumber: Permen HUKHAM RI no. 6 Tahun 2012)

Karakteristik fungsi fasiiltatif untuk setiap kementerian berbeda beda. Contohnya terlihat berbeda dengan kementerian HUKHAM di kementerian KOMINFO. Klasifikasi yang berbeda adalah: Penelitian dan pengembangan SDM (LT), Data dan Sarana Informatika (DT), Publikasi (PB), Informasi dan Hubungan Masyarakat (HM), Kerjasama (KS), Organisasi dan Tata Laksana (OT) dan Hukum (HK). Klasifikasi yang selebihnya sama. (sumber Permen Kominfo RI no. 13 tahun 12).

Matrik Klasifikasi Substantif KOMINFO dan HUKHAM

KOMINFO	HUKHAM
Sumber Daya dan Perangkat Pos Informastika (SP)	Perundang undangan (PP)
	Administrasi Hukum Umum (AH)
Penyeleggaraan Pos dan Informatika (PI)	Pemasyarakatan (PK)
Aplikasi Informatika (AI)	Hak Kekayaan Intelektual (HI)
Informasi dan Komunikasi Publik (IK)	Hak Asasi Manusia (HA)
	Pembinaan Hukum Nasional (HN)
	Penelitian dan Pengembangan (lLT)
	Pengembangan SDM HUKHAM (BP)

Jika fungsi fasilitatif terdapat perbedaan, maka fungsi subtantif memang harus berbeda. Alasannya adalah pelaksanaan tugas pokok fungsi kementerian HUKHAM berbeda dengan kementerian KOMINFO.

Klasifikasi masalah (DDC)

Klasifikasi kearsipan Kementerian Dalam Negeri dan pemerintah daerah merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari semua satuan organisasi dalam lingkungan Kementerian Dalam Negeri, dan pemerintah daerah yaitu menyelenggarakan sebagian tugas umum pemerintahan dan pembangunan dibidang pemerintahan umum dan otonomi daerah, ideologi, politik, pembangunan desa dan agraria, diberi kode angka arab, diperinci secara DECIMAL, dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR, dilengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah dan singkatan nama komponen. (sumber: Permen DN nomor 78 tahun 2012)

Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, didahului oleh 3 perincian dasar, masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi.

Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 pokok masalah, diberi kode 000 s/d 900. Dari 10 pokok masalah ini terlebih dahulu dibedakan antara tugas subtantif (pokok) dan tugas fasilitatif (penunjang).Angka 100 s/d 600 merupakan kode tugas-tugas substantif, sedangkan angka 000, 700, 800, dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif.Kode 000 menampung masalah-masalah fasilitatif diluar masalah pengawasan, kepegawaian dan keuangan.Disamping itu juga ditampung masalah-masalah yang berkaitan dengan kerumah tanggan, seperti protokol urusan dalam dan masalah-masalah yang tidak dapat dimasukkan dalam kelompok lainnya, seperti perjalanan dinas, peralatan, lambang negara atau daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya.

Dengan demikian maka sepuluh pokok masalah tersebut telah menampung seluruh kegiatan pelaksanaan tugas Kementerian Dalam Negeri termasuk instansi-instansi dalam lingkungannya.

Sepuluh masalah tersebut adalah sebagai berikut :

000     Umum

100     Pemerintahan

200     Politik

300     Keamanan dan Ketertiban

400     Kesejahteraan

500     Perekonomian

600     Pekerjaan Umum dan Ketenagaan

700     Pengawasan

800     Kepegawaian

900     Keuangan

Komunikasi dengan pelanggan

Pelanggan kearsipan yakni para user pemilik program. Pada unit eselon III, user biasa disebut dengan penanggung jawab kegiatan. Penanggung jawab kegiatan akan ditanya oleh auditor tentang dokumen pembayaran pengadaan barang / jasa pemerintah berupa SP2D dan lembar data pendukungnya. Penangungjawab kegiatan mencari dan menulusuri keberadaan rekaman kegiatan pembayaran melalui unit kerja keuangan.

Selain penanggungjawab kegiatan, pelanggan kearsipan yang lain adalah unit kerja keuangan. Sebagai unit yang menghasilkan rekaman kegiatan pembayaran, unit kerja keuangan terdiri atas pejabat SPM dan bendaharawan. Pada unit keuangan petugas/pegawai yang menjalankan aplikasi komputer pencetak lembar Surat pertanggungjawaban pemabayaran dan lembar Surat perintah Membayar disebut dengan koordinator unit kerja. Proses business di unit kerja keuangan inilah yang kemudian menjadi pintu masuk bagi auditor dalam mengecek rekaman kegiatan pembayaran.

Umpan balik pelanggan termasuk keluhan pelanggan adalah ruang simpan di masing masing unit kerja eselon III serta kesibukan rutinitas pekerjaan menjalankan fungsi unit kerja. Hal tersebut menjadikan kegiatan membackup rekaman kegiatan pemabayaran pengadaan jarang sekali dilakukan. Dengan mengandalkan unit kerja keuangan para user sebagai penanggung jawab kegiatan melakukan penelusuran dan pencarian arsip yang ditanyakan oleh para auditor.

Unit kerja keuangan beranggapan bahwa unit kerja eselon III sebagai penanggungjawab kegiatan bertanggungjawab atas rekaman kegiatan pembayaran. Disisi yang lain unit kerja eselon III atau penanggungjawab kegiatan mengandalkan keberadaan rekaman kegiatan pembayaran di unit kerja keuangan. Hal ini kemudian menjadi sumber keluhan ketika kuantitas rekaman kegiatan pembayaran tidak sebanding dengan luas ruangan kerja untuk meletakan rekaman kegiatan pemabayaran. Selain itu juga factor kegiatan rutin staf staf di unit kerja eselon III dalam menjalankan program kegiatan masing masing menjadikan kegiatan kearsipan saqma sekali tidak dilaksanakan.

Komunikasi dengan pelanggan kearsipan harus ditentukan dan diterapkan dalam hubungan informasi produk. Bendaharawan, koordinator unit/opetaror aplikasi komputer SPM dapat menginformasikan bahwa arsip arsip pembayaran telah dikelola oleh arsiparis atau unit kerja kearsipan. Sebelum nya pejabat penandatangan SPM telah melakukan pemesanan kepada arsiparis atau unit kerja kearsipan agar melakukan penataan dan penyimpanan rekaman kegiatan pemayaran barang dan jasa pemerintah terkait.

Penanganan pesanan pejabat SPM agar dirapikan arsip SP2D beserta dokumen pendukung dilakukan oleh arsiparis atau unit kerja kearsipan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Hal ini meyakinkan para koordinator unit/operatir Aplikasi SPM dan juga bendaharawan bahwa arsip pemabayaran telah dikelola dengan baik.

Selanjutnya penangangan pesanan dari para penanggungjawab kegiatan atau user tentang pencarian dan penelusuran arsip SP2D beserta Dokumen pendukungnya diarahkan ke arsiparis atau unit kearsipan. Hal tersebut menunjang pemesanan oleh auditor atas arsip SP2D.

JIka Pelanggan Kearsipan adalah Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Komunikasi dengan pokja atau panitia lelang adalah penanganan pesanan untuk penataan dan penyimpanan dokumen lelang yang dikomando oleh ketua ULP. Informasi produk penataan dan penyimpanan dokumen lelang disampaikan kepada ketua ULP oleh arsiparis atau unit kerja kearsipan.

Salah satu tugas ULP adalah memfasilitasi penyimpanan dokumen lelang menjadikan dasar pembuatan permintaan agar dpkumen lelang dikelola oleh arsiparis atau unit kerja kearsipan. Informasi produk arsiparis atau unit kearsipan adalah penataan dan penyimpanan. Umpan balik kepada pelanggan dilakukan dengan segera menarik dokumen lelang sehingga tidak memenuhi ruang ULP. Keluhan banyaknya dokumen lelang diantisipasi dengan penyimpanan offstorage atau penyimpanan diluar gedung kantor.

Komunikasi dengan pelanggan harus di backup dengan operasi dan pelayanan. Persyaratan operasi dan pelayanan dilaksanakan dengan pengendalian, pengesahan, identifikasi mampu telusur, status kepemilikan kearsipan.(dokumen SP2D dan Dokumen lelang), Perilindungan dan monitoring serta pelaporan.

Realisasi Produk Kearsipan

Artikel berikut ini mempergunakan pendekatan sistem manajemen mutu pada klausul “realisasi produk”.

I.             Mengidentifikasi dan mendefinisikan “produk kearsipan”

Produk kearsipan adalah pembebasan tumpukan berkas di ruang kerja dan penyediaan arsip  dalam rangka pemeriksaan dan bahan rujukan kepada pejabat/pegawai atau pemohon informasi publik. Produk nyata lain adalah daftar arsip. Arsip yang tersimpan dengan rapi. Kemudahan dalam pencarian arsip. Produk fisik arsip, produk soft file (arsip hasil alih media).

II.            Perencanaan realisasi Produk Kearsipan

Perencanaan realisasi produk kearsipan mencakup sasaran mutu pemindahan, pendataan/deskrepsi arsip, penataan , penyimpanan, pemindaian/scanning dan upload ke dalam teknologi informasi komputer (TIK).

Sasaran mutu pemindahan adalah ketika arsip tercipta dapat dipindah pada akhir tahun anggaran (Maksimal pada bulan januari tahun anggaran berikutnya). Dalam aturan pemindahan arsip mengacu pada status arsip. Status aktif berada di unit pencipta atau unit kerja. Status inaktif harus segera dipindah ke unit kearsipan.

Ketakutan para pejabat dan pegawai di unit kerja/pencipta arsip akan arsip yang belum selesai daudit oleh pemeriksa, menjadikan arsip menumpuk di unit kerja/unit pencipta. Pada tahun 2013, arsip pembayaran/SP2D dari bagian Keuangan telah dipindahkan ke unit kearsipan. Dalam rangka pemeriksaan, unit kerja dapat menghubungi unit kearsipan untuk meminjam arsip tersebut. Hal ini menunjukkan bahwa produk kearsipan “penataan arsip” tidak menjadikan ketakutan tersebut.

Sasaran mutu pendataan/deskrepsi arsip adalah penyusunan metadata arsip. aturan dasar pada peraturan Kepala ANRI mengenai Metadata Arsip dan pengembangan metadata arsip disesuaikan dengan kebutuhan unit kerja dalam mencari informasi. Analisa proses mempengaruhi lembar deskrepsi. Sebagai contoh lembar deskrepsi untuk arsip substantive adan berbeda dalam lembar deskrepsi arsip fasilitatif.

Sasaran mutu penataan adalah skema penataan yang dihasilkan dari analisa tugas pokok dan fungsi. Dalam hal ini diperlukan pendalaman untuk mengetahui proses kerja pekerjaan tertentu pada setiap transaksi. Misalnya untuk seri arsip rencana penggunaan tenaga kerja asing (RPTKA), bagaimana transaski dan proses serta instansi yang berhubungan dalam proses tersebut.

Sasaran mutu penyimpanan adalah jauh dari ruang kerja  dan space ruangan yang mencukupi serta tersedianya almari arsip/rool opeck atau rak statis yang memadai. Di gedung plaza centris migas, terdapat satu ruang arsip di Lantai 8 dengan kapasitas penyimpanan hanya 1000 bok. Hal tersebut tidak dapat menampung seluruh arsip yang akan disimpan. Pada setiap unit kerja terdapat ruang arsip, namun peruntukkan lebih banyak dipergunakan sebagai ruang pantry. Untuk itulah kerjasama penyimpanan dilakukan dengan pusat jasa kearsipan untuk dapat menampung penyimpanan arsip. pada tahun 2013, ditjen migas memesan ruang simpan untuk 3400 boks arsip.

Sasaran mutu pemindaian/scanning adalah ukuran dan kualitas soft file yang handal. Ukuran tidak memberatkan aplikasi dalam pengunggahan. Kualitas gambar dapat terbaca oleh aplikasi pembaca dan file tidak korrup.

Prinsip Sistem Manajemen Mutu I

Artikel berikut adalah uraian mengenai prinsip Manajemen Mutu yang dapat diterapkan di Kearsipan. Teknik analisa yang menghubungkan pelaksanaan pengelolaan kearsipan dengan prinsip yakni kearsipan berfokus kepada kebutuhan saat ini, manajemen dan pendekatan sistem dan keterlibatan orang.

Prinsip Kearsipan yang berfokus kepada kebutuhan saat ini  adalah kearsipan yang memperhatikan tingkat pertumbuhan arsip serta ketersediaan sarana dan prasarana (gedung, ruangan dan peralatan). Seringnya kita jumpai arsip berada di lorong lorong ruangan kerja. Pertumbuhan yang cepat tidak diimbangi dengan ketersediaan ruang arsip yang memadai. Pada kantor kantor yang beralamat di Jakarta, harga ruangan kerja lebih mahal dari kebutuhan untuk menyimpan arsip.

Contohnya adalah arsip pengadaan barang dan jasa (yang biasa disebut dengan dokumen lelang). Kebutuhan penyimpanan dokumen lelang adalah untuk menyediakan arsip dalam mendukung pemeriksaan baik yang dilaksanakan oleh inspektorat jenderal, BPK, atau institusi pemeriksa lainnya (POLRI, KPK, BPKP, MA, KEJAKSAAN). Kebutuhan penyimpanan terkait dengan ruangan untuk menyimpan sedangkan pada tiap tahunnya, dokumen lelang akan tercipta seiring dengan pelaksanaan anggaran pemerintah.

Prinsip manajemen dan pendekatan sistem pada pengadaan barang dan jasa pemerintah Medio tahun 2012 dengan diterapkannya metode e-procurment, akan mengurangi terciptanya arsip konvensional (kertas), sehingga kebutuhan ruang simpan menjadi berkurang. Hal tersebut menjadikan pemahaman bagi pencipta dan pemilik arsip / dokumen lelang bahwa pengelolaan proses pelelangan barang dan jasa lebih baik untuk mempergunakan metode e-procurement.

Prinsip manajemen mutu yang lainya adalah keterlibatan orang. Keterlibatan seluruh unsur pejabat dan pegawai. Sebagai rekaman kegiatan birokrasi, arsip tercipta oleh seluruh lini organisasi baik pejabat tingkat pengambil keputusan sampai dengan pejabat manajerial. Tak terlepas dari pegawai sebagai pejabat fungsional umum dan fungsional terntentu yang mendukung manajer(Pejabat Struktural) terkait. Untuk itulah keterlibatan seluruh orang dalam organisasi mengenai penyimpanan dokumen dan pemanfaatan dokumen sangat diperlukan.

Contoh keterlibatan adalah pejabat sebagai unit pengolah akan menyerahkan (untuk dipindahkan ke unit penyimpan/unit kearsipan) arsip inaktif kepada unit kearsipan III. Pegawai sebagai pengkonsep surat dan pengentri data arsip yang diserahkan pun merasa terlibat dan memang harus terlibat sehingga proses pemindahan dokumen yang sudah selesai proses administrasinya (inaktif) atau telah ter audit dapat terlaksana dengan baik. 

Hal demikian untuk mengurangi tumpukan arsip di unit kerja / unit pengolah. Di sisi lain, unit kearsipan juga harus mendata dan menyimpan dengan baik sehinga suatu arsip yang dipindahkan ketika dibutuhkan oleh unit pengolah dapat diketemukan. Yang tentunya didokumentasikan dengan berita acara pemindahan arsip.

Kemandirian dan independensi Arsiparis

Tulisan ini mengurai bagaimana sudut pandang Kemandirian dalam melaksanakan tugas fungsi yang dimiliki oleh seorang arsiparis. Bersadarkan Pasal 151 Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU nomor 43 tentang kearsipan, seorang arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan  fungsi dan tugasnya.

tulisan lain yang terkait adalah

Arsiparis

Revisi Butir Rincian Kegiatan Arsiparis

Uraian tulisan mempergunakan teknis analisa Kekuatan, kelemahan, tantangan dan ancaman.

Sintesa dari kemandirian adalah arsiparis memiliki kebebasan dalam melaksanakan kegiatan kearsipan (terbebas dari kegiatan unit kerja/yang bukan kegiatan kearsipan), mendapat dukungan penganggaran serta mendapat dukungan dari pejabat di unit kerja yang menaungi arsiparis sampai dengan unit kerja lain yang membutuhkan manfaat kearsipan.

Kekuatan bermula dari Kewenangan yang dimilik dari seorang arsiparis yang diatur dalam UU adalah menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip; menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.

Kekuatan lainnya adalah Fungsi dan tugas arsiparis yang diatur dalam peraturan Pemerintah tersebut adalah menjaga terciptanya arsip dari kegiatan , menjaga ketersediaan arsip, menjaga terwujudnya pengelolaan arsip dan pemanfaatan arsip, menjaga keamanan dan keselamatan arsip terkait hak-hak keperdataan rakyat, menjaga keselamatan dan kelestarian arsip , menjaga keselamatan aset nasional , menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Ancaman arsiparis adalah dipergunakan nya tenaga dan fikir serta waktu kerja seorang arsiparis oleh pimpinan unit kerja yang tidak melaksanakan tupoksi kearsipan. Hal ini dapat dijumpai di banyak unit unit kerja. Contohnya adalah seorang arsiparis dimanfaatkan tenaganya untuk menjadi pejabat pengadaan, untuk menjadi pejabat pembantu pengelola keuangan, untuk menjadi sekretaris pimpinan, untuk menjadi petugas protokol, untuk menjadi pengurus SPPD, untuk menjadi petugas ortala, petugas humas sampai dengan melaksanakan kegiatan yang melekat di unit kerja yang menaungi arsiparis tersebut. Hal ini menjadi ancaman kurangnya waktu kerja kearsipan. Produktivitas seorang arsiparis terancam, bahkan diantara para arsiparis sama sekali tidak dapat mengumpulkan kredit poin.

Kelemahan dari kedudukan arsiparis adalah secara struktural arsiparis berada di bawah pejabat eselon II, namun demikian dalam hal pelaksanaan tugas keseharian melekat pada unit eselon III. Pun demikian dalam hal penilaian DP3 ditandatangani oleh atasan langsung (masih dibawah eselon IV).

Kelemahan lainnya seorang arsiparis bergantungnya kepada sarana dan prasarana yakni gedung, ruang dan peralatan. Dalam hal pengadaan sarana dan prasarana di unit kerja telah diatur dengan Rencana Kerja Anggaran Kementerian dan Lembaga (RKAKL). Pengusulnya adalah kepala unit eselon III dan penanggung jawab kinerja adalah kepala unit eselon II. Contoh nyata adalah ketika tidak ada perhatian dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan, maka karir arsiparis dapat mandeg, fungus dan tugas arsiparis pun tak dapat terlaksana.

Tantangan seorang arsiparis diberikan ruang untuk mengusulkan kegiatan melalui pejabat eselon III dan penanggungjawab kinerja. Tantangan ini mempunyai ancaman yakni keberadaan kepala unit eselon IV sebagai manajer dalam hal kegiatan tata usaha yang didalamnya termasuk kegiatan kearsipan. Atau bagaimana jika seorang arsiparis berada dibawah unit kerja hukum, atau unit kerja perencanaan, unit kerja kepegawaian? Sehingga plot anggaran kearsipan tak dapat disediakan.

Tidak adanya ancaman jika para arsiparis berada di pejabat struktural bidang kearsipan, dikarenakan tugas dan fungsi pejabat termaksud pada bidang kearsipan. Jika arsiparis memiliki atasan langsung kasubag kearsipan maka penulis berbendapat sudah tidak ada ancaman pelaksanaan fungsi tugas seorang arsiparis.

Tantangan lainnya adalah para arsiparis dapat menawarkan manfaat kepada seluruh eselon III yang berada dalam satu satuan kerja. Manfaat dari pelaksanaan fungsi tugas seorang arsiparis dalam mendukung pencapaian target kinerja unit eselon III tertentu. Sehingga kepala unit eselon III dapat mengusulkan anggaran di RKAKL untuk kegiatan kearsipan pada unit kerja eselon III.

Kesimpulan, kewenangan dan tugas fungsi arsiparis dapat berjalan dengan baik jika adanya dukungan dan perhatian dari pimpinan unit kerja baik eselon II, III dan IV. Selain itu juga bahwa sikap mandiri seorang arsiparis harus menghasilkan jiwa interprenuer dalam mencari peluang dan melakukan pendekatan sehingga mendapat dukungan dan perhatian termaksud. Dukungan dan perhatian anggaran, ijin pelaksanaan fungsi dan tugas arsiparis serta pembinaan karir arsiparis.

Jangan berputusa asa dalam rahmat Allah, mungkin itulah kalimat sebagai penguat diri penulis yang juga seorang arsiparis. Kekuarangan tenaga atau petugas kearsipan, minimnya sarana dan prasarana (gedung, ruang dan peralatan) sampai dengan dukungan anggaran dari pimpinan yang kurang, tak menyurutkan semangat untuk tetap berusaha menjalankan kewenangan dan tugas fungsi arsiparis.

Konsepnya adalah kerja cerdas dan bukan lagi kerja keras. Jika kurang petugas maka undang petugas kearsipan non PNS untuk membantu. jika tidak terdapat ruang penyimpanan karena gedung terbatas, maka kerjasama saja dengan pihak ketiga atau ANRI untuk membantu penyimpanan arsip. Jika tidak ada anggaran, maka tunjukkan kita mampu menyelesaikan penugasan dari pimpinan sehingga kita dipercaya untuk mengusulkan anggaran kearsipan. Tawarkan manfaat terkelolanya kearsipan kepada kasbudit/kabag/kabid. Cari peluangnya dan jalankan. Kemudian liat apa yang akan terjadi (pake gaya Mario teguh)

e-arsip

Penggunaan aplikasi komputer seperti sistem data base dapat dibedakan menjadi dua. Yang pertama adalah kategori sebagai sistem informasi hanya bersifat input data (berupa informasi arsip). Yang kedua kategori prosessing (sebagai system yang menterjemahkan daur hidup arsip). Sistem database pada kategori pertama yang lebih sederhana hanya dipergunakan untuk menamajemen informasi . Manajemen informasi data yang terkandung di dalam arsip merupakan serangkaian kegiatan dalam menginput metadata arsip.

Metadata arsip merupakan terjemahan dari daftar arsip yang terdiri bebrapa kolom yakni pencipta arsip, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi, tahun, media, jumlah, tingkat keaslian dan keterangan.

Metadata untuk mendukung layanan informasi publik yakni, ringkasan isi informasi, Pejabat/Unit/satker yang menguasai, penanggung jawab pembuatan/penerbitan informasi, waktu dan tempat pembuatan informasi, format informasi yang tersedia dan jangka waktu penyimpanan. (Peraturan komisi Informasi Nomor 1 tahun 2010 tentang standar layanan informasi publik).

Manfaat dari sistem informasi ini adalah banyaknya data dan banyaknya kelompok data sehingga dapat membantu dalam penemuan kembali, menunjukkan keterkaitan antara arsip satu dengan arsip yang lain. Yang perlu diperhatikan untuk sistem database sebagai sistem informasi adalah klasifikasi atau pengelompokkan data sehingga mencerminkan berkas dan susunan informasi yang dapat menunjukkan Asal usul (Provenance) maupun dikembalikan pada penataan aslinya.

Sistem database diterjemahkan sebagai tabel yang teridiri atas kolom dan baris. Sebutlah sebagai tabel utama yang selama ini para arsiparis menyebut sebagai daftar arsip (dahulu disebut dengan daftar Pertelaan Arsip). Dalam tabel ini (daftar arsip), terdiri banyak kolom , kolom tersebut adalah kolom nomor , kolom uraian isi arsip, kolom unit kerja (organisasi pencipta arsip), kolom tingkat perkembangan (asli/copy/tembusan), kolom jumlah (lembar, berkas, bundle), kolom tahun, dan kolom lokasi simpan (rak, bok, folder). Sebagai pengayaan dari tabel utama adalah terdapatnya kolom klasifikasi arsip.

Tabel utama akan lebih memberikan informasi dengan dukungan tabel pendukung lainnya. Pembuatan tabel selanjutnya akan dihubungkan dengan satu kolom sebagai identitas unik arsip. Tabel ini mencerminkan cirri khas dari jenis jenis arsip. Misalnya arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip asset, arsip substantive. Contoh tabel untuk arsip keuangan, dapat ditambah dengan kolom kolom untuk mendata lebih spesifik, yakni adanya tabel arsip pembayaran (berkas SP2D) yakni adanya kolom mata belanja, kolom nilai pekerjaan, kolom nama Pejabat Pembuat Komitmen (kategori jenis pembayaran yang biasa dikelompokkan menjadi fisik, non fisik atau penunjang serta kegiatan pembangunan infrastruktur).

Contoh tabel pendukung untuk cirri khas arsip substantive migas adalah adanya kolom untuk perusahaan KKKS, kolom nama blok (sumur minyak), kolom volume produksi pada tiap tahunnya, dan seterusnya disesuaikan dengan kebutuhan.

Tabel yang lain sebagai pengayaan adalah adanya kolom kolom untuk memuat hasil scan yang kemudian soft file dapat diletakkan pada kolom termaksud.

Sedangkan sistem database kategori prosessing terdapat rumus rumus tertentu yang dapat menterjemahkan menjadi ouput yang dikehendaki. Pada system database ini lebih komplek. Adanya tabel jadwal retensi arsip yang menterjemahkan umur simpan, waktu pindah dan status keberadaan arsip.

Misalnya penggunaan rumus terdapat di dalam JRA. Secara otomatis jika arsip dientri pada sistem database akan bertemu dengan rumus atau formula, sehingga outputnya adalah arsip yang telah memasuki retensi pindah atau retensi musnah, atau retensi permanen.

Sering kita dapatkan istilah user management di dalam system database. User management sebaiknya diterjemahkan sebagai organisasi kearsipan. Organisasi kearsipan yang terdiri dari unit kearsipan I atau unit pusat arsip. Dan unit kearsipan II serta unit kearsipan III (sekaligus juga sebagai unit pengolah).

User management yang terdiri atas grup pengguna, pengguna aplikasi dan hak akses. Group pengguna merupakan sub menu yang mengelola akun pengguna ke dalam beberapa grpup. Biasanya group pengguna terdiri dari administrastor sebagai super pengguna dan pengguna lainnya yang hak aksesnya tidak sama. Dalam organisasi kearsipan, pengguna kearsipan adalah pejabat atau unit yang diberikan otorisasi untuk melakukan penambahan (input) dan melakukan perubahan fitur fitur lainnya.Unit kearsipan baik I dan II memiliki kemampuan untuk mengakses sebagaian sampai dengan seluruh daftar arsip.

Sistem database mempergunakan login ID yakni username dan password. Grup pengguna merupakan urutan satuan kerja atau unit kerja sesuai dengan kewenangan. Contohnya adalah untuk persuratan dinas. Bahwa tata usaha dapat menjadi user yang dapat melihat seluruh data di setiap unit kerja. Sedangkan untuk unit kerja dapat melihat data yang hanya diinput dan ditujukan kepada unit kerja termaksud.

Terdapat sistem informasi yang memberikan hak akses dengan pengaturan (customize) pada item item yang diberikan untuk dapat diakses oleh administrator. Ada juga hak akses yang telah didefinisikan sesuai dengan jenjang organisasi. Jenjang organisasi telah mendefinisikan urutan kewenangan, sehingga customize akses pada item item tertentu tak perlu dilakukan.

Data Master biasanya isitilah yang dipergunakan untuk data yang tercermin pada system kearsipan. Menurut peraturan perundangan yang menjadi unsur dari sistem kearsipan adalah klasifikasi arsip, tata naskah dinas, Jadwal retensi Arsip, klasifikasi keamanan.  

KIP (Zaman Terbukanya Informasi)

Keterbukaan informasi sebagai wujud Perlindungan terhadap hak warga negara dan civil society terdapat di dalam deklarasi PBB tahun 1984. Pada tahun 1945, Dasar Negara Indonesia telah mengatur dalam UUD 1945 pasal 28 F (amandemen ke-3) yang berbunyi setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengelola dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Selanjutnya pada tahun 2008 muncul UU tentang KIP nomor 14.

Kerangka Hukum yang terdiri dari beberapa Undang undang RI yakni UU Keterbukaan Informasi Publik 2008, UU Pelayanan Publik 2009, UU Kearsipan 2009, UU Kerahasiaan Negara, RUU Kerahasiaan Pribadi.

Perubahan paradigma informasi publik terhadap arsip Negara yakni semua informasi yang diciptakan oleh pecipta arsip (badan publik) tertutup bagi publik kecuali yang dibuka (UU Kearsipan tahun 1971) sekarang menjadi semua informasi yang diciptakan oleh badan publik bersifat terbuka bagi publik kecuali yang ditutup (UU KIP tahun 2008).

Kategori informasi publik yakni yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, wajib diumumkan secara serta merta, yang wajib tersedia setiap saat, yang dikecualikan dan yang diperoleh berdasarkan permintaan.

Menurut Peraturan komisi Informasi Nomor 1 tahun 2010 tentang standar layanan informasi publik bahwa kategori informasi secara berkala terkait dengan profil organisasi (visi dan misi serta moto organisasi, tugas pokok dan fungsi dan struktur organisasi beserta profile singkat pejabat, alamat domisili lengkap dan kontak yang dapat dihubungi) terkait dengan kegiatan yang sedang dijalankan, terkait dengan anggaran dan asset. Tak luput informasi yang diumumkan secara berkala yakni pengadaan barang dan jasa badan publik. Informasi seluruh kebijakan berbentuk produk hukum (peraturan, keputusan, instruksi, pengumuman, edaran).

Kategori informasi yang wajib tersedia setiap saat merupakan kategori informasi yang dapat diperoleh jika mengajukan permintaan. Informasi tersebut adalah daftar seluruh informasi dalam penguasaan badan publik, keputusan badan publik dan pertimbangannya, kebijakan badan publik beserta dokumen pendukungnya, rencana proyek dan anggaran tahunnya, perjanjian badan publik dengan pihak ketiga, informasi yang bersifat terbuka dan umum, prosedur kerja terkait dengan layanan publik, laporan layanan akses informasi, informasi lain yang telah dinyatakan terbuka untuk akses publik berdasarkan putusan sengketa informasi.

Kategori informasi yang perlu dipersamakan persepsinya adalah sebagaimana disebut didalam pasal 17 UU Keterbukaan informasi Publik. Informasi tersebut adalah:

a.    Dapat menghambat proses penegakan hukum. Contohnya adalah surat penyidikan kasus hukum

b.    Dapat mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha yang tidak sehat

c.    Dapat membahayakan pertahanan dan keamanan Negara

d.    Dapat mengungkap kekayaan alam Indonesia

e.    Dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional

f.     Dapat merugikan kepentingan hubungan luar negeri

g.    Dapat mengungkap akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir atau wasiat seseorang

h.    Dapat mengungkap rahasia pribadi misalnya rekam medik. Kemudian bagi pejabat publik, segala hal terkait pribadi dapat dikategorikan sebagai informasi publik.

i.     Memorandum atau surat surat antar badan publik atau intra badan publik yang menurut sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusan komisi informasi atau pengadilan

j.     Informasi yang tidak boleh diungkap berdasarkan undang undang

Antara kearsipan dan informasi publik.

Terdapat hubungan yang erat antara keterbukaan informasi publik dengan kearsipan. Hubungan yang saling mendukung. Asumsinya bahwa jika kegiatan kearsipan dilaksanakan dengan baik, maka informasi dapat disampaikan dengan baik.

Kerangka teoritisnya adalah sebagai berikut

Pengelolaan arsip mempunyai pendekatan tidak ada keberpihakan. Mulai dari penciptaan, penggunaan, penyusutan dilaksanakan secara berlanjut.hal tersebut tersebut dalam konsepsi daur hidup arsip.

Konsep records continuum model sebagai basic keilmuan kearsipan membagi 4 dimensi. Dimensi organisasi, dimensi kebuktian, dimensi informasi dan dimensi kebangsaan.

Jika instrument kearsipan adalah tata naskah dinas, jadwal retensi Arsip, klasifikasi keamanan, klasifikasi informasi maka yang harus dilakukan adalah memenuhi dan memanfaatkan instrument tersebut agar daur hidup arsip (penciptaan, penggunaan, penyusutan) dapat berjalan dengan sempurna.

Dimensi informasi terikat dengan dimensi kebuktian, jika arsip (sebagai sumber informasi) masih dipergunakan secara langsung dalam proses kegiatan, maka menjadi pengecualian atau bukan informasi publik, akan tetapi setelah menjadi sebuah laporan atau telah selesai kegiatan termaksud, hal tersebut dapat menjadi informasi publik.

JRA Migas merupakan informasi mengenai kegiatan berdasarkan tugas dan fungsi Ditjen Migas. Informasi tersebut dalam jenis dan seri arsip pada JRA termaksud. Pendekatan dalam penyusunan JRA MIGAS merupakan pendekatan analisa tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Migas. Seri dan jenis arsip yang tertera pada JRA merupakan daftar informasi yang dikuasai oleh Ditjen Migas. Khasanah yang dimiliki unit kearsipan ditjen migas belum menyeluruh sebagaimana seri dan jenis yang terdapat di dalam JRA Migas.

Bagaimanakah agar kearsipan dapat mendukung kebijakan pimpinan

Arsip sebagai naskah sumber, mempunyai karakteristik “unik”. Daftar arsip yang dapat memberikan informasi adalah daftar arsip yang telah diintepretasikan sesuai dengan kebutuhan para pengguna informasi. Peran arsip sendiri mendukung manajemen dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya. Selama ini hanya masih menjadi beban dalam penyimpanan. Konsep pengelolaan sehingga memberikan output belum terlaksana. Output tersebut misalnya menjadi data masukan bagi manajemen dalam pelaksanaan kegiatan.

Misalnya saja untuk arsip SP2D, dapat dikelola dan diinterpretasikan untuk pembuatan manajemen asset. Pembuatan paparan pimpinan membutuhkan data dukung yang bisa diperoleh dari arsip, namun belum siapnya dan belom tersosialisasikan kepada pengguna sehingga arsip belom maksimal.

Menyimpan tanpa tendensi dan keberpihakan memang diperlukan manajerial yang bagus, bukan hanya manajerial yang sampingan, namun diperlukan perhatian dan komitmen.

Jika arsip aktif telah dilakukan pendataan dengan bagus dan disimpan dengan dikelompokkan dengan maksimal, maka terlihat dan bersandingan dengan para pelaksana pekerjaan (manajemen). Namun hanya jika berkutat dengan muara, atau hanya bergerak di hilirnya, maka akan menjadi sebuah gudang yang dicari untuk memberikan solusi tempat.

Register Nomor Pelumas Terdaftar

Peraturan MESDM nomor 18 tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Minyak dan Gas bumi mengatur umur simpan ketika arsip berada di unit kerja dan juga kapan waktunya berada di unit peryimpanan (unit kearsipan) sampai dengan nasib akhir dari keberadaan berkas hasil pelaksanaan kegiatan ditjen Migas.

Jenis / seri arsip register Register Nomor Pelumas Terdaftar terdiri atas berkas permohonan, berita acara hasil evaluasi, Salinan sertifikat NPT dan register NPT. Menurut permen termaksud bahwa berkas permohonan NPT memiliki umur simpan aktif selama satu tahun. Artinya berkas permohonan disimpan unit Subdit Standarisasi Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas selama satu tahun setelah permohonan selesai. Dan pada tahun ke-2 setelah permohonan selesai dilaksanakan, berkas permohonan tersebut harus dipindah ke Unit Kearsipan (Bagian Umum dan Kepegawaian). Bagian umum akan menyimpan selama satu tahun dan selanjutnya akan diusulkan untuk dimusnahkan.

Untuk jenis berita acara evaluasi.

Nilai administrative jenis / seri arsip NPT adalah dalam rangka pembinaan dan pengawasan terhadap mutu pelumas yang beredar di dalam negeri maka dianggap perlu menerbitkan Sertifikat Nomor Pelumas Terdaftar (NPT).

Ditjen Migas memiliki tujuan dalam merwujudkan jaminan mutu dan perlindungan  konsumen, keselamatan migas dan lindungan lingkungan terhadap produk yang langsung digunakan konsumen dan produk-produk yang digunakan industri perminyakan dalam kegiatan usaha hulu dan hilir migas.

Nomor pelumas akan dicantumkan pada kemasan pelumas yang akan dipasarkan. Sebelum didapatkan nomor, maka perusahaan yang akan memasarkan pelumas termaksud harus melakukan uji laboratorium agar didapat kesesuaian spesifikasi teknis. Laporan Hasil Analisa dikeluarkan oleh Labioratorium Pusat Pengembangan Teknik Minyak dan gas Bumi PPTMGB “Lemigas”. Tersebut akan menjadi dasar Ditjen Migas Cq. DMT untuk menerbitkan sertifikat Nomor Pelumas Terdaftar,

Dasar Hukum pelaksanaan register Nomor Pelumas Terdaftar yakni Permen Energi dan Sumber Daya Mineral No. 2808.K/20/M.EM/2006 Tentang Standar dan Mutu (spesifikasi) Pelumas Yang Dipasarkan di Dalam Negeri. Kemudian Ditjen Migas sebagai Unit pelaksana teknis mengeluarkan keputusan yang melimpahkan kewenangan penanganan register Nomor Pelumas Terdaftar kepada Direktur teknik dan Lingkungan Migas melalui nomor 9087.K/80/DJM/2007

Perusahaan mengajukan permohonan kepada DMT dengan melengkapi kelengkapan berkas antara lain adalah……

Dalam konsep pelayanan prima, maka kelengkapan yang belum lengkap tidak dapat diterima oleh DMT karena menghambat proses administrative, untuk itu jika kelengkapan sudah lengkap, maka dapat diterima oleh petugas investasi dan kemudian Subdt DMTS akan mengundang Perusahaan termaksud untuk melaksanakan presentasi.

Presentasi dan evaluasi dokumen administrasi dan data teknis dituangkan dalam Berita Acara yang menjadi dasar penerbitan Sertifikat bertanda tangan Direktur Teknik dan Lingkungan Migas. Nasib akhir dari dokumen “berita acara” ini adalah dinilai kembali. Penilaian kembali ini dikarenakan ada pertimbangan agar dokumen tidak dimusnahkan terkait dengan dasar apakah nantinya terdapat permasalahan pada sertifikat yang telah dikeluarkan oleh dir. DMT.